淺談房地產檔案管理的信息化建設

摘要：房地產業是國民經濟實現快速發展的一個重要支柱產業，檔案管理在房地產管理中日趨顯示其重要性。檔案管理曾停留在實物管理階段，不能適應房地產業的快速發展需要，隨著現代科學技術的突飛猛進，檔案管理逐步進入到嶄新的以信息技術為基礎的科學管理階段。

關鍵詞：房地產檔案 檔案管理 信息化建設

隨著我國房地產業以前所未有的規模向前發展，檔案管理在房地產企業管理中日益重要。然而傳統的房地產檔案工作的觀念和方法已不能適應新時代檔案工作的要求，房地產檔案管理面臨著新的挑戰。而以計算機技術為核心的現代信息處理技術對房地產檔案管理必將產生深遠影響，打破了多年來房地產檔案手工記錄、實物管理的傳統模式；而以信息技術為基礎的現代檔案科學管理方法，具有占用空間小、檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。在房地產管理領域中，通過先進的科技手段，可以極大地促進房地產檔案管理模式的重大改變，使房地產檔案管理科學化、標準化、規范化，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化。這樣就提高了檔案管理的水平和利用質量，對房地產經濟發展起到重大的促進作用。針對房地產檔案現代化管理這一必然趨勢，筆者就房地產檔案信念化建設談些粗淺的認識。

1 加速網絡信息化進程是提高房地產檔案管理現代化水平的必要條件

房地產檔案是房地產管理部門在直管公房、私房登記和管理過程中，經過收集、整理、鑒定、保管，按照一定的程序和手續形成的反映房地產權屬關系和狀況的有保存價值的文件材料，是房地產產權歷史和現狀的真實歷史記錄。從業務內容和形成上看，房地產信息管理具有量大、復雜、更新快、用途廣的特點。而傳統的檔案管理方法是依靠人工收集，消耗大、紙質存儲占據空間大、易磨損、手工檢索費力費時，無法滿足動態管理的需要，也無法滿足信息共享，已經不能適應時代的發展。

房地產檔案之所以實行網絡化管理，其優點在于：①獲取信息快，而且途徑多樣化；②實現了圖文的有機結合；③查詢檢索、修改、復查的速度是過去的傳統操作所無法比擬的；④信息儲存能力強；⑤保密性好、壽命長、成本低等。

2 房地產檔案網絡信息化建設遵循的原則

在進行檔案網絡信息化建設過程中，不能盲目蠻干，要把有限的人力、物力、財力等資源合理配置，這就要求遵循一定的原則：

2.1 便捷性

隨著城市房地產交易的日趨火爆，對房地產檔案的查閱要求也日益增多，因此，房地產檔案管理系統首先應該做到滿足日益查閱的各項要求，遵循快捷、準確、方便、易操作的原則，以方便廣大用戶。

2.2 系統性

房地產檔案管理與房產權屬登記管理同屬房地產管理部門的兩個職能，如何將這兩部分更好地結合起來，提高效率，是房地產檔案管理系統的一個極其重要的環節。房產權屬登記的現代化是房地產檔案管理現代化的基礎和前提。在房地產產權交易的管理中要充分利用計算機，對房地產產權登記的收件、初審、復審、審批、發證和財務結算實現現代化的管理，使產權登記過程中收集產生的各種證明直接登記進錄入計算機，再利用其強大的分類組合、檢索、調閱、復查功能來建立完善的房地產檔案管理系統。

2.3 規范性

要訂立統一的規范和標準貫徹始終，以指導具體工作的實施。諸如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內容、掃描好在電腦中的保存格式等等，這對以后提供利用的效率和準確度起著決定性的作用。

2.4 安全性

計算機網絡管理帶來工作效率的提高，同時也對其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服務器機房的配置，防火、防雷措施到位；訂立詳盡的責任制度、安全保密制度;完善權限分級體系，設置網絡防火墻，定期進行數據備份，防止數據信息損失；做好防病毒工作等。只有保證系統的安全順利進行，房地產檔案管理現代化的目標才能得以實現。

3 信息時代房地產檔案工作的新思路

針對房地產檔案管理的信息化建設，我們以科學發展的觀點，開拓創新，獨辟蹊徑，要以新思路對其進行規劃：

3.1 加大投入建立信息化建設的支撐體系。要保證房產檔案工作現代化的實現，政府應有計劃、有步驟地投入，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟、硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

3.2 做好檔案的編研工作，檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務為主題，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據不同的編研內容，把分散的資料，按照利用規律有機地編制起來，以利于檔案資料源的開發利用。

3.3 培養人才，提高檔案隊伍素質。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這樣的人才有著很強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作內涵的需要，因此，必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。這就要求從以下幾方面入手：一是培訓前，做好需求調研，按需要設計內容，將培訓課程內容與工作相密切結合；二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教、學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合；三是增加檔案工作者之間，相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀管理經驗，掌握和運用現代科學的技術手段和方法，更新知識儲備；四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用能力的的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。

綜上所述，房產檔案信息化建設，改變了房產檔案的管理手段，使房產檔案信息順利地與最新技術接軌，實現了房地產檔案跨越時空的發展，既為房地產檔案的應用創造了新的機遇，又使房地產檔案管理事業適應了房地產經濟發展，這是時代進步的要求。

參考文獻：

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[4]《蘭臺世界》.