淺談企業(yè)會計電算化管理工作

摘要:本文從企業(yè)會計電算化工作的組織機(jī)構(gòu)、會計崗位責(zé)任制、內(nèi)部管理制度等方面討論了企業(yè)會計電算化工作應(yīng)解決的問題，以保證企業(yè)會計電算化工作的安全實(shí)施和順利開展。

企業(yè)會計電算化的管理為什么會引起人們的關(guān)注?為什么兩個單位配置同樣的軟件、硬件設(shè)備，一個運(yùn)行正常，能及時準(zhǔn)確地提供信息，另一個卻屢出故障，核算效率低?從實(shí)踐來看，應(yīng)用不佳的單位絕大多數(shù)是由于忽視管理所致。因此，規(guī)范會計電算化的組織實(shí)施工作，做好單位會計電算化的管理，建立健全會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化檔案管理制度，是確保會計電算化成功的關(guān)鍵。

一、企業(yè)會計電算化的組織機(jī)構(gòu)

在我國會計電算化工作的實(shí)踐中，各單位應(yīng)根據(jù)其工作的特點(diǎn)和實(shí)際要求，合理設(shè)置會計部門的組織機(jī)構(gòu)及工作內(nèi)容。目前，會計電算化的組織機(jī)構(gòu)主要有以下兩種形式:會計部門內(nèi)部設(shè)置電算化小組和企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一管理。

1、企業(yè)會計部門內(nèi)部設(shè)置電算化小組

這種組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是目前我國企業(yè)會計電算化采用的最普遍的形式，這種組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)是會計部門內(nèi)部設(shè)立電算化小組，與各手工業(yè)務(wù)核算小組一起接受會計部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)。會計部門單獨(dú)配備計算機(jī)硬件設(shè)備和機(jī)房設(shè)施，并配備有關(guān)人員，如數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員和系統(tǒng)維護(hù)員等，完全由會計部門負(fù)責(zé)計劃組織電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)或商品化財務(wù)軟件的選購、系統(tǒng)的使用和維護(hù)等工作。

采用這種組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是能調(diào)動會計部門人員實(shí)現(xiàn)會計工作電算化的積極性，能夠較好地協(xié)調(diào)原有會計人員，適應(yīng)性強(qiáng);能夠根據(jù)會計部門的需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)選擇適用的會計軟件。其缺點(diǎn)是計算機(jī)的利用率低，不利于滿足單位的總體信息需求;不利于協(xié)調(diào)會計部門與其他部門之間的關(guān)系。

2、企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一管理

這種組織機(jī)構(gòu)也稱為集中管理下的分散組織機(jī)構(gòu)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位管理信息系統(tǒng)現(xiàn)代化的一種形式，它的實(shí)現(xiàn)需要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持。

這種組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)是企業(yè)單位管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃、設(shè)備配置、軟件選用及開發(fā)，系統(tǒng)使用過程中的軟件、硬件維護(hù)等由計算機(jī)中心統(tǒng)一管理，同時在會計部門設(shè)置計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，會計部門主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)收集、整理、輸入及系統(tǒng)運(yùn)行，在企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，按照會計電算化工作規(guī)劃進(jìn)行分步開發(fā)工作。會計部門內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置取決于電算化的程度，如果會計核算工作基本上由計算機(jī)來處理，就不能按手工核算方式設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，而主要設(shè)置電算化組，負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)的規(guī)劃和開發(fā);數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組，負(fù)責(zé)電算化會計信息系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的組織、整理工作;數(shù)據(jù)處理組，負(fù)責(zé)電算化會計信息的運(yùn)行工作;財務(wù)管理組，負(fù)責(zé)財務(wù)管理工作;檔案管理組，負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作。

采用這種組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是便于對企業(yè)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、集中管理，避免重復(fù)開發(fā)，提高數(shù)據(jù)的共享程度。由于會計電算化規(guī)劃是由會計部門根據(jù)企業(yè)規(guī)劃并結(jié)合財務(wù)工作特點(diǎn)和需要制定的，而且會計部門參與電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)工作，因此，有利于調(diào)動會計部門的積極性，增強(qiáng)系統(tǒng)的實(shí)用性。這種組織機(jī)構(gòu)一般適用于具備網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的大中型企業(yè)單位，特點(diǎn)是那些采用ERP對企業(yè)進(jìn)行全面管理的大中型企業(yè)

二、人員的工作崗位及職責(zé)

《會計電算化工作規(guī)范》中提出了建立會計算化崗位責(zé)任制的原則，“實(shí)行會計電算化的單位，要建立會計電算化崗位責(zé)任制，要明確每個工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。”建立會計電算化崗位責(zé)任制，有利于會計工作程序化、規(guī)范化，有利于落實(shí)責(zé)任，有利于提高工作效率和質(zhì)量。

按照這一原則和會計電算化的工作特點(diǎn)，實(shí)施會計電算化過程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和工作需要，對會計崗位的劃分劃行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。會計電算化后的工作崗位基本上可為分基本會計崗位和電算化會計崗位。

基本會計崗位與手工會計崗位相對應(yīng)，可以一人一崗，也可以一人多崗或一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部牽制制度的要求。

電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及財務(wù)軟件系統(tǒng)的工作崗位。一般來講，電算化會計可設(shè)立如下崗位。

1、電算主管

負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機(jī)及財務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會計和計算機(jī)知識以及相關(guān)的會計電算化組織的經(jīng)驗(yàn)。電算主管可以由會計主管來兼任。電算主管可以調(diào)用系統(tǒng)的所有功能，具有很大的權(quán)限，因此，不能兼管系統(tǒng)維護(hù)工作。

2、軟件操作

負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬薄、報表，進(jìn)行會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備財務(wù)軟件操作知識，達(dá)到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平。

3、審核記賬

負(fù)責(zé)對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，以保證會計憑證的合法性、正確性和完整性，操作財務(wù)軟件登記賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)。

4、電算維護(hù)

負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)。維護(hù)人員不能擔(dān)任與系統(tǒng)操作有關(guān)的工作。

5、電算審查

負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機(jī)及財務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊。要對系統(tǒng)輸入和輸出的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查，以保證數(shù)據(jù)的正確、完整和合法。

6、數(shù)據(jù)分析

負(fù)責(zé)對計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

7、會計檔案資料保管

負(fù)責(zé)各種電算化會計檔案資料的保管工作。對系統(tǒng)的文檔資料、各種數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)、各種憑證賬表進(jìn)行保管，并保證其安全完整。

三、企業(yè)會計電算化的日常管理

企業(yè)實(shí)行會計電算化以后，為了保證會計數(shù)據(jù)信息的可靠性，經(jīng)營管理的有效性和電算化系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，企業(yè)應(yīng)該制定完善的管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理。這些制度主要包括會計電算化的操作管理制度、電算化會計信息系統(tǒng)運(yùn)行管理制度、會計電算化信息系統(tǒng)會計檔案管理制度。

1、操作管理

操作管理是指對會計系統(tǒng)操作運(yùn)行過程中的控制和管理工作。建立健全操作管理制度并嚴(yán)格實(shí)施，是系統(tǒng)安全、有效運(yùn)行的保證，也是操作管理的具體體現(xiàn)。主要包括以下內(nèi)容:

第一、嚴(yán)格執(zhí)行操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。任何一位操作員都靠密碼來標(biāo)明身份的，每個人的密碼自己應(yīng)該妥善保管，并經(jīng)常更換，對他人保密。

第二、不相容崗位分離原則。例如，出納人員不能兼管稽核、會計檔案保管。

第三、制定必要的上機(jī)操作記錄制度。每位操作員在上機(jī)操作后，應(yīng)該進(jìn)行登計。做完工作后，要及時進(jìn)行備份。

2、維護(hù)管理

系統(tǒng)維護(hù)是系統(tǒng)運(yùn)行過程中最重要的工作，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)維護(hù)工作的管理，來保證系統(tǒng)軟硬件的故障及進(jìn)排除，保證系統(tǒng)安全、正常運(yùn)行。

3、檔案管理

檔案管理要制定各種會計檔案資料的保存期限及期滿銷毀制度。要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。除了紙質(zhì)文檔資料外，磁性介質(zhì)的資料也要注意，要做到防磁、防潮和防塵。重要的會計檔案要準(zhǔn)備雙份，存放在不同地點(diǎn)。

4、病毒管理

對于計算機(jī)病毒管理主是是采取各種預(yù)防措施，保證計算機(jī)干靜、安全。要保證財務(wù)用的計算機(jī)專用制度，禁止來路不明的光盤、U盤上的程序在財會專用計算機(jī)上運(yùn)行。

總之，企業(yè)在實(shí)行電算化的時候，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，按照系統(tǒng)工程的需要進(jìn)行精心組織、科學(xué)實(shí)施，在實(shí)施過程中要著重解決會計電算化崗位和會計電算化制度等要素的匹配問題，從源頭上來確保企業(yè)電算化工作的順利實(shí)施，保證以后的工作安全可靠。

參考文獻(xiàn):

[1]《會計電算化》高等教育出版社2005年5月第2版

[2]《初級會計電算化》經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社2008年12月第1版

[3]《會計信息系統(tǒng)》西南財經(jīng)大學(xué)出版社. 黃文峰、盧燕 主編