試論檔案簡化整理

摘要:從事檔案業務工作，履行保管利用職能，要兩手抓:一手抓科學管理;一手抓有效利用。筆者在協助整理采州市建設局的文件時，認真學習了《歸檔文件整理規則》(簡稱《規則》)，在此談點簡化整理的體會和對《規則》的不同看法。

關鍵詞:歸擋文件 整理 簡化整理

隨著信息化的發展，傳統的整理方法難以適應各項事業對檔案信息廣泛而快速的需求。檔案整理改革成為必然，整理程序刪繁就簡，整理內容化難為易。

一、簡化整理的內容和方法

國家檔案局在《規則》中首次提出以件為單位整理，這對檔案文件的現代化管理具有重要意義。整理改革的核心:改卷為件。基本內容:一是以件定位編號，使之有序化;二是以件編目，使之信息化。基本做法:一是加蓋歸檔章，給件定位編號，把它定位在其全宗體系的坐標上，使其有位可歸;二是以電子計算機給件編目，使其有目可查。基本程序:裝訂一分類一排列一編號一編目一裝盒。整理程序，刪繁就簡，把以卷整理的10多道工序簡化為以件整理的6道基本工序;整理內容，化難為易，把復雜的分類化為簡易的分類，單位小、文件少，也可不分類，免除了分類、立卷和寫卷名的難題，改為直接以件編目、編號、裝盒的易事。本文著重弄清件的定義、分類、歸檔章、裝訂等問題。

第一，件的定義問題。件的定義事關遵循文件形成規律和歸檔整理的科學性，必須首先弄清件的基本概念，準確認識和掌握件的完整性和獨立性。《規則》指出:“件，歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。”這個定義不準確，不及件的本義，內涵不清，外延不明。

何謂件?件是事物的一種量詞，如同條、個、份等，常跟數詞連用，合稱為事物的數量詞。如一個人，兩件事，三條魚。文書檔案工作上所稱的件，是文件的量詞，是公文的基本單位。它首先是文件形成和辦理的基本單位，這是件的本義。處理完畢，具有歸檔保存價值的，又成為歸檔文件的基本單位，然后又成為檔案整理、保管和利用的基本單位，這是件的引申之義。件的特定含義是具有公文基本要素的文件才構成件。一個完整的文件，由發文機關標識、發文字號、公文標題、正文、印章、成文時間和主題詞等基本要素組成，構成公文的眉首、主體和版記而成為完整的一件。件由文而生，有文才有件;份由件而來，有件才有份;以文說明件，以件給份下定義，而不好倒過來，用份給件下定義。份是同一件文稿印制若干個的單位，是復制件的量詞，是復份、重份文件的量詞。一件印有若干份，這若干份都是同一件，只有同一個件號(文號)，每份卻有不同的份號，都不能再算為另一件。件與份的代號、位置、作用各異。

可見，件的內涵是公文要素的總和，是由公文基本要素組成的一個完整的單位。基本要素的內容相同可界定為一件;不同，則構成不同的件。因此，其外延:(1)在稿本上，同一公文的草稿、定稿和正本為一件，正本與副本為一件，原件與復制件為一件，重份文件為一件。因為其基本要素的內容同一，只是稿本不同。(2)在內容和格式上，公文的正文和附件構成一件，轉發文與被轉發文構成一件。因為它們在內容和格式上都是件的組成部分。合為一件。因此，《規則》說:“正文與定稿為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件”。

《規則》說:“報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件”。這不一定正確。如機關人員名冊、工資名冊、年度統計報表等，若有其各自的成文機關、時間和印章等公文基本要素，獨立成文的，可獨立成件;但若作為公文附件，只是公文一個要素，就不能獨立成件。《公文格式應用指南》指出，圖表、名單、規定等，作為附件的，是正文內容的組成部分，須附在正文之后，合為一件。

《規則》說:“來文與復文可為一件”，“只對復文進行編目”。《規則應用指南》進一步提出:“來文與復文……從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等，……可為一件”，這明顯不妥。文件在形成的客觀過程中，來文與復文明明是兩個不同的發文機關，于不同的時間，以不同的文號和印章制發的兩個不同的文件。若是人為地合為一件，這在事實上和邏輯上都說不通。若只對復文編目，那么，來文、請示、報告、來函等從歸檔文件目錄上消失了，就不易找查。況且，“批示”僅是公文的一個要素，沒有單獨成件，上級機關的指示、批復才能獨自成文成件。《公文格式應用指南》指出:上級機關領導人在下級上報文件眉首上一詞或數語的“批示”沒有單獨成文成件，而是同下級的請示或報告合為一體，構成一件。以上這些文件，還是遵循其形成的客觀規律，保持其獨自成件的歷史原狀，不要人為合二為一。那么，如何編目?可采用組合標題的辦法，二者前后排列，錄為兩件，其標題合二為一，標為某事由的來文與復文，也不為繁雜;也可——照錄，便于檢索。

第二，件的分類問題。問題分類法較難，也可不采用，而采用年度一機構一保管期限分類。這是按文件形成、承辦的年度、機構和查考價值歸類，是客觀、自然而簡易的分類。基層單位，機關小，文件少，也可無需按機構(問題)細分，直接采用年度一保管期限這種最簡易的分類法。這符合整理的理論和原則:首先，整理中，已堅持了來源原則，保持了全宗的獨立性和完整性，在較大范圍內保持了文件之間的歷史聯系，可以反映一個立檔單位的歷史面貌;其次，文件的排列中，堅持了事由原則，一個案件、一個專題、一項工作、一個會議、一個事由的成套文件，已集中排列在一起，反映文件承辦的歷程，便于族性檢索;第三，歸檔中，堅持了簡化整理、深化檢索的宗旨，應用電子計算機逐件編目，既有電子目錄，又有紙質目錄，既有處可存，又有目可查，還可族性檢索，便于保管和利用。

第三，件的歸檔章問題。歸檔章是給歸檔文件在全宗體系坐標上定位的，如同電影票一樣，可對號入座。因此，它蓋在文頭上端居中空白醒目處。除了標明文件所屬的全宗、年度、類別、保管期限和件號外，應增加“盒號”。既然盒上有號，件上也要相應地標注盒號，它比件號好查，便于對號歸盒。

第四，件的裝訂問題。以件裝訂，工作量較大，膠裝的不必重新裝訂;釘裝的去釘線裝。用縫紉機在文件左上角扎邊易折斷，可改用補鞋機或文檔線縫裝訂機裝訂。

二、幾個注意的問題

第一，堅持全宗理論。全宗是一個機關或個人在其社會活動中形成的全部檔案的有機整體。整理時，應保持全宗的獨立性與整體性，不可混合與割裂。有人提出，整理改革可以破除全宗理論，打破全宗，以事由或職能原則整理檔案。這勢必造成檔案秩序大亂，割裂全宗內部檔案的歷史聯系，搞得面目全非。這是把檔案實體分類混同于檔案信息分類。整理改革必須堅持全宗理論，維護全宗的獨立性和完整性，從而維護立檔單位的歷史面貌，這是在檔案工作中堅持歷史唯物主義，遵循文件形成客觀規律，體現整理改革科學性的必然要求。

第二，實行文檔一體化和信息化方針。以件整理，主要工作是填蓋歸檔章給件定位和以電腦給件編目，這可實現文檔工作一體化。如填蓋歸檔章可和填蓋收文章合二為一，取而代之，把文件收文與歸檔結合起來。又如在電腦登記收發文時，加注歸不歸檔、類別和保管期限，不歸檔的另行放置，整理時，在電腦上稍加調整，即可成為歸檔目錄，做至Ⅱ收發文登記同歸檔編目以及檔案著錄三結合。再如在文件形成和處理時，就填蓋歸檔章，并注意按事由排放，給件定位，就可隨辦隨歸，做到文件形成、辦理和歸檔相結合。

第三，遵循文件形成規律，保持文件聯系，便于保管利用原則。整理改革，程序和內容簡化，但整理原則不能簡化掉，反而要強化。要遵循文件形成規律，以全宗、年度、類別、件號、盒號來保持文件形成和承辦時的自然秩序及其歷史聯系，保持件的歷史原狀和完整性，使其有處可存，有目可查，便于保管和利用。