淺議如何提高城建檔案工作水平

　　城建檔案，是城市規劃、建設以及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字，圖紙，圖表，聲像等各種載體的歷史記錄，是城市建設和發展的重要依據和必要條件，是國家的寶貴財富。筆者認為，城建檔案工作要充分搶抓機遇，破除當前存在的瓶頸性問題，進一步提高城建檔案工作水平，應從以下三個方面著力做好：
　　一、不斷加強硬件設施建設，推進城建檔案數字化建設水平
　　（一）將科技引領作為城建檔案工作發展的動力
　　各級城建檔案館大多成立于上世紀80年代初期，經過30多年的發展，管理的現代化程度得到了不斷提高，增加了一些現代化辦公設施，并自主開發了一些城建檔案管理系統軟件，但仍舊無法滿足城鄉建設快速發展的需要。網上歸檔、網上查閱還大多沒有實現，更沒有將數據資源向公眾開放。數字化檔案建設只停留在初級水平，城建檔案資源庫尚未建立，文件、圖紙還未達到數字化處理。因此，只有將數字建館、科技強館作為當今城建檔案工作發展的巨大引擎和強大動力，才能將現有檔案資源的作用發揮到最大。為此，要通過完善的內部網絡進行資源與信息的共享與流通，實現備案、整理、歸檔、查閱流程的完整，使城建檔案工作由紙質化變為數字化。
　　（二）將豐富館藏作為城建檔案工作發展的基礎
　　多年來，各級城建檔案館把豐富館藏做為重要工作來抓，不斷加強城建檔案資源建設，但隨著城鄉建設的快速發展，產生的檔案數量越來越大，人們的檔案概念和對檔案的法律觀念認識不到位，使檔案接收工作梗阻現象相當嚴重。一是政府建設行政主管部門個別單位的檔案接收進館難，分散保管現象嚴重；二是建設、施工單位形成的文件資料歸檔不及時，不準確，不規范，不全面，且損壞、丟失等現象普遍存在。因此，要進一步加大宣傳力度，積極宣傳《中華人民共和國檔案法》、《城建檔案管理規定》等法律法規，讓人們了解有檔可依帶來的經濟效益和無檔可查造成的損失，從而自覺自愿地支持檔案工作的開展。對一些有地方特色，國家重點部門的重點工程項目，我們還要主動工作，接收進館。要積極主動與電力、熱力、通信、廣電、市政等相關單位聯系，將地上地下管網檔案情況了解掌握并接收進館，以確保館藏豐富，形式多樣，資料多元，內容完備。
　　（三）將適當超前做為城建檔案工作可持續發展的階段要求
　　城建檔案作為城市發展進程中必不可少的核心要素，無論是館庫建設還是數字化建設，無論是法規建設還是督導問效，都要盡量做到超前布局、超前謀劃，打破傳統觀念的束縛。要敢于設想，敢于超前，敢于創新，使城建檔案工作做得更深入，更細致，使城建檔案作用發揮得更加顯著。
　　二、不斷加強軟件應用建設，推進城建檔案能力建設水平
　　（一）加大專業人才引進力度
　　將那些高學歷、懂專業、愛崗位的人才引進過來，在政策上給予傾斜，在生活上給予關注，在物質上給予照顧，充分發揮人才優勢，將先進的理念引進過來，將先進的工作方法引進過來，將先進的創新機制引進過來，從而有效帶動全體工作人員的專業水平提升，推動城建檔案工作快速發展。
　　（二）加大現有人員培訓力度
　　進一步加大人員培訓教育工作，特別是針對數字化檔案館建設、檔案信息化技術、計算機應用技術等方面的培訓。鼓勵干部職工自學成才，參加專業技術考試，并通過精神和物質等方式對那些鉆研崗位技能、解決實際工作中難題和有突出表現的個人進行表彰獎勵。適時組織人員走出去，學習省內外城市的先進經驗，以開闊視野。
　　（三）加大理論成果轉化力度
　　廣泛開展調研活動，注重“查找問題、調研求法、理論梳理、匯總創新”等環節的理論性、緊密性和連續性。將理論成果結合工作實際進行有效轉化，真正將理論應用于實踐，在實踐中創新理論。同時集中優勢，打造出一批精品理論成果，在城建檔案工作發展進程中奠定堅實的理論基礎。
　　三、不斷加強標準服務建設，推進城建檔案整體服務水平
　　城建檔案工作人員作為城市建設的參與者和見證者，必須以為客戶提供優質服務來提升城建檔案整體工作為出發點，不斷樹立標準服務的觀念。
　　（一）接收工作中的靠前服務是基礎
　　建設項目前期文件、施工技術資料、監理文件、竣工驗收文件和竣工圖等資料的全套工程文件材料都反映了城市建設的“軟件”成果，對城市的規劃、建設及其管理具有十分重要的參考和憑證作用。所以抓好接收工作，是城建檔案工作良好運行的基礎和前提。盡管城建檔案的驗收工作已由經濟制約向行政執法轉變，但單純依靠行政執法的剛性，很難使工作向縱深發展。所以必須不斷加強工作中的服務意識，做到“剛柔并濟”，使城市建設的軟件和硬件相得益彰。
　　為突出接收工作中的靠前服務，各級城建檔案館可以依托行政審批一體化平臺，充分利用和發掘行政窗口直接面對客戶的便利資源，以客戶為本，以服務為本，切實做到“三個到位”即理論知識掌握到位、個人素質體現到位和問題反饋能力到位。
　　（二）查檔工作中的精品服務是關鍵
　　作為服務性事業單位，城建檔案館在做好檔案歸檔和編研等基礎工作前提下向全社會開放，確保任何有需要的單位和公民隨時進行檔案查閱。為達此目的一要從素質建設入手，努力培養干部職工的“精品服務理念”，使利用者“高興而來滿意而歸”是對干部職工工作的重要衡量標準。這就需要檔案館進一步完善客戶接待制度，提高相關人員的專業素養，公布人員基本資料，并將此項工作納入職稱晉升、評職定崗、加薪提職等考察范圍，真正實現“客戶滿意”為最高標準。二要廣泛采用現代化管理設備和技術，加速城建檔案的服務向網絡方向發展。力爭在較短時期內，盡快建立起上下成線、縱橫成網的檔案信息化網絡，方便檔案查閱工作的順利開展。努力建成“高效、便捷、順暢”的檔案查閱流程，真正實現網絡資源共享的信息一體化建設。
　　（三）歸檔工作中的全程跟蹤服務是保障
　　工程的建設通常會發生設計變更、項目階段交替進行等情況。為了在第一時間掌握變更情況，城建檔案館工作人員需要具有前瞻意識和與工程設計、施工等單位的良好溝通渠道。適時組織相關單位召開座談會、研討會，利用施工淡季舉辦城建檔案業務培訓班等形式，加強聯系和交流，明確制度，逐步建立快速信息資源利用與反饋機制，盡快掌握工程設計變更等情況，為歸檔和查閱工作順利開展奠定基礎，推進城市建設檔案工作又好又快發展。