淺談網(wǎng)絡(luò)化時代的數(shù)字檔案管理

　　摘要：具體分析了數(shù)字檔案的特征和管理模式，提出了目前存在的問題以及對管理人員的新要求。
　　關(guān)鍵詞：數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；檔案管理
　　
　　當前世界各國包括我國，都在積極地進行數(shù)字檔案的建設(shè)。由于計算機技術(shù)及信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為辦公自動化管理提供了科學技術(shù)保證。隨著數(shù)字化的社會生活，產(chǎn)生了越來越多的數(shù)字檔案，對這些數(shù)字檔案進行有效管理和利用，是時代對檔案管理提出的要求。
　　一、數(shù)字檔案及其特征
　　1.檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。檔案數(shù)字化，從技術(shù)層面理解指的是資源數(shù)字化、存儲海量化和傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享，數(shù)字檔案具有如下特點：（1）資源數(shù)字化及空間虛擬化。（2）檔案管理的數(shù)字化。（3）信息資源的共享化。（4）服務(wù)對象及需求擴大化。
　　2.數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案的館藏主要是原始檔案的實體，在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力上的優(yōu)勢，是以文字、圖像、圖形等為符號，以紙質(zhì)為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案。在長期保存方面也具有數(shù)字檔案不可比擬的優(yōu)勢。而數(shù)字檔案是一種新型載體的檔案，是無形的，它的傳輸、運算、存貯是以數(shù)字編碼的形式存在。因此數(shù)字檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。原始檔案被數(shù)字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數(shù)字檔案容易發(fā)生改變，因此，原始檔案在可能的情況下有必要繼續(xù)保管。數(shù)字檔案主要承擔檔案信息利用的職責。
　　二、數(shù)字檔案的管理模式
　　1.時代與科技的發(fā)展使檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經(jīng)歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現(xiàn)今數(shù)字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發(fā)展，這種新型檔案載體數(shù)字檔案的出現(xiàn)很快能獲得政府的法律承認。因此數(shù)字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。
　　2.數(shù)字檔案的管理內(nèi)容包括：數(shù)字檔案的歸檔、歷史檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案的存儲、數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理、數(shù)字檔案的交換和利用。面對新型的數(shù)字檔案，應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各部門所產(chǎn)生的有保存價值的電子文件的齊全、完整、有效。
　　3.長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態(tài)，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數(shù)字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉(zhuǎn)型。由于數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性。總之，計算機具有自動分類與組合功能，電子文件的產(chǎn)生與運用，使整個檔案工作轉(zhuǎn)化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統(tǒng)工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環(huán)境，提高了辦公的質(zhì)量和效率。另外，網(wǎng)絡(luò)世界的形成，數(shù)字檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。
　　三、數(shù)字檔案管理目前存在的問題
　　21世紀的數(shù)字檔案要朝著各種載體形式并存的方向發(fā)展，包括各種電子文件、多媒體、縮微載體和聲像載體等。尤其是要增加數(shù)字化館藏的建設(shè)。數(shù)字檔案管理是一種邏輯管理，檔案從有型向無形轉(zhuǎn)化，檔案管理部門也變成信息化管理機構(gòu)。電子革命給檔案工作帶來了一個質(zhì)的變化，數(shù)字檔案的內(nèi)容與載體之間脫離了原有的一一對應(yīng)關(guān)系，檔案的內(nèi)容可以選擇不同的電子載體，可脫離原載體進行傳輸，我們從各部門收取數(shù)字檔案的內(nèi)容，而不需要它們的原電子載體。利用這一特性，我們可將檔案復制若干套。但這些介質(zhì)還有很多不盡人意之處，如記錄信息有效壽命期的問題。電子文件具有管理和利用比較方便的特點，如記錄密度很大，用極小的空間存儲大量信息，節(jié)省存儲空間，同時也不需要很多庫房；在形成過程中，增刪改非常方便；可利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行遠距離傳遞，方便快捷地提供利用，達到資源共享；各種媒體信息能集中統(tǒng)一管理；可利用非實體歸檔，能較快地完成歸檔任務(wù)等特性。所采用的存儲介質(zhì)主要是磁盤、磁帶和光盤等，它們的記錄壽命一般不超過20年，這給我們保護數(shù)字信息帶來了困難。另外除了保護載體材料外，對電子檔案的備份措施、加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、登錄認證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，還有電子檔案被污染以及人為的破壞等問題。針對這些問題，產(chǎn)生了殺計算機病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復技術(shù)、信息刷新保真技術(shù)、電子文件法律憑證保障技術(shù)等。近年來，數(shù)字化檔案的相關(guān)技術(shù)很多已在其它領(lǐng)域中成功的應(yīng)用，如模式識別、海量數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字加密、影像壓縮和信息隱藏技術(shù)等等。將這些技術(shù)引用到數(shù)字化檔案管理中并加以發(fā)展，將會為檔案保存和流通的安全提供強有力的技術(shù)手段。
　　四、數(shù)字檔案的出現(xiàn)對管理人員的新要求
　　1.在現(xiàn)有的檔案人員結(jié)構(gòu)中，以文科的檔案學專業(yè)人員為主，而理工科的專業(yè)人員較少，面對高速發(fā)展的電子時代顯得力不從心，這就直接影響到檔案事業(yè)的發(fā)展和信息資源的開發(fā)和利用。所以要適應(yīng)新形勢下的檔案工作的需求，不僅對現(xiàn)有的檔案人員進行必要的培訓，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握計算機和其它方面的新知識、新技能，同時各院校應(yīng)增設(shè)新技能課程，培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學技術(shù)的復合型檔案管理人才。只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理。
　　2.強化服務(wù)意識。檔案是最原始、最可靠并具有憑證效力的信息資源，隨著社會對檔案信息需求的日益增長，檔案人員要增強為廣大需求者服務(wù)的意識，堅持面向社會、面向未來。
　　利用與服務(wù)是直接衡量檔案管理水平的尺度并在使用中體現(xiàn)檔案價值。1980年中央做出了開放歷史檔案的決定以來，檔案工作的傳統(tǒng)觀念已經(jīng)由重藏輕用向藏用并舉的模式轉(zhuǎn)換，服務(wù)擴大到為多種所有制的經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，這對所有檔案工作者的服務(wù)理念也提出了一個全新的要求。就目前而言，筆者認為應(yīng)做好下述幾個方面：（1）豐富檔案信息資源，為檔案利用提供充分基礎(chǔ)。（2）利用計算機等先進的設(shè)備，搞好檢索工具及目錄服務(wù)。（3）人員素質(zhì)提高，以適應(yīng)新的管理模式需求。（4）檔案工作者的敬業(yè)精神，是搞好一切工作的思想基礎(chǔ)。（5）主動出擊，開拓服務(wù)面，做好宣傳工作。（6）修改、完善檔案利用的政策法規(guī)等。
　　數(shù)字檔案的研究和建設(shè)是檔案管理的一場“革命”，沖破檔案利用的種種局限，使檔案從封閉走向開放，從而做到“科技服務(wù)檔案，檔案服務(wù)經(jīng)濟”。
　　傳統(tǒng)檔案已經(jīng)建立了一整套安全、有效的保存檔案文件的管理方法和操作規(guī)范，而在數(shù)字檔案中，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置極易發(fā)生變化，信息的可變性和易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性，因此，如何保存數(shù)字化檔案信息，對已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方法的工作人員來講無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)，將有待于每個檔案工作者思考。