檔案為校園文化建設服務芻議

［摘要］學校是教育和影響學生的專門場所，健康、文明的校園文化是全面提高學生素質的保障。學校檔案工作為校園文化建設服務應引起檔案工作部門的重視。本文試從學校檔案為校園文化建設服務的視角探討學校檔案管理存在的問題及其應對策略。

［關鍵詞］檔案工作；校園文化；校園建設

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-3115（2011）06-0052-02

隨著教育體制改革的深化，提高教學質量，全面提高學生素質，學校越來越注重校園文化建設。學校檔案工作如何為校園文化建設服務還未引起學校領導和檔案工作部門的重視，這是學校檔案管理急待研究和解決的問題。

一、 研究對象和研究方法

（一）研究對象

依據隨機抽樣原則，以校址在烏魯木齊的中專學校檔案工作為研究對象。

（二）研究方法

1.問卷調查法：根據研究目的，制定并發放調查問卷30份，回收有效問卷26份，有效回收率86.7％。

2.個別訪談法：利用工作關系和業余時間，分別對一些專、兼職檔案工作人員進行訪談。

二、 研究結果與相關數據分析

（一）學校檔案人員

人是管理和服務中最具能動性的因素，專職檔案人員的配備和檔案工作人員的素質直接影響到學校檔案能否為校園文化建設服務。

問卷統計顯示，配有專職檔案員的學校達到92.3％，普遍的情況是每一所學校有一名專職檔案員，絕大多數是女性。專職檔案員從事檔案工作年限較長，五年以下的占7.7％，十年以上的達到76.9％，總體上學校專職檔案員具有一定的檔案管理經驗。專職檔案員中具有本科學歷的達到84.6%，其他為?？茖W歷。

學校專職檔案員84.6％有中級職稱，達到國家對中等學校檔案人員職稱設置的最高級別。針對檔案工作人員能力需求的調查顯示，網絡安全及其維護能力、數據統計和分析能力得到全體檔案人員的認同，與檔案管理數字化、信息化發展趨勢相一致。而檔案人員的學術研究能力以及綜合分析能力的認可度較低，這必將在一定程度上影響學校檔案工作的服務水平。且各學校檔案工作者長期處于相對封閉的工作狀態，造成學校檔案人員工作積極性降低，對學校發生的一些重大事件關注度不高，也對校園文化建設缺少關心，從而影響了學校檔案工作為校園文化建設服務的水平。

（二）學校檔案室建設

用計算機進行編目和輔助檔案管理，可大大提高檔案管理工作水平。隨著現代辦公自動化的普及，產生了大量的電子文件。據調查統計，各學校檔案中照片、光盤等特殊載體的比例低于室藏總量1/4的占69.2％。據統計，目前各學校進行教學檔案數字化目錄級管理的占61.5％，可在網上查閱全文的占23.1％，沒進行學校檔案數字化管理的占15.4％。已建立了檔案室與校史博物館（室）、榮譽陳列室等檔案實體管理與展示為一體的管理的學校占15.4%，正在建設的占11.5%，已經安排計劃籌建的占23.1%。

學校檔案服務和利用水平較低，檔案工作管理和服務僅能提供檢索工具和類別咨詢，缺乏對檔案的編研、加工整理和有效利用。

二、利用學校檔案為校園文化建設服務存在的問題

(一)檔案工作觀念落后

目前，學校檔案工作應成為校園文化建設的手段和途徑，這一思想意識在學校領導層面還比較淡薄，主動積極探索學校檔案管理參與校園文化建設的學校不多。其主要原因是：其一，學校檔案管理為校園文化建設服務屬于新的研究視角，理論研究成果少，影響面窄。實踐層次淺薄，許多領導沒有意識到或不愿意花精力在學校檔案管理與校園文化建設上，而把主要精力放在抓校園工程建設和其他事情上。其二，學校檔案工作者的認識也多局限于收集、整理、查考、憑證幾個方面，對檔案功能的定位則局限于憑證與查考方面。學校綜合檔案室長期習慣于被動工作狀態，形成了內向型的信息管理模式。

（二）學校檔案管理不受重視

學校檔案管理不被重視，學校領導只有在上級部門要來檢查工作時，才象征性地抓一抓檔案管理工作。另外，教育投入缺乏是阻礙學校檔案管理參與校園文化建設重要因素。由于教育資金匱乏，使得學校檔案管理面臨許多問題：其一，利用學校檔案管理參與校園文化建設服務還缺乏基本條件。其二，沒有運用現代辦公技術。其三，開發經費明顯不足。由于資金匱乏，沒有開展檔案信息開發利用工作，只做一些低層次的檔案信息開發利用工作，因為經費的制約，許多對校園文化建設有重要作用的檔案信息，只能長期塵封在學校綜合檔案室的庫房里。

（三）可供開發利用的檔案信息資源不夠豐富

豐富檔案信息資源是滿足校園文化建設開發利用的前提。檔案信息資源的多寡和質量直接影響到檔案信息資源開發的程度。例如檔案工作者在學校檔案收集時，應具有對校園文化建設的敏感性，注意收集實物材料，例如獎懷、獎旗、獎品等，這對于校園文化建設具有特殊的意義。學校檔案信息內容不夠豐富，特別是一些歷史不夠悠久的學校，能夠進行校園文化建設的檔案就更少了。檔案部門要主動地了解校園文化建設的動態，及時地提供室藏相關信息，同時要重視從各類檔案材料中挖掘表現學校精神的檔案信息，使其更好地服務于校園文化建設。

三、利用學校檔案為校園文化建設服務的相關對策

(一)提高認識，轉變思想觀念

1.學校領導要充分認識到檔案資源是校園文化建設的重要資源

檔案是學校的寶貴財富，學校檔案建設和服務應為校園文化建設服務。學校領導特別是檔案工作的分管領導應該轉變思想觀念，把學校檔案工作納入校園文化建設的軌道中。

2.檔案工作者要認識到檔案管理在校園文化建設中的重要性

學校檔案中有很大一部分是記錄和保存學校教育經驗和成果的，與教職員工為學校的發展所做出的貢獻和先進事跡共同匯集成為一種學校精神，是學校進行校園文化建設的精神動力。另一方面，檔案工作者要積極參與校園文化建設，如建立學校榮譽陳列室，主要陳列學校在各項活動中獲得的證書、錦旗、獎杯、獎牌，有本校師生在科研活動中形成的成果、著作，著名人士的題字、題詞以及學校重大事件的圖片等檔案資料。學校通過開放榮譽陳列室，將最具原始、真實、直觀而生動的檔案資料和實物呈現在師生面前，使得學生在傳統文化精神和人文精神中得到熏陶，并激勵他們傳承良好的校風學風，奮發向上，開拓創新。只有這樣，檔案工作才能更好地為校園文化建設服務。

3.廣泛宣傳，逐步建立利用檔案為校園文化建設的方法和手段

檔案管理的根本目的是為了方便利用者更好地利用檔案解決問題。如果校園文化建設的促進者沒有到學校綜合檔案室利用檔案構建文化氛圍的意識，學校檔案管理為校園文化建設服務也難以實現。向學校各級管理部門主動提供檔案室藏目錄，是學校檔案管理為校園文化建設服務的必要方法。如校慶時，檔案室應主動聯系負責領導，提供匯編辦學以來所有畢業生的畢業照，營造良好的氛圍。學校檔案為校園文化建設服務要全面轉變思想觀念，打破檔案信息保密重于利用的陳舊觀念，正視學校綜合檔案室的職能和使命，從解決校園文化建設實際問題的角度，擴大各種合理的檔案信息利用需求和服務。

（二）將檔案管理納入校園文化建設

1.主動提供服務，爭取領導支持

學校檔案工作的生存與發展在于是否充分發揮檔案的功能和作用。要充分發揮檔案的作用，又在于圍繞學校的各項工作及時提供信息服務。學校檔案室有必要將不同時期的校園建筑照片進行匯編，供來校參觀的校友閱覽和收藏。編輯、制作校友榮譽簿，廣泛宣傳畢業生事跡，宣傳本校辦學理念，提升社會知名度。學校檔案的利用和宣傳在校園文化建設中的獨特作用只有發揮出來，才能得到領導的高度重視和大力支持。

2.加強檔案室建設，提供為校園文化建設服務的平臺

學校在制定、落實校園文化建設的規劃時，將檔案管理參與校園文化建設納入學校的常規管理之中，將學校檔案室建設納入校園文化建設工作的范疇，利用學校檔案舉辦校史展覽、修史編志、建立榮譽陳列室，按照規定開放檔案，更好地發揮學校檔案室藏的作用。

3.提升檔案管理人員素質

學校檔案工作者必須提升自身的知識素養，把應歸檔的檔案都收集起來，優化室藏，使利用者能夠方便地利用檔案。要讓更多的人知曉、利用檔案信息，必須充分利用網絡。根據校園文化建設的需要，安排檔案人員參加檔案行政主管部門主辦的檔案信息資源開發業務培訓，使之能更好地適應利用學校檔案為校園文化建設服務的需要。

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