考勤管理信息化

［摘 要］ 在競爭日益激烈的當今，企業如何為加強內部管理，改進工作作風，提高工作質量一直是管理層關注的焦點。本文對企業考勤辦法進行探討。

［關鍵詞］ 管理； 考勤； 制度； 信息

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 05 . 026

［中圖分類號］F272.92 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）05- 0049 - 02

沒有規矩不成方圓，企業要想在一個良好的秩序下運行，必須建立規范的考勤機制，其目的除了能約束職工的行為外，還能起到以下幾個方面的作用：

（１） 規范員工的上下班時間，保證員工的有效工作時間和公司的基本利益。

（２） 作為公司薪資結算的依據，保持公司制度的公正和公平。

（３） 增強公司員工的集體意識，也是企業文化的體現。

（４） 了解員工的工作狀態，合理調度人員，提高效率。

（５） 維護正常生產經營秩序。

要想在企業中推行考勤制度難點很多。

（１） 員工不能正確對待考勤制度，易發抵觸情緒。他們認為考勤制度限制自由，不夠人性，希望用彈性工作制取代八小時工作制，希望通過多發薪酬來調動大家的積極性，而不是把大家禁錮在各自的工作崗位上?？墒?，這種想法太理想化了，其結果必然是自由散漫?？记谥贫鹊拇嬖谑菍ζ髽I利益的一種保護，也是對遵守勞動紀律者的保護，對鉆空子想歪門的人要給予懲罰，決不能因為個人行為，壞了整個企業的形象。

（２） 大型企業職工多，作息班制多，勤務狀況復雜。企業大都設置有兼職的考勤人員，可是單位的人如果太多，班制復雜，則很容易產生混亂，根本就沒有辦法盯住每一位員工，也容易發生不必要的沖突?？记趩T要想把員工的勤務狀況及時準確地反映給管理部門并不容易。

（３） 考勤的尺度不好把握?？记趩T完全可以根據自己的喜好和心情來把握考勤的尺度，制造人情假。

（４） 監管不方便。傳統的考勤表，只有在月底才上報，監管部門不能及時了解勤務狀況。

（５） 獎懲不能落實。筆者調研了許多企業的考勤，大家用得最多的就是考勤表，員工每天在上面簽到，有沒有出勤一目了然?？墒枪P者看未必是“了然”。因為員工的出勤情況只能貼在墻上，給自己看，月底才上繳，監管部門平時根本看不到。而且簽到也很隨意，考勤表不能如實地反映出職工的簽到狀態，即什么時候簽的、有無補簽的情況，傳統的考勤表存在很大問題。

我們想要的考勤應有以下幾個特點：

（１） 反映職工真實的出勤情況，追溯起來要有權威的依據。

（２） 出勤情況可以公示化、相互監督、及時監管。

（３） 能夠避免人為因素造成考勤尺度不統一。

（４） 能夠為合理安排生產提供依據，做到在崗職工人盡其用。

（５） 為薪資結算提供直接的數據。

如何用科技手段來強化考勤制度呢？有沒有一種考勤機制既具備上述特點，又能盡量簡化考勤人員的工作呢？

中鐵寶橋集團有限公司獨創的桌面考勤表就集成了上述所有特點。

我們為每個職工制作考勤卡，建立考勤數據庫（考勤數據庫的大多數信息是借用了人事檔案的信息，管理員只是補充考勤信息），并在個部門并配置考勤機，用刷卡替代手工簽到，然后分析刷卡數據就產生了一張電子考勤表，這樣就可以在網上公示，讓大家監督。

我們提出了廠門加部門的考勤模式，可以這樣理解：

部門的考勤機用作記載職工上下班考勤記錄使用，大門設置出入兩臺考勤機記載職工平時出入廠門的情況。

因為我們企業規模大，部門分散，我們將考勤點設置在崗位附近，考勤機的數量也是由各部門的人數決定，這樣既解決了按點到崗又能分散上下班的人流。我們在廠門口設置了觸摸屏機柜，機柜里面是一臺連接到企業ＯＡ系統的計算機，這樣就可以從考勤服務器上提取職工的姓名、單位、照片等信息并顯示出來，針對職工有使用違規卡的可能，我們還進行了“有效卡”和“無效卡”的語音提示。

這樣的考勤系統是建立在計算機網絡基礎上的，所有的考勤點都要連接到企業ＯＡ系統，通過計算機接收考勤機數據，將數據下載到服務器上；也通過計算機來校準考勤時鐘，讓所有考勤機的時間都和考勤服務器的時間同步?？记跀祿邮盏椒掌魃虾?，通過考勤軟件分析數據，生成考勤表。桌面考勤表繼承了傳統考勤表直觀的特點，可又不是一張簡單的考勤表。這張考勤表可以選擇任意時間段的考勤，表的每一個單元格代表了每個人每天的狀態，考勤員有權對單元格進行重新定義避免意外產生的錯誤，重新定義以后的單元格用紅色顯示證明修改過，這樣可以起到監督作用。在這張考勤表的下面能找到員工的考勤刷卡記錄、廠門刷卡記錄、請假記錄和考勤員對員工刷卡異常的認定。這樣做既直觀又方便靈活。考勤軟件采用分級授權的管理模式，部門考勤員維護自己部門的數據，部門監管可以查看本部門的考勤狀況，人力監管能看到全部的考勤狀況。在這樣一套考勤系統中考勤數據是重點，我們對考勤數據的處理原則是：考勤數據只能標記不能刪除，任何時候都能調出職工的原始刷卡，這樣就保證了考勤數據的權威性，同時也得到了職工的認可。

另外，規范刷卡也很重要。剛才說過，部門考勤機用來考查上下班、大門考勤機用來考查非正常出入，我們規定職工在本部門上下班各刷一次卡，中間的吃飯時間不刷卡，這樣做就減少了刷卡次數避免了記憶混亂，也能減少服務器端的數據。系統考勤的有效時間可以由管理員設置，全廠統一，無效時間刷卡，只用作考勤員維護依據，不作考勤統計用；職工出入廠門必須刷卡，門衛負責監督，發生無效卡時及時登記并通知管理部門進行注冊，門衛有權扣壓無效卡。

請假手續和出入廠門手續由各部門按規定填寫備檔，并在出入記錄上標明，監管部門不定期核對?？记谙到y月底生成勤務狀況報表直接和工資對接。

總之，一切高明的管理手段都是為高效率的生產服務的，考勤也不例外。監管部門在全面及時地掌握員工真實考勤狀況的同時，也能看到生產車間每天的人員調配是否合理。這樣在生產任務飽滿的時候，主管領導不用每天跑現場，坐在家中，打開電腦也能了解到每個班制的人員安排情況，并發出是否增加人手的指示。這樣一套考勤系統在寶橋集團已經逐步得到認可，勞動紀律明顯好轉。