信息時代檔案信息資源的開發與利用

　　當今世界是以高科技為主導的知識經濟時代，知識已成為經濟、社會發展的主導力量。知識信息在飛速增長，信息利用率已成為國家實力的重要指標。檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。推進檔案資源的開發利用，對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。我國的檔案管理已從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展，檔案服務職能已從行政服務向社會化服務過渡，檔案信息資源已成為社會共享的信息資源的一部分。因而在信息時代充分開發利用檔案信息資源是現今必須要思考和解決的一個問題。
　　一、重新認識檔案信息資源開發的含義
　　開發檔案信息資源就是要在維護黨和國家根本利益的前提下，將館藏檔案信息盡可能挖掘出來、傳遞出去，發揮其應有的作用。具體地講，檔案信息資源開發是指對檔案信息進行加工、整理，并將蘊藏于檔案中有價值的、適應社會發展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度的為廣大利用者服務，以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過程。
　　1、檔案信息資源開發對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中的，經過加工整序的，處于日常保管狀態下的檔案。這需要實體管理提供相應的保障。當然，這也是檔案信息資源開發區別于其他開發的根本標志。
　　2、檔案信息資源開發任務是對靜態的檔案信息進行加工、處理和相應的信息輸出，直接滿足利用者的需要。
　　3、檔案信息資源開發性質表現為一種高層次的智力勞動過程。
　　4、檔案信息資源開發系統的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時間，廣泛、迅速、準確地將檔案信息傳遞給利用者，從而最大限度地發揮檔案信息的經濟效益和社會效益。
　　二、檔案信息資源開發的必要性
　　信息資源的開發是現代檔案館區別于傳統檔案館的重要標志，也是目前檔案工作的中心環節。衡量一個檔案館工作的好壞，不只是看它收集了多少有價值的檔案和加工整理情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案信息傳遞和信息開發，將信息資源快速、準確、完整地提供給用戶參考利用。在當今信息時代，信息資源的積極開發顯得尤為重要，特別是檔案信息部門更應該發揮自身的優勢，從更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態為動態，加強檔案館之間的橫向聯合，從而使信息資源得到充分開發與利用，變單一信息為綜合信息，變無序信息為有序信息，變淺層信息為深層次信息，以適應信息社會的需要，發揮檔案部門的職能作用。
　　三、開發利用檔案信息資源的方法和途徑
　　1、豐富并改善檔案信息資源結構，建立檔案信息資源體系
　　檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足，內容豐富，結構合理，質量優化并富有特色的檔案信息資源體系，第一，從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設立綜合檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案；第二，從檔案館來說，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質量進行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設法收集散存在社會和個人中的檔案資料；第四，要改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度；還要加強與專業檔案館、圖書館、博物館的聯系，掌握館藏情況，協商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。
　　2、改進和更新檔案利用的方法與技術，加強檢索工具體系建設，建立檔案目錄中心
　　隨著檔案數量的增加和現代社會對檔案的利用需求，傳統的檔案利用方式與方法已不適應檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用方法，并盡可能地使用現代科學技術，特別是計算機技術和現代縮微技術等。目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現象普遍存在，加強檢索工具應力求符合規范標準，查找性、指導性檢索工具應配套，并能把館藏檔案的內容特征、形式特點和儲存地點揭示出來。各級檔案部門應建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法，實現檔案資源的共享。
　　3、積極創造有利條件，推動檔案信息資源開發利用的自動化、網絡化建設
　　第一，重視數據庫和數字檔案資源建設。開展網絡檔案服務，把網上檔案信息資源的組織和整理放到重要位置，檔案數據庫和數字檔案資源建設越有成效，網絡檔案服務也就越有保證。第二，構建檔案網絡管理體系。創造條件加快文檔資源管理的網絡建設，完善一批內部局域網，加強館際合作，實現資源共享。第三，保證檔案數字化的質量，確保其完整、準確、系統，是網絡檔案服務的重要保證。
　　4、轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發利用范圍
　　首先必須樹立主動服務觀念、開放觀念、競爭觀念、協作觀念和市場觀念五種全新的觀念；其次是做好以下四個方面的工作：第一，在繼續搞好檔案信息資源開發利用工作，為機關、團體和企事業單位服務的同時，切實關注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用；第二，在檔案信息的傳播手段上，要打破常規，充分利用檔案部門信息開發的優勢，通過各種有效的傳播手段，擴大檔案館(室)在社會公眾中的影響；第三，要注重檔案館(室)新的社會功能的開拓，積極主動地參與到愛國主義、國情教育等精神文明建設活動中去，不斷擴大檔案信息開發利用工作的社會影響。
　　四、檔案人員是檔案資源開發和利用的決定因素
　　在信息技術發達的今天，檔案員的新角色是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，以信息的組織管理和用戶培訓為中心職能，檔案員要從大量信息資料中搜集和篩選對用戶最有價值的信息，為用戶提供深層次的信息服務。因此，要加強檔案員自身素質的提高，適應信息化需要就必須具備：1、強烈的事業心，嚴謹的工作態度；開拓進取的創新精神，較強的思維能力。2、扎實的業務知識，熟練的實際操作技能，即掌握現代信息技術，又具有較高外語水平。3、優良的文化素質，淵博的科學知識，較強的信息意識和經營管理知識。除此之外還要具備網絡資源開發研究能力。