Excel表和VFP表數據互換在職業(yè)技能鑒定工作中的應用

在職業(yè)技能鑒定工作中，為解決大量數據錄入問題，往往需要利用Excel表和VFP表數據形式的互相轉換，特別是兩表間相應數據列的名稱、數據類型、排列順序等數據轉移工作，因此探討數據互換，對快速、準確、高效完成技能鑒定的統計分析與報表工作具有重要意義。在職業(yè)技能鑒定申報工作中，涉及最多的數據形式是Excel表和VFP表。經常需要把Excel表和VFP表相應數據列的名稱、數據類型、排列順序等進行互相轉換。如何充分利用這兩種軟件的各自長處來解決兩種表之間數據的各種轉移問題，成為職業(yè)技能鑒定工作中一個非常有意義的課題。下面是筆者對此課題所做的幾點思考和探討。

一、職業(yè)技能鑒定工作的意義和作用

學校開展職業(yè)技能鑒定，推行國家職業(yè)資格證書制度，是國家人力資源能力建設的重要組成部分，是國家實施人才戰(zhàn)略的主要舉措。對學生開展職業(yè)技能培訓鑒定，推行職業(yè)資格證書制度，以此推動學校的教學改革，提高學生實踐能力和創(chuàng)新能力，拓寬就業(yè)空間的有效途徑，也是學校適應新形勢、確保高質量、辦出新特色的重要舉措。因此，職業(yè)技能鑒定在職業(yè)教育中起著重要的主導作用。

二、職業(yè)技能鑒定數據申報工作的思考

職業(yè)技能鑒定工作中常用的報名軟件運行環(huán)境是Visual Foxpro(VFP)，其數據庫系統生成的文件以擴展名為DBF保存。一般各班主任、各科室收集的數據大多是Excel表。起初在錄入數據過程中，按報名軟件系統將每一個考生數據錄入，數據錄入的工作量大，容易出錯。如果是多人合作輸入，這時就應該按照預先分配、確定的順序號“號碼段”進行更改。為了管理方便，一般要求本批申報鑒定的考生錄為一個“批次”，多人、多機分錄的，要借助軟件中“多批合并”菜單合并成一個“批次”，即一個數據庫表，如果有考生放棄本次鑒定要刪除一條或幾條記錄，或者有考生又想參加本次鑒定要增加一條或幾條記錄，這樣數據只能在文件的末尾追加錄入，一個班的考生報考號碼就會分配不連續(xù)的幾段。有沒有更有效的辦法呢?帶著這個問題，筆者嘗試用VFP的導入和導出功能，設計完成了Excel表和VFP表的數據互換。

三、具體設計思路與實現方法

1.VFP和Excel的優(yōu)點

VFP是一種關系型數據庫管理系統，由于其強大的數據處理能力及良好的兼容性和靈活性，成為許多數據庫系統設計者鐘愛的開發(fā)平臺，是計算機科學技術中發(fā)展最快的領域之一，廣泛應用于各個領域中。它已成為計算機信息系統的重要組成部分。而Excel則是一個優(yōu)秀的電子表格處理軟件，在兼容性和靈活性、操作界面、公式運算、圖表等方面有著獨到的優(yōu)勢，成為廣大辦公應用人員常用的工具。上述兩種軟件在各自的應用領域均得到廣泛的應用，由于兩種軟件共同具有良好的兼容性和靈活性，為兩者相輔相成、取長補短奠定了良好的基礎。

2.實現方法及操作步驟

(1)建VFP表模板 ，在報名軟件系統中輸入1～2位學生的基本信息(包含學生姓名、性別、身份證號、出生日期、鑒定工種)，保存為VFP表模板后退出報名軟件。

(2) 建Excel表模板，啟動VisualFoxpro 6.0，將上述剛保存的VFP表模板導出成Excel表模板，實現VFP表和Excel表數據一致性。

(3) 填充Excel表模板，將收集的全部學生的基本信息數據復制到導出的Excel表模板中，然后對考生要增加或要刪除的數據信息進行修改。最后用填充柄的方法填入考生報考號碼，其它相同的數據如:工種代碼、工種名稱、級別、鑒定日期等可用填充柄的方法，也可用復制、粘貼的方法完成。

(4) 轉移數據操作，啟動VisualFoxpro 6.0，將修改好的Excel模板表導入成VFP表，在VisualFoxpro6.0命令窗口中，利用Replace命令、iif()和substr()函數通過身份證號得到出生日期和性別字段數據。利用Replace命令和Ltrim()函數刪除報考號碼前空字符串。

具體命令格式為

Replace all 性別 withiif(substr(身份證號，17，1)=”0”.or. substr(身份證號，17，1)=”2”.or. substr(身份證號，17，1)=”4”.or. substr(身份證號，17，1)=”6”.or. substr(身份證號，17，1)=”8”，”女” ，”男”)

或者 Replace all 性別 withiif(substr(身份證號，17，1)=”1”.or. substr(身份證號，17，1)=”3”.or. substr(身份證號，17，1)=”5”.or. substr(身份證號，17，1)=”7”.or. substr(身份證號，17，1)=”9”，” 男” ，” 女”)

Replace all 出生日期 with substr(身份證號，7，4)+”-”+ substr(身份證號，11，2)+”-” substr(身份證號，13，2)

Replaceall 報考號碼withLtrim(報考號碼)

這樣整個申報鑒定的數據庫表就完成了，其特點是申報鑒定的考生數據量越多，顯示出錄入考生的數據工作越快，解決了多人、多機分錄的問題，考生報考號碼段分配不連續(xù)的問題，考生數據增加和刪除的問題。以前幾天要完成的工作量，通過這種方法只要幾個小時就能完成。大大地提高了申報鑒定數據的工作效率。

3.操作注意事項

(1)在創(chuàng)建Excel表模板時， Excel表中列與VFP表中字段之間要一一對應關系，這是非常關鍵的一步。

(2)在Excel表模板創(chuàng)建好后，要確定Excel表模板轉移數據的范圍，也就是Excel表模板中某一行數據對應VFP表中相應的某一條記錄。如在導入時應選擇“字段名所在的行為1”，選擇“導入起始行為2”。

(3)轉移數據時要處理兩表中數據不完整和類型寬度不一致的問題。利用Replace命令、iif()和substr()函數通過身份證號求出出生日期和性別字段數據，利用Replace命令和Ltrim()函數刪除報考號碼前空字符串。

技能鑒定的數據申報要求必須具備數據的準確性和規(guī)范性。筆者在幾年的數據報表工作中，處理過許多Excel表與VFP表之間的數據轉移工作，運用以上設計思路與實現方法，能夠實現“靈活、快捷、高效”的數據統計與報表目標。

參考文獻

1.徐春香.Visual FoxPro6.0數據庫管理與應用[M].北京:中國勞動社會保障出版社，2008.

2.高長鐸.計算機應用基礎[M].北京:人民郵電出版社，2009.

3.卞興江.淺論VFP數據庫技術與應用[J].電腦知識與技術，2008.

(作者單位:廣東省惠州市高級技工學校)