時間管理在企業(yè)中的意義和有效利用 郭春和

摘要：大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。

而在一個企業(yè)的時間構(gòu)成中，管理者的時間固然重要，但員工的時間顯然占有更高的權(quán)重——員工的執(zhí)行力直接影響業(yè)績和利潤。員工的工作隨意無序、辦事拖沓，將影響到整個公司業(yè)務的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。因此，作為企業(yè)的管理者，要考慮的常常不是自己一個人或者某個人的時間，而是所有員工的時間。

顯然，要求所有的員工擁有與管理者同等的時間管理能力是不現(xiàn)實的，而若要所有的部門經(jīng)理去幫助他的每個員工做一份工作日志，更是天方夜譚。企業(yè)的時間管理說到底要借助多方面的力量，比如人力資源的監(jiān)管、辦公軟件的輔助，多媒體信息化的應用，并最終形成習慣，這樣才能將企業(yè)的時間管理帶入良性循環(huán)。

關鍵詞：時間：時間管理：企業(yè)管理

中圖分類號：F2 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.03.016

文章編號：1672-04，07(2011)03-057-05 收稿日期：2011-02-21

子在川上曰：“逝者如斯夫!”時間的流逝，對個人而言意味著生命的消耗，對企業(yè)而言，則賦予了更多種復雜的意義。有效的管理者知道，時間是一項限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間。

要提高企業(yè)中對時間的有效利用率和時間管理水平，首先要找出企業(yè)時間耗用的癥結(jié)所在，記錄其時間耗用的實際情形。其次，也是最終的目的和手段，就是要做有系統(tǒng)的時間管理。

一、時間管理的概念

什么是時間?

1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，送給風華正茂的學生們一句話：珍惜時間，不要拋棄學問。

胡適先生的這一番語重心長的話語道出了時間的實質(zhì)——“時間就是金錢”“時間就是生命”“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”。而對于企業(yè)，時間，從某種意義上來說其實就是價值和利潤的代名詞。

世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。一個成功發(fā)展的企業(yè)，一定是個高效運轉(zhuǎn)的企業(yè)，一定是有具備一定時間管理能力的管理者和機構(gòu)。

什么是“時間管理”?

時間管理是在日常事務中執(zhí)著并有目標地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。

時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關的工作，達到“三效”，即效果、效率、效能。

“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行的“管理者自身的管理”。

二、時間管理在企業(yè)中的重要性

大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司當了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一。他獲得了許多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來，正確的管理的基礎是良好的時間管理。

在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢?

由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。

而在一個企業(yè)的時間構(gòu)成中，管理者的時間固然重要，但員工的時間顯然占有更高的權(quán)重——員工的執(zhí)行力直接影響業(yè)績和利潤。員工的工作隨意無序、辦事拖沓，將影響到整個公司業(yè)務的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。因此，作為企業(yè)的管理者，要考慮的常常不是自己一個人或者某個人的時間，而是所有員工的時間。

顯然，要求所有的員工擁有與管理者同等的時間管理能力是不現(xiàn)實的，而若要所有的部門經(jīng)理去幫助他的每個員工做一份工作日志，更是天方夜譚。企業(yè)的時間管理說到底要借助多方面的力量，比如人力資源的監(jiān)管、辦公軟件的輔助，多媒體信息化的應用，并最終形成習慣，這樣才能將企業(yè)的時間管理帶入良性循環(huán)。

這無疑給企業(yè)的CIO們提出了一個新的命題：如何借助信息化工具去優(yōu)化企業(yè)的時間管理?近幾年，時間管理理念不斷被刷新，更是對企業(yè)的信息化部署提出了挑戰(zhàn)。針對企業(yè)時間管理的現(xiàn)狀，專家們建議時間管理部署要從理念開始，并選擇有效的管理工具。

三、制定科學合理的時間管理手段

(一)區(qū)分“西瓜”和“芝麻”

生活中，大多數(shù)人可能不會留意，當事件在時間上發(fā)生沖突的時候，人們通常會按照自己的價值取向來進行取舍或調(diào)整。對企業(yè)而言，也是一樣，只不過，在企業(yè)中，價值是由企業(yè)建立的，而取舍、調(diào)整則多是由個人操作的。這種不一致性，在很多時候直接導致“西瓜”和“芝麻”混淆情況的發(fā)生。因此，在企業(yè)部門內(nèi)建立起員工廣泛認同的價值觀，集體目標，是非常重要的。這種價值觀將被作為員工時間管理／行動管理的依據(jù)。

有效的時間管理，行動管理應該是目標驅(qū)動的行動安排，而這種目標是構(gòu)建在企業(yè)，部門的統(tǒng)一價值觀之上的。

(二)軟件工具支持時間管理理念落地

弄清楚了時間管理的實質(zhì)及價值衡量方法，企業(yè)還需要有效的工具去實現(xiàn)時間管理理念的落地，這樣才能真正從時間管理理念中受益。前面提到，“時間管理的實質(zhì)就是行動管理，就是執(zhí)行、協(xié)作”。當企業(yè)員工有了區(qū)分“西瓜”與“芝麻”的意愿和能力的時候，便是時候上一套管理系統(tǒng)來實現(xiàn)落地了。目前的管理軟件市場，專門針對時間管理設計的軟件鳳毛麟角，但已經(jīng)有不少廠商在產(chǎn)品中嵌入了時間管理功能。企業(yè)管理軟件產(chǎn)品，在同一平臺內(nèi)實現(xiàn)了時間管理與“統(tǒng)一通信”“CRM”的融合應用，致力于為企業(yè)實現(xiàn)“三管”功能，即“管通信、管時間、管客戶”。

當然，企業(yè)在選擇軟件工具的時候還是要考慮自身的業(yè)務實際，甚至有些企業(yè)只需要Excel表格就能滿足行動管理的需求了。不過，這不是重點。軟件工具不是萬能的，如果沒有理念上的部署和指導，軟件工具也只相當于沒有靈性的機械而已，功能的發(fā)揮也會大打折扣。時間管理要真正成功應用于企業(yè)，首先要把前兩步(即時間管理的實質(zhì)及確定事件價值衡量方法)走好。

(三)制作符合企業(yè)特征的時間管理優(yōu)先矩陣

新一代的時間管理理論，把時間按其緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管理的優(yōu)先矩陣。如圖l所示：

緊迫性是指必須立即處理的事情，不能拖延。重要性與目標是息息相關的。有利于實現(xiàn)目標的事物都稱為重要，越有利于實現(xiàn)核心目標，就越重要。

有些事情緊迫又重要，如有限期壓力的計劃；可能有些事情是緊迫但不重要，如有不速之客，或者某些電話；有些事重要，但是不緊迫，如學習新技能、建立人際關系、保持身體健康等。當然有很多事情不重要，又不緊迫，如瑣碎的雜事，無聊的談話等。如圖2所示。

(四)企業(yè)生產(chǎn)活動中浪費時間的各種因素及有效解決措施

1.電話干擾因素

電話干擾會浪費很多時間。許多管理者認為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時間。與電話有關的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會吸引你有很多原因，假設每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負責任的結(jié)論。你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當時所做的事來得重要。

電話干擾的確會給你的工作產(chǎn)生干擾，帶來很多時間的浪費，會影響你的時間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。

①阻絕干擾

很多人就是因為不了解過濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時間里往往都浪費在接電話上。學會過濾電話，阻絕干擾有幾個步驟。

A.處理

如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關的信息。

B.轉(zhuǎn)接

如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團隊里其他能夠協(xié)助的人。

C.暫緩

如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個事情。

D.速辦

如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時間壓縮更短。

如果你沒有助理怎么辦?

那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關你可以暫時切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關鍵性的時間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。

②集合所有電話

在某時間段把電話一起回掉，同時去做別的事情。就是說在這個時間你同時在回電話，就不會受到電話的干擾。

2.用人不當因素

在競爭激烈的社會環(huán)境里，公司改組，縮小規(guī)模，裁減人員的管理方式已經(jīng)司空見慣，管理人員必須會利用較少的員工去完成較多的或至少與過去等量的工作，因為越是競爭，人手越不足，工作量就會越大。管理人員必須學會如何利用較少的人去完成更多的工作，或者說與過去等量的工作。解決方法：

①教導員工善用時間

教導員工善用時間，學習良好的時間管理，告訴他們排除干擾包括來自你的干擾，并示范如何為一天設立目標，以及將這些目標排出優(yōu)先次序的技巧。

②提升員工時間管理的成本意識

改善現(xiàn)有員工運用的情況，如果還是不足，就必須擬定一套職位管理計劃，根據(jù)工作日志做一次詳盡的成本利用分析。現(xiàn)在很多員工比較缺乏成本意識，有的人是為工作而工作，不知道他今天的工作價值，他僅是為了這個公司而上班。所以作為主管，你必須讓你的員工，你的團隊里的每一個人了解時間的成本觀念。你這個月做多少業(yè)績是用多少時間完成的，你每一次的時間成本是多少，透過這種時間成本的訓練去影響他們，讓他們?nèi)ソ邮苡柧殹Ｗ寙T工接受良好的訓練，同時你也可以帶領他們完成每天的工作，對員工發(fā)揮極大的影響力。所謂開發(fā)潛能就是訓練并教導你的員工了解時間的成本意識。

3.社交閑談因素

純粹的社交動機用一句話來講叫做不甘寂寞。需要改變工作的步調(diào)異常和好奇心理，渴望消息靈通，滿足自我，害怕冒犯別人，無法抗拒、喜歡社交的人，工作時間在辦公室里閑談，都是造成浪費時間的原因。解決的方法：

①過濾訪客與電話

來訪的客人要讓秘書首先接待，謝絕與工作無關的人員和電話。

②衡量辦公地點是否恰當

很多大公司設置0A辦公區(qū)，每人一個空間，不要造成員工與員工之間的對話，避免無謂的言談。過去的辦公室是屬于開放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一個人講話大家聽得到，然后辦公室里面你說我說他說，造成了工作效率的降低。

4.權(quán)責混淆因素

權(quán)責，其中權(quán)是指職權(quán)，是完成你所負責工作的權(quán)利；責是責任，是誰有義務做什么工作的問題。

權(quán)責混淆是浪費時間、降低效率的一種最主要的因素。主要表現(xiàn)在：

權(quán)責問題主要是發(fā)生在工作項目的說明上，說明含糊不清就會導致權(quán)責不清。

權(quán)責配合不當，會浪費許多時間，甚至浪費精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)利。解決方法：

(1)定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責得到清楚的界定。

(2)權(quán)責對等。

5.溝通不良的因素

一個群體，一個團隊的士氣是否高昂，彼此之間的融洽度是不是良好，一個重要的原因就是溝通，溝通不良是造成浪費時間的原因。

①不明白事情的重要性

上例中那個秘書主動承攬了一些事情，但她不明白事情的重要性，沒有去溝通，造成了—些不好的影響。

②沒有時間

沒有安排時間，讓大家通過會議或是通過工作以外的時間來溝通，大家彼此表述一下對工作、對目標的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之間沒有互通信息，甚至也不知道如何去協(xié)調(diào)。一個團隊溝通不良，這個單位的主管要負完全責任。

③沒有傾聽

沒有學習傾聽，每個人的工作都是絕對的重要，你說你的重要，我說我比你的還重要，那到底誰最重要呢?所以不知道事情的重要性，因為沒有安排時間來溝通，大家對事情不了解，就是沒有所謂的傾聽。要知道，上帝給你兩只耳朵，就是要讓你多去聽聽別人的意見。

④溝通的目的不明確

有溝通但不知道溝通的目的是什么，為什么事情而去交流、交換信息，或者說是去協(xié)調(diào)。溝通目的不明確也會造成時間浪費。

解決方法：溝通的方式有很多，有電話溝通、口頭溝通、文字溝通、信件溝通等方式。訓練或者培育一個人溝通的技巧，改善溝通的步驟，關鍵是如何去溝通，怎樣去運用溝通的工具。不管用電話也好，語言也好，文字也好，應該選擇什么方法和步驟，要仔細思考。

6.進度失控因素

進度失控造成的浪費時間就是不明白事情的重要性，不知道控制的進度工具，認為完善的計劃會自行達成目標，沒有加強控制及提出適當?shù)倪M度報告。

解決的方法：解決的方法就是擬定計劃。什么時候完成什么事情，由誰來執(zhí)行，完成以后向誰匯報等程序問題，要擬定詳細的計劃。要求自己所有重要的工作都應該有進度報告，每一天都要控制的進度。如果你的進度沒有完善，或者沒有去做進一步的檢查，就會造成浪費時間。

7.管理者浪費別人的時間

這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產(chǎn)生效果的事情?”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時間的浪費。

四、提高企業(yè)管理者自身的時間管理意識

企業(yè)管理者的價值在于將企業(yè)資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)財富與生產(chǎn)效益，并承擔一定的企業(yè)風險和責任。對管理者來說，時間就是效益。在和普通員工同等條件下，管理者的時間管理的能力，將決定企業(yè)生產(chǎn)效率和創(chuàng)造價值的能力，時間管理能力的大小，取決于他們?nèi)绾魏侠淼匕才抛约旱臅r間，來做屬于他本人該去做的重要事。

(一)工作事務的分類及工作的重心

當企業(yè)達到一定規(guī)模時，大小事務千頭萬緒，我們按“重要性、緊急性”將其分為四類：

第一類緊急重要的事：指企業(yè)突發(fā)事件、矛盾的協(xié)調(diào)、日程緊迫的任務和問題等；

第二類不緊急但重要的事：指企業(yè)經(jīng)營分析評估、企業(yè)規(guī)劃、機制或制度建設、文化建設、各種計劃工作、各種預防工作、^際關系維護、授權(quán)委托]：作等；

第三類緊急不重要的事：可授權(quán)的日常事務、被人詢問打擾的電話、接待來訪、例行會議的出席等；

第四類不緊急不重要的事：與工作無關的郵件處理、看雜志、上網(wǎng)聊天、瑣事等。

管理者都明白：第四類不緊急也不重要的事盡可能少做或不做；第一類、第三類是急事，一般都會習慣性花精力去做；而第二類是不緊急的事，是解決遠期問題的事，是費時、耗智、需要大量時間投入、短期內(nèi)難現(xiàn)效益的事，所以往往容易被緊急事情擠掉。相當多的人知道它重要，但總是力不從心。

事實上，他們忽略了緊急事情與重要事情之間有著相互轉(zhuǎn)化的關系。當?shù)诙愂伦龅轿涣耍喈斢陬A防工作做好了，第一、三類緊急事就會明顯減少，企業(yè)家做低產(chǎn)能的事也隨即減少。

所以筆者認為企業(yè)管理者應該成為時間管理專家，時間管理能力決定了企業(yè)資源的轉(zhuǎn)化率。

(二)合理分配工作時間。才能使工作價值最大化

企業(yè)家應如何有效分配自己的工作時間，使自己在企業(yè)經(jīng)營活動中價值最大化?通過與多名成功企業(yè)家、管理專家研討，結(jié)合自己多年的創(chuàng)業(yè)實踐經(jīng)歷，我認為企業(yè)家的工作時間作如下分配較為合理：

第一類緊急重要的事控制在20％以內(nèi)(普通人一般均超過25％左右)；

第二類不緊急但重要的事占65％左右(普通人一般不足20％)；

第三類緊急不重要的事控制在15％左右(普通人一般超過50％)；

第四類不緊急不重要的事控制在1％以內(nèi)(普通人一般在5％左右)。

企業(yè)成長的同時，管理者的管理理念應與時俱進，每一個管理者和員工的時間就是企業(yè)的效益，企業(yè)管理者應盡可能將自己的精力與時間，投入到企業(yè)不緊急但重要的事上，當時間比例提高到60％以上時，企業(yè)的運行就能有條不紊，緊急的事就會明顯減少，企業(yè)就會逐步進入良性的運行和發(fā)展軌道。

我們生活在當今的快節(jié)奏年代，“快”是競爭的核心。任何企業(yè)正常營運，必然會產(chǎn)生問題，一旦發(fā)生問題就需要我們立即解決。偶爾的急情發(fā)生不是太大的問題，但是當急情變成了我們的日常事務，就成為大問題了。如果我們常感到永遠無法去做自己想做的重要事情，那么我們的人生就會被這種充滿急情的節(jié)奏所控制。

而與上述情況恰恰相反，我們在實際的工作和生活中最重要的事通常是不緊急的事。比如企業(yè)項目規(guī)劃，健全管控體系，完善適合企業(yè)員工發(fā)展的激勵機制，各種計劃、培訓和指導，委托授權(quán)工作，人際關系維護，各種預防工作等等，這些都是重要卻不緊急的事，而恰好都屬于第二類事。

合理安排自己的時間，永遠先做最重要的事，而不是讓時間來支配我們，讓自己總是處于“救火”狀態(tài)。當你能夠切身領悟這個道理時，成功已悄然隨后。