遮述高校圖書館文件\\檔案資料的管理

摘要：高校圖書館工作離不開有關圖書館文件、檔案資料的咨詢參謀作用。在制定和完善規章制度、決策某方面重大問題、搞好總結等工作中，常需要查找參閱有關圖書館的文件、檔案資料，而有時由于這方面工作管理不規范，致使急需的材料找不全，嚴重影響了工作的順利進行，因此加強高校圖書館文件、檔案資料管理的研究，不斷提高其管理水平，充分發揮其作用，適應當前高校圖書館創新發展，優化圖書館工作效果，就顯得非常重要，這也是本文所關注的出發點。

關鍵詞：圖書館 檔案 管理

一、加強高校圖書館文件，檔案資料管理的重要意義

一談到文件、檔案資料等管理工作，人們很自然地想到這是人事、組織部門的事，高校圖書館還要搞什么文件檔案資料管理，似乎很難理解。這種忽視高校圖書館文件、檔案資料管理的片面認識，對搞好高校圖書館管理工作是十分不利的。

一個學校的圖書館工作要根據有關改革、教育方針及評估等文件要求，以及各學校管理實踐和經驗，提出有效的創新發展措施，以提高工作質量和工作規范化水平，全面完成圖書館檢查評估任務。要實現其目標，就不可能離開文件、檔案資料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整個圖書館工作管理水平的高低。因為在制定學校圖書館工作計劃，圖書、期刊采購征訂計劃，實現網絡系統管理、電子圖書期刊借閱制度、館員隊伍建設以及搞好某方面工作的總結等等，需要經常查閱國家教委、省市教委以及學校的有關文件，同時有時還要經常查閱兄弟省、市、和本省、市學校同行的有關做法等資料，為圖書館評估、決策某項事情和工作做重要的參考依據。筆者認為，高校圖書館本身每年積累的重要工作資料更十分珍貴，高校圖書館工作可以通過這些資料看到以往工作的成績和所存在的問題，結合當前新形勢發展和任務提出改進措施，制定新的工作方案和有關規章制度，切實可行地搞好高校圖書館工作。因此，對高校圖書館文件、檔案資料的科學有序管理，充分發揮它的重要性及作用，對提高整個高校圖書館工作的管理水平和效果，全面完成評估任務確實有著重要的實際作用。

二、高校圖書館文件，檔案資料管理的具體內容

高校圖書館文件、檔案資料管理的內容十分豐富，面較廣泛，而且性質、類別、層次較為復雜，但彼此又是相互聯系、互為補充的統一體，都在為完成學校工作任務發揮重要的咨詢作用。應該根據高校圖書館工作的內容要求以及所要達到的目標確定高校圖書館文件及檔案資料管理的具體內容。筆者認為有以下幾點。

1、上級有關部門下發的方針政策方面的文件和有關圖書管理工作的文件材料。如：關于專業技術職評聘的有關規定及圖書館工作暫行規定，高校圖書館評估標準。

2、上級或兄弟單位發的各種來函文件、有關各學會學術研討、交流的會議通知及交流的有關資料。包括省內外各高校普通圖書館建設發展的前景、群體工作總結、經驗匯編、圖書館學術論文報告會的論文等。這些對于溝通兄弟院校圖書館工作信息，取長補短，互相學習，完善改進提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內容。

3、高校本身制定的一系列的計劃、規劃、規章制度是高校圖書館文件、檔案資料最基本的內容。它應包括：首先是高校圖書館的總體規劃和近期計劃，檢查評估要求，以及館員業務進修和研討活動等有關規定；其次是高校圖書館管理人員的有關規定，例如：職務晉升考評要求，崗位責任制的規定等等；再次就是圖書情報、期刊及設備器材征訂預購函件的歸檔，也是不容忽視的，它對溝通信息、掌握學術動態、圖書動態及設備器材的發展趨勢，銷售行情，避免時間和經費的浪費有著重要的作用。

4、本單位制發的有關圖書管理工作的文件材料；本單位圖書館發展概況、館藏圖書目錄；圖書經費的使用情況及每年度購進的圖書目錄；高校圖書管理工作的年度工作計劃及總結和在圖書管理工作中形成的重要實物資料(包括各種獎勵證書及獎牌等)。

5、本部門自己制訂和下發的通知要求及有關信息資料等。

上述幾點是圖書館文件、檔案資料管理中不容忽視的內容，對完善改進提高高校圖書館的工作，有積極影響和促進作用。

三、如何進行高校圖書館文件，檔案資料的管理

1、要及時制定有關圖書館文件檔案資料的具體管理規定和措施。

2、健全高校圖書館文件、檔案資料管理人員的崗位責任制，并安排有事業心強、熟悉檔案資料管理業務及有一定工作經驗的人員來做此項工作。

3、管理人員要優選本圖書館文件及資料的存檔內容。國家、省、市、高校需要管理的文件、檔案資料的內容相當多，要把所有的文件檔案資料都立卷歸檔是有困難的、不現實的，也是沒用必要的，因此要有重點地選擇。我們認為應該遵循下述原則首先選擇中央、省市下發的有關文件，因為層次超高文件相對越少，而且是越重要；其次是選擇和我們高校圖書館工作管理最為密切的文件資料；再次是要選擇近期的內容；最后就是根據文件資料的歷史價值、發揮作用的時間，不斷更新、取舍或按要求向有關部門進行移交部分文件、檔案資料。

4、要按文檔資料發放單位的層次、按高校各項圖書館工作的任務和性質分類、編號、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關圖書館工作、群體管理工作、業務研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。

5、要創造必要的文檔管理條件，也就是要有文檔管理室及堅固可靠的文檔管理卷柜，特別對保密文件同、材料要重要妥善保管。

6、要有嚴格的文檔資料管理借閱制度，這一點是最為重要的，要發揮文檔管理人員的職權作用，在聽取群體人員意見的基礎上制定文檔管理借閱制度。決不能因為出借手續不健全或借閱者不負責任而造成某些文件、檔案資料特別是重要資料的遺失及損壞。

此外增強圖書館工作人員對文件、檔案資料管理的意識，處理好與圖書館本身工作的關系，圖書館管理工作繁多，容易忽視對文件檔案資料的收集和積累，時間一長，對立卷工作帶來困難。尤其當前圖書館工作不斷向現代化、科學化、社會化發展。信息的交流、辦公自動化的提高及資源共享的實現，更離不開各種檔案資料及文件的支撐。實踐證明，只有重視圖書館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書館正常工作與檔案管理的矛盾，及時積累素材，節約時間，存檔有序，才能使圖書館管理工作產生更大的經濟效益和社會效益。

同時還要注意到應該遵循的宗旨就是充分發揮文檔資料的作用，能使這些死的文件及檔案資料變成活的財富，充分發揮它的參謀咨詢作用。方便大家查閱及使用，不要把文件檔案資料管理死了，要提高文件及檔案資料的使用效率，為搞好高校圖書館全面工作服務。

綜上所述，隨著科學的發展及進程，高校圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，內容也隨之豐富多樣。管理的手段也在不斷提高，應引起我們業內人士的高度重視。與時俱進，在高校圖書館管理工作中，按照國家檔案法的規定和要求，把更多的新內容充實歸檔，確保檔案質量和齊全，更好地為教學服務。在新的實踐中不斷加以研究和探索，積累經驗，充分發揮其文件和檔案資料的效益，為高校圖書館的管理工作再上新臺階。