統(tǒng)一框架,細(xì)化指導(dǎo)

摘要:南澳大利亞文件局為所有類型的文件構(gòu)建了統(tǒng)一的“合理的文件管理框架”，在此框架下，形成了一系列戰(zhàn)略、標(biāo)準(zhǔn)、指南、審計(jì)評(píng)估和教育計(jì)劃等。針對(duì)電子文件管理的挑戰(zhàn)，文件局圍繞著電子文檔與文件管理系統(tǒng)(EDRAMS)的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、實(shí)施，細(xì)化了對(duì)政府部門的規(guī)范和指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞:南澳大利亞州 合理的文件管理 電子文檔與文件管理系統(tǒng)(EDRMS) 策略研究

南澳大利亞州文件局是該州的文件、檔案主管部門。根據(jù)1997年該州《文件法》的規(guī)定，文件局要出臺(tái)“合理的文件管理框架”，既包括紙質(zhì)文件，又能滿足對(duì)電子文件管理的需求，以協(xié)助州政府和地方政府部門提高文件管理的工具、系統(tǒng)和實(shí)踐。隨著電子政府建設(shè)的推進(jìn)，南澳大利亞越來(lái)越重視電子文件的保管和利用，在合理的文件保管框架下，又出臺(tái)了相關(guān)的政策措施，細(xì)化了對(duì)電子文件的指導(dǎo)和管理。

一、合理的文件管理框架

合理的文件管理框架將南澳大利亞州紙質(zhì)文件和電子文件皆納入其中，是一個(gè)關(guān)于州政府和地方政府部門文件管理戰(zhàn)略、標(biāo)準(zhǔn)、指南、評(píng)估審計(jì)、教育培訓(xùn)的整體框架。該框架規(guī)定了機(jī)構(gòu)在文件管理方面應(yīng)該達(dá)成的11項(xiàng)基本要求，包括生成、捕獲、處置、利用、檢索文件，確保文件的可信性，根據(jù)計(jì)劃管理文件，向員工提供文件管理培訓(xùn);實(shí)施文件管理報(bào)告機(jī)制，有文件管理的政策、程序和實(shí)踐以及有足夠的掌握技能的文件管理人員。

1 合理的文件管理流程

為了使政府機(jī)構(gòu)能夠更清楚的意識(shí)到自己在文件管理過(guò)程中應(yīng)該擔(dān)負(fù)的責(zé)任，文件局界定了從產(chǎn)生到進(jìn)館保存或銷毀的全過(guò)程，被稱為“合理的文件管理流程”。當(dāng)文件處于非現(xiàn)行階段或者已經(jīng)形成了超過(guò)15年，就要判定文件是具有永久還是定期保存價(jià)值。而繼續(xù)保存的具有定期價(jià)值的文件，則要移交給通過(guò)文件局認(rèn)證的文件保管機(jī)構(gòu)(ApprovedServiceProviders，ASP)繼續(xù)保存，并向文件局遞交年度摘要。文件的銷毀則要根據(jù)文件局批準(zhǔn)的處理清冊(cè)進(jìn)行。具有永久保存價(jià)值的文件，需要移交到文件局保存。

2 合理的文件管理戰(zhàn)略

為了確保合理的文件管理框架順利實(shí)施，文件局制訂了“跨政府部門文件管理戰(zhàn)略”(Across--GovernmentRecordsManagementStrategy)，也稱“合理的文件管理戰(zhàn)略”。該戰(zhàn)略形成于2004年，描述了從2004年到2010年，政府機(jī)構(gòu)和文件局在逐步改進(jìn)文件管理實(shí)踐、項(xiàng)目和系統(tǒng)時(shí)所要開展的行動(dòng)。

該戰(zhàn)略明確了政府部門要實(shí)現(xiàn)六個(gè)基本的目標(biāo)，即“為南澳大利亞政府四個(gè)層級(jí)的職員(所有的公務(wù)員、文件管理操作職員、文件的管理者和文件的策略制定者)量身定制一個(gè)廣泛的文件管理教育和培訓(xùn)計(jì)劃;確定和實(shí)施一個(gè)與政府分類相一致的文件管理資源的法定標(biāo)準(zhǔn);通過(guò)對(duì)政府部門實(shí)施自我評(píng)估、報(bào)告和正式的監(jiān)控，不斷對(duì)合理的文件管理實(shí)施狀況進(jìn)行改良;制定和應(yīng)用電子文檔和文件管理系統(tǒng)(EDRMS)產(chǎn)晶名冊(cè)來(lái)協(xié)助機(jī)構(gòu)管理文件;持續(xù)制定、出版、審查標(biāo)準(zhǔn)和指南來(lái)協(xié)助機(jī)構(gòu)實(shí)施合理的文件管理;通過(guò)提供定向服務(wù)，明顯改善區(qū)域和更小的地方機(jī)構(gòu)的文件管理。”

3 文件管理標(biāo)準(zhǔn)和指南

2002年5月，文件局制定《合理的文件管理標(biāo)準(zhǔn)》，這是合理的文件管理框架的一個(gè)具體的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，此外還頒布與《合理的文件管理標(biāo)準(zhǔn)》配套的系列標(biāo)準(zhǔn)和指南。

在文件局頒布的標(biāo)準(zhǔn)中，既包括所有文件管理皆應(yīng)遵守的標(biāo)準(zhǔn)，如《定期價(jià)值文件標(biāo)準(zhǔn)》、《合同和官方文件標(biāo)準(zhǔn)》等，也包括單獨(dú)面向電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文檔與文件管理系統(tǒng)(ElectronicDocumentandRecordsManagementSystem，EDRMS)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》。既包括文件局自己制定的標(biāo)準(zhǔn)，如《南澳大利亞文件保管元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》，也包括其采納的國(guó)家或其他地方的標(biāo)準(zhǔn)，如《維多利亞州電子文件策略》(VERS)、澳大利亞國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)AS ISO15489-2002《文件管理》等。

4 文件管理評(píng)估和審計(jì)

為了檢測(cè)和評(píng)估合理的文件管理實(shí)施情況，機(jī)構(gòu)要完成文件局發(fā)放的文件管理評(píng)估調(diào)查，通過(guò)調(diào)查，使機(jī)構(gòu)意識(shí)到在文件管理實(shí)踐中自身存在的強(qiáng)項(xiàng)和不足。在收到文件局的評(píng)估報(bào)告后，機(jī)構(gòu)就要研究和決定在接下來(lái)的兩年中，為了逐步改善文件管理項(xiàng)目的缺陷，所耍繼續(xù)推進(jìn)的主要活動(dòng)，并以這些活動(dòng)為基礎(chǔ)制定活動(dòng)計(jì)劃，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后送交文件局。評(píng)估過(guò)程結(jié)束后，文件局還著手進(jìn)行機(jī)構(gòu)審計(jì)項(xiàng)目。

5 文件管理教育和培訓(xùn)

為了協(xié)助機(jī)構(gòu)成功的實(shí)施合理的文件管理政策、工具和系統(tǒng)，南澳大利亞文件局已經(jīng)針對(duì)州政府部門、地方政府機(jī)構(gòu)和南澳大利亞的大學(xué)開展教育和培訓(xùn)計(jì)劃。2008-2009年，文件局為公共部門職員提供免費(fèi)的在線“文件管理和信息自由入門”培訓(xùn)。同年，文件局還同南澳大利亞大學(xué)、富士施樂(lè)復(fù)印機(jī)、南澳大利亞圖書館共同開展商業(yè)信息管理培訓(xùn)項(xiàng)目。

二、對(duì)電子文件管理的細(xì)化指導(dǎo)

雖然電子文件管理被納入統(tǒng)一的“合理的文件管理框架”之中，南澳大利亞文件局對(duì)政府部門電子文件管理工作的引導(dǎo)和規(guī)范卻也是非常細(xì)致的，圍繞著EDRMS的設(shè)計(jì)、采購(gòu)與實(shí)施，出臺(tái)了多項(xiàng)措施。

1 制定“保存電子信息戰(zhàn)略”

能否確保在電子環(huán)境中生成的政府文件長(zhǎng)期保存。對(duì)于南澳大利亞文件局和政府部門來(lái)說(shuō)，仍然是一個(gè)嚴(yán)峻的問(wèn)題。為此，文件局在2006-2008年形成并完善了“保存電子信息戰(zhàn)略”(KeepingElectronic InformationStrategy)。主要目的有二:其一，建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)，對(duì)文件進(jìn)行電子形式的接收、存儲(chǔ)和利用;其二，為機(jī)構(gòu)在移交電子文件時(shí)，確保機(jī)構(gòu)能夠擁有合理的文件管理框架。在2008-2009年，文件局與南澳大利亞政府首席信息官辦公室合作，繼續(xù)推進(jìn)這一戰(zhàn)略的實(shí)施。2009-2010年，“保存電子信息戰(zhàn)略”將會(huì)融入“跨政府部門間的文件管理戰(zhàn)略”整體，成為合理的文件管理戰(zhàn)略的一部分。

2 制定EDRMS相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指南

EDRMS是管理電子文件的產(chǎn)生、使用、保管、存儲(chǔ)和處理的自動(dòng)系統(tǒng)。南澳大利亞文件局先后出臺(tái)了四個(gè)EDR，MS標(biāo)準(zhǔn)。其中，《文檔和文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)》是制定其他標(biāo)準(zhǔn)的總綱領(lǐng)，該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了六條原則來(lái)幫助政府機(jī)構(gòu)評(píng)估和選擇一個(gè)合適的EDRMS;《南澳大利亞文件保管元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》是一個(gè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確了文件保管元數(shù)據(jù)的主要內(nèi)容，在南威爾士文件局三個(gè)實(shí)體(文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)實(shí)體和職能實(shí)體)模型基礎(chǔ)上建立起文件保管元數(shù)據(jù)元素表;《EDRMS設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》為南澳大利亞機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)EDRMS提供實(shí)用的方法，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)機(jī)構(gòu)的EDRMS實(shí)施規(guī)范，那么將會(huì)影響電子文件在不同機(jī)構(gòu)系統(tǒng)之間的聯(lián)系和交流，而這一標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)了在一個(gè)互操作體系中文件連續(xù)的捕獲和移交;《EDRMS功能規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)》詳細(xì)說(shuō)明了一個(gè)可行的EDRMS應(yīng)該滿足的功能需求。此外，該州同時(shí)還采納了澳大利亞維多利亞州的VERS標(biāo)準(zhǔn)，作為對(duì)自有標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充。

為幫助機(jī)構(gòu)實(shí)施EDRMS，文件局專門出臺(tái)《EDRMS采購(gòu)和實(shí)施準(zhǔn)備指南》，在購(gòu)買EDRMS之前，機(jī)構(gòu)需要考慮文件管理要求、技術(shù)要求、職能規(guī)范要求、評(píng)估計(jì)劃、項(xiàng)目管理、資金保證、風(fēng)險(xiǎn)管理以及采購(gòu)流程等。

3 推動(dòng)EDRMS的采購(gòu)與實(shí)施

2004年南澳大利亞采購(gòu)委員會(huì)通過(guò)了文件局制定的EDRMS產(chǎn)品名冊(cè)，該名冊(cè)列出了供應(yīng)商的名單，幫助政府機(jī)構(gòu)選擇能夠減輕電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)。產(chǎn)品名冊(cè)合同有效期為三年，由文件局代表政府進(jìn)行管理。此外，文件局還指定了一個(gè)EDRaMS項(xiàng)目協(xié)調(diào)員和機(jī)構(gòu)代表就相關(guān)事宜進(jìn)行聯(lián)系，在EDRMS采購(gòu)過(guò)程中給出意見(jiàn)和建議。

2007年，南澳大利亞州有11個(gè)州政府機(jī)構(gòu)和4個(gè)地方政府部門購(gòu)買和實(shí)施了產(chǎn)品名冊(cè)中的系統(tǒng)。同年，采購(gòu)委員會(huì)通過(guò)了將現(xiàn)行的產(chǎn)品名冊(cè)合同有效期延長(zhǎng)至2009年的決定，并于2009年7月31號(hào)廢止產(chǎn)品名冊(cè)。

從2009年8月1日開始，一個(gè)新的框架體系代替產(chǎn)品名冊(cè)繼續(xù)履行職能。這一新的體系包括《電子文件保管元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《EDRMS設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》、《EDRMS功能規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)》、《EDRMS采購(gòu)和實(shí)施準(zhǔn)備指南》和《VERS(第二版)》。機(jī)構(gòu)可以需要根據(jù)需要購(gòu)買任意符合上述標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。

綜上所述，南澳大利亞將本州的電子文件和紙質(zhì)文件放在“合理的文件管理”框架下進(jìn)行全面管理，是對(duì)多載體并存的格局下，檔案部門采取何種策略管理數(shù)字文件的一種探索。據(jù)筆者了解，南澳大利亞文件局目前還沒(méi)有接收原生性電子文件，目前的重點(diǎn)是積極推動(dòng)政府部門EDRMS的采購(gòu)和實(shí)施。從系統(tǒng)采購(gòu)計(jì)劃到系統(tǒng)實(shí)施情況，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都形成具有很強(qiáng)的操作性的規(guī)范和指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。這些舉措值得我國(guó)檔案部門學(xué)習(xí)借鑒。