淺談企業(yè)會計電算化管理工作

摘要:本文從企業(yè)會計電算化工作的組織機構(gòu)、會計崗位責任制、內(nèi)部管理制度等方面討論了企業(yè)會計電算化工作應解決的問題，以保證企業(yè)會計電算化工作的安全實施和順利開展。

企業(yè)會計電算化的管理為什么會引起人們的關(guān)注?為什么兩個單位配置同樣的軟件、硬件設(shè)備，一個運行正常，能及時準確地提供信息，另一個卻屢出故障，核算效率低?從實踐來看，應用不佳的單位絕大多數(shù)是由于忽視管理所致。因此，規(guī)范會計電算化的組織實施工作，做好單位會計電算化的管理，建立健全會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化檔案管理制度，是確保會計電算化成功的關(guān)鍵。

一、企業(yè)會計電算化的組織機構(gòu)

在我國會計電算化工作的實踐中，各單位應根據(jù)其工作的特點和實際要求，合理設(shè)置會計部門的組織機構(gòu)及工作內(nèi)容。目前，會計電算化的組織機構(gòu)主要有以下兩種形式:會計部門內(nèi)部設(shè)置電算化小組和企業(yè)信息化領(lǐng)導小組統(tǒng)一管理。

1、企業(yè)會計部門內(nèi)部設(shè)置電算化小組

這種組織機構(gòu)的設(shè)置是目前我國企業(yè)會計電算化采用的最普遍的形式，這種組織機構(gòu)的特點是會計部門內(nèi)部設(shè)立電算化小組，與各手工業(yè)務核算小組一起接受會計部門負責人的領(lǐng)導。會計部門單獨配備計算機硬件設(shè)備和機房設(shè)施，并配備有關(guān)人員，如數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員和系統(tǒng)維護員等，完全由會計部門負責計劃組織電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)或商品化財務軟件的選購、系統(tǒng)的使用和維護等工作。

采用這種組織機構(gòu)的優(yōu)點是能調(diào)動會計部門人員實現(xiàn)會計工作電算化的積極性，能夠較好地協(xié)調(diào)原有會計人員，適應性強;能夠根據(jù)會計部門的需求和業(yè)務特點選擇適用的會計軟件。其缺點是計算機的利用率低，不利于滿足單位的總體信息需求;不利于協(xié)調(diào)會計部門與其他部門之間的關(guān)系。

2、企業(yè)信息化領(lǐng)導小組統(tǒng)一管理

這種組織機構(gòu)也稱為集中管理下的分散組織機構(gòu)，是實現(xiàn)企業(yè)單位管理信息系統(tǒng)現(xiàn)代化的一種形式，它的實現(xiàn)需要有網(wǎng)絡系統(tǒng)的支持。

這種組織機構(gòu)的特點是企業(yè)單位管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃、設(shè)備配置、軟件選用及開發(fā)，系統(tǒng)使用過程中的軟件、硬件維護等由計算機中心統(tǒng)一管理，同時在會計部門設(shè)置計算機網(wǎng)絡終端，會計部門主要負責數(shù)據(jù)收集、整理、輸入及系統(tǒng)運行，在企業(yè)信息化領(lǐng)導小組領(lǐng)導下，按照會計電算化工作規(guī)劃進行分步開發(fā)工作。會計部門內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置取決于電算化的程度，如果會計核算工作基本上由計算機來處理，就不能按手工核算方式設(shè)置組織機構(gòu)，而主要設(shè)置電算化組，負責會計電算化系統(tǒng)的規(guī)劃和開發(fā);數(shù)據(jù)準備組，負責電算化會計信息系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的組織、整理工作;數(shù)據(jù)處理組，負責電算化會計信息的運行工作;財務管理組，負責財務管理工作;檔案管理組，負責會計檔案的保管工作。

采用這種組織機構(gòu)的優(yōu)點是便于對企業(yè)管理信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一規(guī)劃、集中管理，避免重復開發(fā)，提高數(shù)據(jù)的共享程度。由于會計電算化規(guī)劃是由會計部門根據(jù)企業(yè)規(guī)劃并結(jié)合財務工作特點和需要制定的，而且會計部門參與電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)工作，因此，有利于調(diào)動會計部門的積極性，增強系統(tǒng)的實用性。這種組織機構(gòu)一般適用于具備網(wǎng)絡系統(tǒng)的大中型企業(yè)單位，特點是那些采用ERP對企業(yè)進行全面管理的大中型企業(yè)

二、人員的工作崗位及職責

《會計電算化工作規(guī)范》中提出了建立會計算化崗位責任制的原則，“實行會計電算化的單位，要建立會計電算化崗位責任制，要明確每個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。”建立會計電算化崗位責任制，有利于會計工作程序化、規(guī)范化，有利于落實責任，有利于提高工作效率和質(zhì)量。

按照這一原則和會計電算化的工作特點，實施會計電算化過程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和工作需要，對會計崗位的劃分劃行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。會計電算化后的工作崗位基本上可為分基本會計崗位和電算化會計崗位。

基本會計崗位與手工會計崗位相對應，可以一人一崗，也可以一人多崗或一崗多人，但應當符合內(nèi)部牽制制度的要求。

電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及財務軟件系統(tǒng)的工作崗位。一般來講，電算化會計可設(shè)立如下崗位。

1、電算主管

負責協(xié)調(diào)計算機及財務軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識以及相關(guān)的會計電算化組織的經(jīng)驗。電算主管可以由會計主管來兼任。電算主管可以調(diào)用系統(tǒng)的所有功能，具有很大的權(quán)限，因此，不能兼管系統(tǒng)維護工作。

2、軟件操作

負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬薄、報表，進行會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備財務軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平。

3、審核記賬

負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)進行審核，以保證會計憑證的合法性、正確性和完整性，操作財務軟件登記賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。

4、電算維護

負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。維護人員不能擔任與系統(tǒng)操作有關(guān)的工作。

5、電算審查

負責監(jiān)督計算機及財務軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。要對系統(tǒng)輸入和輸出的數(shù)據(jù)進行審查，以保證數(shù)據(jù)的正確、完整和合法。

6、數(shù)據(jù)分析

負責對計算機的會計數(shù)據(jù)進行分析。

7、會計檔案資料保管

負責各種電算化會計檔案資料的保管工作。對系統(tǒng)的文檔資料、各種數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)、各種憑證賬表進行保管，并保證其安全完整。

三、企業(yè)會計電算化的日常管理

企業(yè)實行會計電算化以后，為了保證會計數(shù)據(jù)信息的可靠性，經(jīng)營管理的有效性和電算化系統(tǒng)運行的安全性，企業(yè)應該制定完善的管理制度，加強內(nèi)部管理。這些制度主要包括會計電算化的操作管理制度、電算化會計信息系統(tǒng)運行管理制度、會計電算化信息系統(tǒng)會計檔案管理制度。

1、操作管理

操作管理是指對會計系統(tǒng)操作運行過程中的控制和管理工作。建立健全操作管理制度并嚴格實施，是系統(tǒng)安全、有效運行的保證，也是操作管理的具體體現(xiàn)。主要包括以下內(nèi)容:

第一、嚴格執(zhí)行操作人員的工作職責和工作權(quán)限。任何一位操作員都靠密碼來標明身份的，每個人的密碼自己應該妥善保管，并經(jīng)常更換，對他人保密。

第二、不相容崗位分離原則。例如，出納人員不能兼管稽核、會計檔案保管。

第三、制定必要的上機操作記錄制度。每位操作員在上機操作后，應該進行登計。做完工作后，要及時進行備份。

2、維護管理

系統(tǒng)維護是系統(tǒng)運行過程中最重要的工作，企業(yè)應該加強維護工作的管理，來保證系統(tǒng)軟硬件的故障及進排除，保證系統(tǒng)安全、正常運行。

3、檔案管理

檔案管理要制定各種會計檔案資料的保存期限及期滿銷毀制度。要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。除了紙質(zhì)文檔資料外，磁性介質(zhì)的資料也要注意，要做到防磁、防潮和防塵。重要的會計檔案要準備雙份，存放在不同地點。

4、病毒管理

對于計算機病毒管理主是是采取各種預防措施，保證計算機干靜、安全。要保證財務用的計算機專用制度，禁止來路不明的光盤、U盤上的程序在財會專用計算機上運行。

總之，企業(yè)在實行電算化的時候，要結(jié)合企業(yè)的實際，按照系統(tǒng)工程的需要進行精心組織、科學實施，在實施過程中要著重解決會計電算化崗位和會計電算化制度等要素的匹配問題，從源頭上來確保企業(yè)電算化工作的順利實施，保證以后的工作安全可靠。

參考文獻:

[1]《會計電算化》高等教育出版社2005年5月第2版

[2]《初級會計電算化》經(jīng)濟科學出版社2008年12月第1版

[3]《會計信息系統(tǒng)》西南財經(jīng)大學出版社. 黃文峰、盧燕 主編