Excel自動篩選與高級篩選用法辨析

本文辨析Excel自動篩選與高級篩選用法。

一、自動篩選

“自動篩選”一般用于簡單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿足條件的記錄暫時(shí)隱藏起來，只顯示符合條件的記錄。其應(yīng)用范圍相對較窄。

1. 單字段單條件

例1:見表1的數(shù)據(jù)清單。

表1

篩選條件為“總分>380”，操作步驟為:

(1)活動單元格置于清單內(nèi)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令，選擇“自動篩選”子命令;

(2)單擊“總分”字段右側(cè)的下拉箭頭，選擇“自定義”，在彈出的對話框中輸入條件值(圖1)，單擊“確定”。

圖1 單字段單條件篩選

2. 單字段雙條件

例2:如篩選條件為“總分>450或總分<380”，可以選擇使用自動篩選。其操作過程與單字段單條件篩選基本相同，不同點(diǎn)是在“自定義自動篩選方式” 對話框中輸入兩個(gè)條件值，條件間的邏輯關(guān)系選擇“或”(圖2)。

3.多字段條件

例3:篩選條件為“數(shù)學(xué)>90且總分>450”，篩選條件依據(jù) “數(shù)學(xué)”和“總分”兩個(gè)字段，條件“數(shù)學(xué)>90”和“總分>450”之間的關(guān)系是邏輯與。此時(shí)，分別篩選出“數(shù)學(xué)大于90”的記錄和“總分大于450”的記錄即可。

二、高級篩選

自動篩選方式有一個(gè)致命的缺陷，就是不保留原有的數(shù)據(jù)清單，而是在原清單位置顯示符合條件的記錄。高級篩選的應(yīng)用就靈活得多，可以在原清單位置顯示符合條件的記錄，也可以將符合條件的記錄顯示在工作表其他位置。

高級篩選的關(guān)鍵步驟是創(chuàng)建條件區(qū)域。條件區(qū)域由條件標(biāo)記和條件值構(gòu)成，條件標(biāo)記和數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)記(字段)相同，可以從數(shù)據(jù)清單中直接復(fù)制過來，條件值則須根據(jù)篩選需要在條件標(biāo)記下方構(gòu)造。需注意的是，條件區(qū)域必須有空行或空列與數(shù)據(jù)清單分隔開。

如例1，條件區(qū)域?yàn)?總分>380。

操作步驟為:

第一，活動單元格置于清單內(nèi)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令，選擇“高級篩選”子命令;

第二，在彈出的“高級篩選”對話框中(圖3)若選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”時(shí)篩選結(jié)果將覆蓋原數(shù)據(jù)清單，若選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，在“復(fù)制到”文本框中實(shí)取出顯示篩選結(jié)果區(qū)域的首單元格;

第三，在“條件區(qū)域”文本框中實(shí)取出條件區(qū)域，單擊“確定”。

例2也可以用高級篩選完成。其條件區(qū)域?yàn)?380<總分<450。

要注意，創(chuàng)建高級篩選條件區(qū)域時(shí)，條件間的邏輯關(guān)系為邏輯與時(shí)，條件值排在同一行，邏輯或時(shí)條件值排在不同行。

例3:若用高級篩選完成。其條件區(qū)域?yàn)?數(shù)學(xué)>90，總分>450。

例4:篩選出有一門以上科目大于90分的學(xué)生名單。

該例條件依據(jù)“數(shù)學(xué)”“英文”“語文”“歷史”“地理”五個(gè)字段，條件值都是“大于90分”，各條件間的邏輯關(guān)系為邏輯或，所以創(chuàng)建的條件區(qū)域見表2。

(作者單位:河南省平頂山高級技工學(xué)校)