高校建立電子檔案的實踐與思考

摘要：信息技術的發展推動了電子檔案的建立，文章敘述了高校建立電子檔案的必要性和建立電子檔案的要求，具體分析了高校建立電子檔案過程中出現的問題及解決思路。

關鍵詞：電子檔案 信息技術 檔案管理

0 引言

檔案管理是對檔案實體與檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等過程。紙質的檔案在收集、整理、保管、流通和利用方面存在許多問題，諸如收集整理過程中立卷歸檔不方便，若遇材料不全，事后補齊十分不便，必須重新編頁碼；保管過程中需要占用大量的空間、恒溫的干燥環境、消滅蟲鼠害；流通過程中流轉速度慢，周期長，而且有丟失的可能。所以紙質檔案的管理要耗費大量的人力、物力和財力。

自1946年第一臺計算機問世以來，信息技術的發展日新月異，呈現高速化、智能化、大存貯量等特點，信息技術已經滲透到現代社會的各個領域，高校的檔案管理工作更是如此。

1 高校建立電子檔案的必然性

1.1 信息技術發展推動電子檔案建立 近年來，隨著信息技術的迅速發展同時響應“節能減排”，高校陸續實現了辦公自動化，實行了無紙化辦公，越來越多的文件，特別是部門之內、部門與部門之間的交流基本都是以電子文檔的形式，這些交流的文件大多具有很高的查考價值，必須保存，所以電子檔案的建立無疑是信息技術發展的必然。

1.2 電子檔案維護簡單方便 傳統的紙質檔案在文件的歸檔過程中工作程序繁多，工作量大且枯燥乏味，在文件的查閱過程中也比較困難，必須提供很詳細的查閱條件才能找到，若在立卷中有組卷不合理或者案卷標題不準確查找起來就更加困難了。

電子檔案的建立提供了信息利用的快速途徑，減少了立卷歸檔、信息查找中的復雜過程，大大減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了文件歸檔質量和檢索速度，從而提高了工作效率。同時電子檔案的建立也有利于文件的查漏補缺，漏缺的材料插入文件中很方便，系統自動重新整理，編頁等，免去了紙質檔案增加文件時需拆卷進行卷內文件重新排列、編排頁碼、編抄卷內目錄、重新裝訂等工作。

2 高校建立電子檔案的要求

2.1 硬件的要求 建立電子檔案需要一定的硬件設備：電腦（參考配置：inter酷睿雙核主頻2.0g以上，256M以上獨立顯卡，硬盤500G以上）、掃描儀、帶微距拍攝的數碼相機、DVD刻錄光驅。

2.2 軟件的要求 操作系統推薦采用Windows server 2003，該操作系統延續微軟的經典視窗界面，同時作為服務器操作系統，高性能、高可靠性和高安全性是最大的特點。

2.3 人員的要求 高校電子檔案管理是個新生事物，電子檔案管理員必須具備檔案管理的基礎知識，同時對計算機也必須精通。就高校來講對檔案管理員進行計算機的培訓使其計算機水平達到要求無疑是最完美的解決方案，進而也促進了高校電子檔案管理水平的不斷提高。

3 建立電子檔案可能出現的問題及思考

3.1 存儲介質的選擇 目前應用于電子檔案管理的存儲介質主要有以下幾種：

3.1.1 磁帶 磁帶就是涂有磁性介質塑料薄膜構成的連續的條帶。特點是體積小巧、攜帶方便容量大、成本低、壽命長，但可靠性較差，效率較低；需要加載或倒帶，需在磁帶卷中索數據文件，數據存儲時間在30-50年。

3.1.2 硬盤 硬盤是電腦主要的存儲媒介之一，由一個或者多個鋁制或者玻璃制的碟片組成，這些碟片外覆蓋有鐵磁性材料，每個盤片有兩面，都可記錄信息。硬盤特點是容量大、傳輸速度高、使用方便但防震抗摔性差、數據存儲時間在5-8年。

3.1.3 光盤 光盤是近代發展起來不同于磁性載體的光學存儲介質，用聚焦的氫離子激光束處理記錄介質的方法存儲和再生信息，又稱激光光盤。特點是體積小、重量輕、穩定性好、光盤中的數據不易被修改，但是容量相對較小、備份速度慢數據自刻光盤存儲時間在3-5年。

以上幾種存儲介質各有優缺點，具體使用時可以結合使用，千萬不能將數據單一存在某種介質上，一旦丟失損失無法挽回，可以將數據存在硬盤中，定期備份到光盤中。

3.2 網絡安全性 高校建立了電子檔案后，檔案信息主要在內網傳遞，這種快速傳遞檔案的管理模式一方面給檔案工作帶來巨大的發展機遇，同時也給檔案管理工作提出了新的挑戰。

3.2.1 計算機病毒 計算機病毒通常在移動存儲設備之間傳播，而且具有隱蔽性、自我復制性、潛伏性等特點，破壞力很大，所以在裝有檔案管理系統的電腦上盡量不使用外來移動儲存設備，電腦要安裝殺毒軟件，同時注意及時上網更新病毒庫。

3.2.2 黑客的入侵 任何一臺接入互聯網的電腦都不是絕對安全的，所以用來安裝電子檔案管理系統的電腦應該與外網分開，不得隨意接入外網，并安裝防火墻，用以防止黑客入侵。同時對于安裝電子檔案的電腦應該聘請專門的服務器管理人員來設置，如關閉系統3389端口，設置復雜的管理員密碼等等來防止局域網內部攻擊。

3.2.3 加強保密制度管理 保密性是檔案管理的最基本要求，作為檔案管理工作人員應該對用戶實行有效的監控，保證只有經過授權用戶可以訪問信息，保證電子檔案不被非法復制、修改、泄密等等。要建立管理員定期培訓機制，內容以檔案管理學、網絡安全等為主，提高檔案工作人員的業務素質和道德素質。

3.3 電子檔案原始性的保護 由于電子檔案具有易修改、易復制、易刪除等特點，所以保護電子檔案原始性顯得格外重要，以下幾種方法可有效保護電子檔案的原始性。

3.3.1 加密技術 文件加密是一種根據要求在操作系統層自動地對寫入存儲介質的數據進行加密的技術，只有獲得授權的用戶才可以打開文件，能有效防止文件被惡意篡改，保護了文件在傳輸過程中的原始性。也可以采用軟件加密，如采用WinRAR壓縮并設置密碼，迄今為止還沒有有效的針對設置7位以上復雜WinRAR密碼的破解方法。

3.3.2 光筆簽名技術 光筆簽名技術是使用一種光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來的“筆跡同在紙質文件上的親筆簽名一樣。這種技術在電子文件、電子檔案管理中有廣泛的應用前景。

3.3.3 硬盤防寫技術 采用一些附加的硬件使得未經授權的操作在機器重啟后全部還原。如采用還原卡。還原卡全稱硬盤還原卡，是用于保護計算機操作系統的一種PCI擴展卡。每一次開機時，硬盤還原卡總是讓硬盤的部分或者全部分區恢復先前的內容。換言之，任何對硬盤無授權的修改都無效，這樣就起到了保護硬盤數據的作用。

4 結束語

信息技術日新月異的發展不僅為高校檔案管理信息化提供了資源和技術的保證，而且也會造成高校對電子檔案信息的更大需求，因此高校檔案工作者應抓住機遇，克服困難，早日實現檔案管理的信息化。

參考文獻：

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