基層管理者勝任力模型分析

覃 昆

(廣州科技貿易職業學院,廣東 廣州 511400)

基層管理者勝任力模型分析

覃 昆

(廣州科技貿易職業學院,廣東 廣州 511400)

基層管理者在組織經營管理中起著承上啟下的作用,是企業戰略的執行者,其能力的快速提升和能力的延續性已經成為企業戰略實現的關鍵環節,它是企業可持續發展的保證。勝任力模型為認識和理解基層管理者角色提供了新的視角,本文針對基層管理者的特點建立基層管理者勝任力模型,為各類企業基層管理者的招聘、選拔、培訓、績效考核、薪酬管理等提供有力的依據。

基層管理者;勝任力;勝任力模型

基層管理者又被稱為基層主管。主管是一個含義比較廣泛的概念。在不同性質、不同規模的組織中,主管可能是一位高層領導,如企業的CEO、總裁等,也可能是一位中層干部,如經理、總監等,更有可能是一位基層主管,如班長、組長等。通常在管理學的有關書籍中,將管理分為以下四個層級,分別是:經營層、管理層、督導層與作業層。所謂基層管理者即基層主管,是指在企業中處于督導層級,負責直接與一線作業層接觸并指導其正確有效工作的人員。他們在不同的企業中的稱謂可能是班長、組長、隊長、領班等等。基層主管是第一線管理人員,是一線從業人員與中高層管理人員之間的橋梁。他們直接影響作業人員的工作表現,并引導作業人員完成組織給予設定的業務目標。如果把中層管理者比喻為球場上的教練,那么基層管理者就是球隊隊長,他不僅要在場上指揮和組織隊友共同進攻,更要身先士卒地沖鋒陷陣,他在團隊中所能發揮的作用可不一般。因此,面對紛雜多變的經濟環境,企業基層管理者的選拔、培養和評價,是企業人力資源管理工作中不容忽視的重要環節。基于勝任力的人力資源管理模式則提供了解決這一問題的全新視角。

勝任力最早是由美國哈佛大學教授戴維·麥克米蘭(David·McCleland)在1973年提出的,他認為應重視實際影響績效的能力,而非智商。勝任特征是指“能將某一工作中的表現優異者與表現平平者區分開來的個人的潛在的、深層次特征,它可以是動機、特質、自我形象、態度或價值觀、某領域的知識、認知或行為技能——任何可以被可靠測量或計數的,并且能顯著區分優秀績效和一般績效的個體特征。”它包含三個重要方面:一是與績效關聯,可以預測員工未來的工作績效;二是其動態特征,與任務相聯系;三是其區分性,能夠將績效優異者與績效平平者區分開來。而勝任特征模型則是勝任力概念在管理科學中的應用,是指擔任某一特定的任務角色所需要具備的勝任特征的總和。勝任力理論從提出開始就得到了學術界的認可,并在國外企業的人力資源管理中得到了廣泛的應用。實際上,勝任力模型已發展成為從企業戰略發展的需要出發,以強化競爭力,提高實際業績為目標的一種獨特的人力資源管理的思維方式和工作方法。近年來,基于勝任力特征的人才測評方法在中國也逐步興起,作為企事業單位選人、育人、用人、留人的標準。本文主要分析和探討基層管理者勝任力模型的建立及優秀基層管理者的勝任特征。

1 基層管理者角色分析

1.1 基層管理者特征

一位基層主管的任職,可能是因為其有較高的學歷、較老的資歷、出色的技術水平、良好的人際關系、優異的業績表現或者是得到某位領導的賞識,但升任主管的原因并不能保證其成為一個優秀的基層主管,甚至不能保證一定能勝任基層主管的職務和工作。成功的基層主管必須具備一定的特征:一是具有積極的心態。具有積極心態,才能有積極的人生,才能使主管的部門充滿活力;二是對自己進行正確的定位。基層主管是管理者而不是官員,管理者是引導別人去做事情,而官員是憑借權威讓人不得不做事。因此,基層主管要對自己進行正確的定位,把自己看成是一個管理者,而不要把自己看成是一位官員;三是具備一定的能力。基層主管要勝任自己的工作,必須具備一定的能力。一般而言,基層主管應具備三個方面的能力:專業技術技能、人際處理技能和概念方面的技能;四是勇于承擔責任。

1.2 基層管理者的角色

角色是指人們對某一職位所期望的一系列行為。20世紀60年代末加拿大著名管理學家明茨伯格就通過對有關管理人員的研究,提出管理者在企業中所扮演的角色往往不是單一的,一般的管理者的角色可以分成三大類:第一類是人際關系角色,管理者需要扮演領導者、聯絡者和掛名首腦;第二類是信息角色,分為監聽者、傳播者和發言人;第三類是決策角色,包括企業家、問題處理者、資源分配者和談判者。而基層管理者是企業中的“兵頭將尾”,他是員工的上級,是高層、中層管理者的下屬,同時也是同級管理者的同事。因此基層主管在組織中扮演著三種鮮明的角色:作為下屬的基層管理者,作為上司的基層管理者,作為同事的基層管理者。(如圖1示)

基層管理者角色Fig.1 The roles of first2line managers

(1)作為下屬的基層管理者。基層管理人員的職位和職權來自上司的任命,直接管理著影響公司形象、產品質量、服務品質的一線員工。因此,基層主管一方面要堅決服從并嚴格執行上級決定,必須在其職權范圍內行事,另一方面要始終嚴于律己,寬以待人,為員工樹立好榜樣。對待上司,應做到主動匯報工作,對上司的提問有問必答,加強溝通,不斷努力學習充實自己,正確理解領導意圖,并毫無怨言地接受任務,虛心接受批評,杜絕犯相同的錯誤,有大局意識,主動幫助他人,能主動地對自己的業務提出改善意見,讓自己的工作令上司放心、省心,讓自己的事業蒸蒸日上。

(2)作為上司的基層管理者。作為上司的基層人員,是企業的管理者,領導者和教練員。首先要管好人,更要管理好企業的一切資源。這就要求基層主管具有勇于負責、開拓進取的實干精神,傳承抓實事、求實效的工作作風。養成大處著眼、小處著手的工作習慣。不光有宏觀決策,更要有從小處著手,親自解決好具體實際問題的技能,帶領員工們出色完成工作任務,履行崗位職責。員工素質的高低從根本上制約著一個企業的興衰,作為基層主管,另一重要工作是引導員工利用書籍和各種媒介接受新的信息,不斷補充知識積累,同時還要不斷完善各個層次的學習培訓制度,不斷提高各類人才履行崗位職責的能力和水平。

(3)作為同事的基層管理者。作為同事的基層主管,要加強學習理解公司的體制機制和各崗位職責,尤其是要注重學以致用,把勤勤懇懇學習與兢兢業業工作有機結合起來,應用所學知識解決實際問題。工作過程是與同事接觸的過程也是學習過程。必須把實踐與學習結合起來,不斷拓展學習內容和范圍,提高學習的實際效果。面對同級是合作者,站在他人立場上,了解他的需要,并盡力提供配合。一切從大局出發,不要只關注本部門利益;把握雙贏原則,實現互利互惠;真誠相待,互相尊重。

1.3 基層管理者的職能和責任

基層管理職能至少包括以下五個基本方面:計劃、組織、領導和激勵、控制、協調。

基層管理者每天都承受著沉重的壓力,需要處理繁瑣的工作,所有這一切,都是為了履行自己的職責。不同企業、不同部門的基層管理者所擔負的職責各不相同,但一般而言,這些職責可以總結為六個方面,即對公司的職責、對部門的職責、對員工的職責、對其他部門的職責、對顧客的職責、對社會的職責。

2 基層管理者勝任力模型分析的方法和步驟

分析基層管理者勝任特征和構建其勝任力模型采用文獻查閱、行為事件訪談與問卷調查等方法。首先,在大量的文獻查閱的基礎上,設計訪談問題及調查問卷,接著,采用行為事件訪談的方式收集資料。行為事件訪談是一種開放式的行為回顧探察技術。讓被訪者以說故事的方式,找出并詳細描述他們在工作中最成功和最不成功的事,這些事件最能體現他們的工作職責。通過一系列問題,如:“這件事或這個情景是怎么發生的?”“有哪些人參與?”“事情發生時您當時是怎么考慮的?”、“您采取了什么措施?”“最后的結果如何?”等,收集被訪談者在代表性事件中與行為結果直接有關聯的具體行為和心理活動的詳細信息。并且在訪談中詢問被訪者成功的主要原因以及詢問他們認為勝任基層管理者的工作需要具備的技能和素質,以此來確認基層管理者的勝任力特征,內容涉及基層管理者在工作過程中體現出來的溝通能力、組織協調能力、學習能力、團隊合作能力等各個方面。隨后,根據基層管理者的勝任力特征編制調查問卷并進行調查,進而分析基層管理人員勝任力結構。最后,對研究結果進行分析和討論,建立基層管理者勝任力模型。

3 基層管理者的勝任力模型

基層管理者實施其職責仍需要概念技能、人際技能和技術技能。具體而言,出色的基層管理者對人具有正面的積極的影響力,他們通過非凡的個人影響力使員工、合作者和顧客自愿地去做某事,要想具有這種影響力,必須加強自身素質的修養,而具備和提高以下幾種能力對基層管理者尤其重要。

(1)正確理解工作任務并組織實施的能力。基層管理者是上級決策的執行者,又是一線員工的領導者,更是負責本部門績效的人。要取得好的工作績效,第一步是正確理解上級下達的工作任務,要求基層主管具有較強的領悟能力,以便“做正確的事”并“正確做事”,往往需要從組織全局出發考慮問題;第二步是將工作任務科學合理地分解,需要基層管理者具有較高的計劃和決策的技巧,實現“做好20%的重要工作,等于創造80%的業績”。第三步統籌工作安排,確保達成工作目標,要求基層主管靈活運用領導和控制技能,公平安排工作,把工作與員工自身條件相聯系,把握控制力度,借助目標管理實現員工自我控制。

(2)專業的技術能力。基層主管屬一線管理人員,他們直接指揮和監督一線員工,保證上級下達的各項任務的完成,技術性工作是其極為重要的工作職責。基層管理者應掌握的技術技能包括:專業性的知識,對專業問題的分析能力和對專業工具及專業技術的熟練使用,還有對專業新知識和專業管理新理念的主動學習和運用的能力。

(3)指導員工工作的能力。基層管理者應指導員工各展己長,發揮最大潛力,和員工一起并通過員工去工作,及時解決工作過程中遇到的困難和疑惑,從而有效率和有效果的實現工作目標。

(4)分析、解決問題的能力。一般情況下,要判斷一位基層管理者是否優秀或合格,主要看他解決問題的能力,關鍵在于其發現問題、分析問題、提出對策的能力。在自己權限內可以解決的問題,應積極制訂解決方案,充分調動員工的積極性,共同解決問題;在自己權限外的問題,應及時將問題整理報告上級,請求上級幫助解決。更重要的是對待工作中的問題應具有防微杜漸的能力。

(5)激勵員工的能力。現代企業管理中,基層主管面臨的管理環境越來越復雜,面對這種情況,管理者一定要優化工作方法,多開動腦筋,運用工作技巧,善于觀察、理解、掌握員工的心理,發現員工的工作能力,因材適用,了解并滿足員工的需要,以達到激勵下屬的作用。

(6)與人溝通和協調他人的能力。基層管理者的大部分時間都必須花在協調工作上,協調不僅包括上下級,部門與部門之間的共識協調,還包括與客戶、關系單位、競爭對手之間的利益協調,任何一方協調不好都會影響目標計劃的完成,因此必須具備良好的溝通協調能力。有效溝通的關鍵是尊重對方,聆聽對方的心聲;協調的關鍵則在于能否站在對方的立場上看待和思考問題,只有通過換位思考,才能更有效地與他人協調,實現共贏。

基層管理者在組織經營管理中起著上傳下達的作用,是企業戰略的執行者,是企業生存的基石,也是企業可持續發展的保證,對企業的未來發展具有強大的驅動作用。勝任力模型的建立有助于培養和提高組織中基層管理者的核心勝任力以及戰略績效管理的能力,并通過他們來帶動所有員工有效地執行組織的戰略,最終實現組織的戰略目標。本文針對基層管理者的特點分析了基層管理者的勝任力特征,為組織選拔、聘用和考核基層管理者提供一定的理論參考,對于基層管理者勝任力模型在現實中的應用以及在不同的管理情境中的差異,尚有待進一步探索。

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Analysis of Competency Model for First-line Managers

QIN Kun
(Guangzhou Vocational College of Technology&Business,Guangzhou 511400,China)

First-line managers play a role in connecting leaders and staff in organization management,who are the executors of enterprise strategy.The advance and continuity of first-line managers’abilities have already become the key factor to realize the enterprise strategy,which is the guarantee of continues development of enterprise.Competency model gives a new standpoint to understand the roles of first-line managers.This article sets up a competency model and provides an effective evidence for recruitment,selection, training,performance appraisal and salary management aiming at the characteristic of first-line manager. Key words:first2line managers;competency;competency model

C 933.2

A

167127880(2011)0620069204

2010-10-19

覃 昆(1974— ),女,講師,研究方向:工商管理,高職教育。