辦公自動化的發展趨勢與實施方法

摘要:目前辦公自動化軟硬件的品種越來越多，功能越來越強，性能越來越先進，為實現最終的無紙辦公，創造了必要的條件，從而提高了辦公效率，增強了綜合實力。本文通過傳統辦公模式與現代辦公自動化發展趨勢的比較，提出建設辦公自動化系統的實施方法。

關鍵詞:辦公自動化 發展趨勢 軟硬件 辦公效率

0 引言

辦公自動化(OA-Office Automation)是現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。通過網路，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過辦公自動化系統所實施的交換式網路應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。現在所說的辦公自動化，應該是以網路為依托，在企事業內部進行暢通的信息交流。在這種模式下，企事業成為一個大辦公室，它下面的財務、人事、行政、業務等部門都成為信息流中的一個環節，而不再是一個一個的信息孤島，依靠這種模式，其組織機構結構能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上進行協作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依托制定戰略決策。沒有人懷疑計算機的出現給辦公室職員帶來的便利，但是對現代的辦公自動化而言，其目的已經不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事物性工作中解放出來，用更多的精力去關注最重要的事情，從而提高效率，增強綜合競爭能力。從這個意義上講，在市場競爭日益白熱化的今天，辦公自動化已經不再是一種工具。

1 改變傳統辦公模式，以適應辦公自動化系統

1.1 傳統辦公模式 辦公自動化提了多年，但效果并不明顯，人們還是停留在單機字處理和表格處理的所謂辦公自動化的初級階段。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大的限制了工作的效率。不同層次的辦公自動化系統對辦公人員的要求也不同，從前的辦公自動化是個體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都要懂得辦公設備的使用，懂得電腦的操作，懂得電腦的操作(加DOS、WPS)，學會漢字輸入，還真的要下點功夫，將許多人拒于辦公自動化大門之外。

1.2 現代的辦公自動化系統 無論是那種形式的辦公自動化，都應包含辦公過程所必須的信息的溝通、交換、共享等基本功能，需要建設一個高可靠性、高性能的網絡通訊平臺。因此，實施辦公自動化，應當從建設一個高可充性的通訊網絡平臺著手，從最基本的事務處理層應用開始逐步實施，通過計算機網絡來完成大部分的辦公室工作，這就要求所有人員，上至領導，下至各科室人員，都應能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進行。現代辦公自動化系統的功能越來越先進，尤其是先進的WEB方式的辦公自動化系統，辦公人員只有能掌握簡單的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能應付所有的計算機應用了。也不用擔心漢字輸入的問題，準確快速的筆試、聲音、掃描錄入設備可幫上大忙，為了徹底保障辦公自動化的成功實施，一定要把對全體人員計算機相關培訓的工作列入辦公自動化的實施計劃中。

2 辦公自動化軟件的發展

2.1 辦公自動化基礎軟件 隨著新技術、新產品的出現，辦公自動化的軟件也隨之發展。我們可以將辦公自動化軟件分為基礎軟件及應用軟件兩大類，其中辦公自動化基礎軟件包括:從前應用廣泛的DOS下的WPS文字處理軟件，這些軟件都是實施辦公自動化的基礎軟件。表格說處理軟件是辦公自動化系統中報表繪制的工具軟件，具有定義、修改、儲存、調用表格格式;繪制表格、錄入、修改、存儲、檢索表格數據、文字，對表內行、列的計算，三維表的計算;打印表格;與數據庫交換數據;顯示表格數據的圖形等功能。

2.2 辦公自動化應用軟件 應用軟件在辦公自動化系統中起著重要的作用，因為辦公自動化系統的效能最終體現在所有應用軟件的效能上，應用軟件的數量和質量決定了辦公自動化的使用價值。應用軟件分為辦公事務軟件、管理信息軟件。辦公事務處理軟件是整個辦公自動化系統的基礎層，擔負著各種辦公信息的收集、加工、存儲、和事務性處理，為管理控制層和決策層提供基礎信息，。辦公事務中的文件報告、辦公印刷、通訊聯系等事務可直接使用公用支撐軟件，而其它定型事務專業軟件，比如公文管理軟件、文檔管理軟件、日程計劃軟件、會議管理軟件、情報資料檢索軟件等。管理信息系統軟件是建立在辦公事務處理層之上，是信息的全面綜合應用。其主要功能是管理該部門信息活動的全過程，對信息進行歸納、綜合和整理并發出管理控制指令。由于規模大，結構復雜，因此需要強有力的數據庫支持。決策支持應用軟件是辦公自動化的高層應用軟件，它以最優化的管理和最高社會經濟效益為目標，以智能化方式提供專家知識、經驗咨詢和決策模型多種方式解答。對于待定辦公事務的應用軟件，可自行設計開發或邀請專業計算機人員開發。

3 辦公自動化系統三種不同的層次

辦公自動化系統可分為事務型、管理型和分析決策型。事務型的辦公自動化系統，支持一個機構內辦公室的基本事務活動，主要功能包括信息的產生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。管理型的辦公系統包含業務管理的部分功能，是事務型辦公系統和支持職能管理活動的信息活動的結合。決策型辦公系統包括決策支持功能，是在管理型辦公系統的基礎上再加上決策支持系統而構成，除具備前述的功能外，還具備對業務數據進行分析、評測等決策支持的功能。

3.1 檔案管理 人們普遍使用計算機來提高個人工作效率，但是在需要許多人一起協同工作的現代工作環境中，我們更需要提高我們的整體工作效率。利用網路通訊基礎及先進的網絡應用平臺，建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統，為管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，最終實現“無紙”辦公。檔案管理功能是對準備歸檔的公文、合同、協議、文件、資料等一個合理存儲與查閱功能，針對于復雜的分類和查閱權限，實現合理存取，管理基本文件功能文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息，任何人都能查詢檔案室。功能職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特殊是它有轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件可、請示、報告、并上報校領導及有關院、系(部)，同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。例如:每年學生畢業設計(論文)，一般都由院、系(部)保存，以便來年學生查閱、參考，優秀畢業設計(論文)，則交由學校檔案室存檔。

3.2 人事管理 整個系統管理層次分四級，校級領導是管理工作的最高層，校領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給院、系(部)處室。管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的處室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些處室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級處室進行管理，如校辦公室，在全校日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全校日常工作起協調作用。各院、系(部)負責具體工作，是辦公系統的基礎信息點。任何一個工作人員或處室的請示、匯報都必須經過部門領導上報校領導或相關處室，上級的指示、各種文件也要通過院、系(部)辦公室傳達到相關人員。人事管理功能主要包括:人員資料管理，員工薪資管理，部門機構管理，員工考勤管理，員工權限管理，部門機構管理，部門任命管理等內部人事管理的所有功能，包括職務和所屬性質都將按統一模式規劃。

4 結束語

辦公自動化是提高辦公效率的最佳手段，是社會進步的體現，隨著以計算機技術、通訊技術為代表的信息技術的發展，辦公自動化在管理、經營活動中發揮著越來越重要的作用。人們要求辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個體的自動辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。充分利用辦公自動化信息網絡，為科學決策提供信息服務。

參考文獻:

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