國內(nèi)十所高校跨校區(qū)分館建設情況調(diào)查分析*

□陶新權(quán) 孫青 高雪青 楊曉光

國內(nèi)十所高校跨校區(qū)分館建設情況調(diào)查分析*

□陶新權(quán) 孫青 高雪青 楊曉光

采用問卷調(diào)查法,從分校區(qū)的規(guī)模和定位、分館的基礎設施建設、文獻信息資源建設、服務方式、管理與人員配備等5個方面對國內(nèi)10所高校跨校區(qū)分館建設情況進行調(diào)查研究,總結(jié)出可借鑒的經(jīng)驗,為其他面臨新校區(qū)分館建設的高校提供決策支持。

分館建設 圖書館 調(diào)查分析

“總—分館”的圖書館發(fā)展形式源于西方國家,它以有效利用資源、提高服務效益為目的,通過一體化和專業(yè)化管理,實現(xiàn)體系內(nèi)各級圖書館之間的資源共享和服務互動,充分體現(xiàn)了管理機制和運行機制的合理性與適用性[1]。20世紀末,這種模式越來越受到國內(nèi)圖書館界的關(guān)注。

目前,國內(nèi)圖書館“總—分館”形式分為三類:一是基于新校區(qū)的建設而出現(xiàn)的跨校區(qū)圖書館總分館形式;二是基于院校合并而出現(xiàn)的總分館形式;三是基于院校內(nèi)部以院系、學科為特色的館藏建設而出現(xiàn)的總分館模式[2]。本文的研究以第一類形式為主,以期對其他面臨同樣情況的高校圖書館的分館建設與發(fā)展有所助益。

1 產(chǎn)生背景

近年來,隨著高等教育改革的不斷深人,高校通過合并或擴建而形成多校區(qū)辦學的新模式已經(jīng)成為我國高等教育發(fā)展的趨勢。無論是多校合并模式還是建新校區(qū)擴大辦學規(guī)模的模式,高校圖書館都面臨著多校區(qū)辦館的新局面。目前,我校除了原有校區(qū)以外,又在沙河新建了一個校區(qū),形成了兩個校區(qū)辦學的局面。我校兩個校區(qū)的館藏文獻資源都是全校圖書館文獻資源保障體系的重要組成部分,必須有效整合與合理布局,充分發(fā)揮館藏特色和優(yōu)勢,形成高度融合、結(jié)構(gòu)合理、體系完整、布局科學的總—分館文獻資源保障體系,才能適應多校區(qū)辦學的跨越式發(fā)展。然而,分館建設存在諸多難點,尤其在建設初期,分析這些難點,借鑒其他院校的成功

經(jīng)驗具有十分重要的意義。

1.1 新校區(qū)建設帶來多館之間文獻分散收藏與重復配置的矛盾

多校區(qū)多館制下圖書館館藏布局的特點是根據(jù)各校區(qū)讀者的需求情況對文獻資源進行分散收藏。其目標是通過文獻在各校區(qū)的合理分配盡可能使各校區(qū)館藏文獻的品種和數(shù)量滿足本校區(qū)讀者的需求。但是大學生讀者需求的共同性和多樣性的同時并存使得這一理想目標在實際工作中實現(xiàn)起來卻十分困難[3]。勢必帶來經(jīng)費的緊張和庫容的壓力,這就形成了一校多區(qū)體制下圖書館總—分館文獻分散收藏和重復配置的矛盾。

1.2 校區(qū)間距離對讀者利用文獻的障礙

分散收藏和重復配置矛盾的存在客觀上要求校區(qū)間文獻能有效共享,校區(qū)間的距離以及來往的方便程度制約了資源共享的效果。多館模式下,由于館址分散,館藏空間分割,讀者利用文獻資源不便。文獻的復本量普遍減少,無法兼顧各校區(qū)讀者對文獻的全部需求;加上多校區(qū)讀者對象的復雜性以及學科專業(yè)的特殊性,也無法保障讀者對全部文獻的需求[4]。如何采取措施克服或減輕這種因距離而造成的資源共享障礙,是緩解多館模式下文獻分散和重復配置的矛盾的首要問題。

2 研究對象與方法

2.1 研究對象

參考2010年1月6日中國校友會網(wǎng)和《21世紀人才報》公布的中國大學排名,我們對第1至50名中設有分校的高校作了分析,選擇出12所具有代表性的高校作為本次調(diào)研的樣本。

采用電子郵件、電話訪談等方式將問卷下發(fā)給12所高校的圖書館,問卷12份,回收10份,回收率83%,有效率100%。

2.2 研究方法

收集已有的總分館制研究文獻,歸納整理學者們的研究,確定從分校區(qū)規(guī)模和定位(4道題)、分館的基礎設施建設(5道題)、文獻信息資源建設(6道題)、服務方式(4道題)、管理與人員配備(11道題)等5大方面設計開放式問卷。

3 結(jié)果與討論

3.1 分校的規(guī)模和定位

調(diào)查結(jié)果顯示,10所高校關(guān)于分校區(qū)學生層次的定位分為三種類型。第一類,以學生所在年級進行區(qū)分,大部分學校是將本科生或本科生部分年級遷往新校區(qū),這類學校有:中國政法大學、北京化工大學、北京理工大學、中央財經(jīng)大學;第二類,以學科為劃分,將部分學院或?qū)W科從本科到研究生所有層次的學生整體遷入,這類學校有:西安交通大學、上海交通大學。第三類,上述兩種類型兼有,這類學校有:浙江大學、南京航空航天大學。有超過半數(shù)的高校將部分國家重點實驗室遷入新校區(qū),見表1。

3.2 分館的基礎設施建設

調(diào)查結(jié)果顯示,有7所院校在新校區(qū)已擁有獨立館舍,3所院校在新校區(qū)設置了臨時圖書館,使用教學樓的部分樓層作為圖書館或與學校其他功能部門(如學生服務中心)共同運營。

各高校的新校區(qū)辦學規(guī)模不一,對于圖書館新館的定位不一,導致各高校的分校區(qū)圖書館建設在建筑面積和資金投入上存在比較大的差異。分校區(qū)圖書館館舍面積在1萬平方米以上的有6所高校,這些高校的新館電子閱覽室的計算機配備均在100臺以上。其中,浙江大學、上海交通大學、南京航空航天大學對新館的資金投入力度較大,分別為1.5億元、3億元和1.13億元。

表1 各高校分校的規(guī)模和定位

從分校區(qū)圖書館的部門設備和館舍內(nèi)部各個功能區(qū)域的劃分情況來看,擁有獨立館舍的新館,一般來說部門設置比較齊全,功能區(qū)域劃分相對明晰。例如西安交通大學分館的部門設置和館舍內(nèi)部功能劃分與總館一致。大部分高校圖書館在分館機構(gòu)方面,均設置了一些常設部門,如流通部。以南京航空航天大學為代表的一些高校圖書館選擇將總館的信息服務、辦公室工作等功能延伸到分館,包括北京理工大學、中國政法大學、浙江大學在內(nèi)的一些高校選擇在分館單獨設置館辦公室或咨詢部等。

北京理工大學、浙江大學、上海交通大學還在新校區(qū)分館啟用了一些自助服務設備,以提高分校區(qū)圖書館的服務效率,以較少的人工服務較多的讀者。上海交通大學采用的自助服務設施主要為自助復印設備(復印、打印、掃描一體機);浙江大學在分館內(nèi)采用了自助借還儀、自助打印復印掃描、自助超期罰款、自助上機,近期還計劃在分館增添自助取預約書設備,自助服務平臺;北京理工大學圖書館在良鄉(xiāng)分館配備了6臺自助借還機,運行一段時間的服務數(shù)據(jù)表明,自助借書的冊數(shù)已占到總借書量的86%,自助還書量占到了總還書量的63%。這些館的服務經(jīng)驗充分表明,應用圖書自助服務設備能夠提高分館運行的效率。

3.3 分館的文獻信息資源建設

根據(jù)表1和表2中各高校分校學生人數(shù)和圖書庫存量之比可知,生均圖書占有量達到標準的有首都經(jīng)貿(mào)大學和西安交通大學,均達到100冊以上。

調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn),絕大多數(shù)圖書館均根據(jù)分校區(qū)的院系、專業(yè)設置情況對館藏圖書進行配置,并根據(jù)學校的院系調(diào)整、專業(yè)需求對圖書配置進行隨時調(diào)整。所有高校均通過總館采編部自采自編,統(tǒng)一編目工作完成后,根據(jù)分校區(qū)讀者的年級、專業(yè)調(diào)撥圖書。而對于時效性較強、采購頻率高且周期固定的報刊類文獻,大部分高校都選擇通過分校所在地郵局或通過小紅帽訂購,節(jié)省運輸?shù)娜肆拔锪Α?/p>

3.4 分館的服務方式

分館的借閱流通工作和總館基本沒有區(qū)別,執(zhí)行總館制定的借閱規(guī)則。除此之外,受訪的高校圖書館中有4所提供向校本部圖書館的委托借閱服務,包括北京科技大學、北京化工大學、北京理工大學和中央財經(jīng)大學。其中北京化工大學響應讀者的委托借閱的時間為1至2天,讀者只需要在分館填寫申請單。中央財經(jīng)大學將委托借閱的時間固定化,約定每周二、五讀者可以委托借閱校本部圖書館的圖書。部分高校充分利用CALIS館際互借服務滿足讀者對圖書的請求,如西安交通大學和南京航空航天大學。上海交通大學已實現(xiàn)三個館之間的通借通還,可由讀者在網(wǎng)上查詢書目后預約借書。

關(guān)于圖書調(diào)撥和運輸,各高校采取了不同的策略,中國政法大學由搬家公司每周一送一次新書;首都經(jīng)貿(mào)大學則由采編部統(tǒng)一編目后由書商送到分館;北京化工大學有專門的聯(lián)絡員每天坐班車運送圖書,量大時有專車運送;北京理工大學每天早晨派專人將學生委托借閱的圖書乘班車送到分館,再把還回的圖書帶到總館,其中每周一中午的班車將一周所編目的新書送達分館;南京航空航天大學每天上午有專車運送兩校區(qū)通借通還的圖書,新書、調(diào)撥資料基本靠此途徑;西安交通大學則指定專車專人全天調(diào)撥、運輸。

主校區(qū)與各分校區(qū)讀者均通過校園網(wǎng)共享圖書館所提供的電子資源服務。此外,各校還通過電子閱覽室給讀者提供上機檢索電子資源的條件,并將文獻傳遞、獨秀推送等方式作為補充途徑。部分高校將讀者咨詢服務延伸到了分館,原文傳遞等常規(guī)咨詢服務通常通過咨詢平臺提交,由總館相關(guān)部門工作人員負責解答。

大部分高校圖書館的分館讀者培訓工作仍由總館統(tǒng)一考慮安排和開展,內(nèi)容有的是各校區(qū)完全相同,也有部分學校在各校區(qū)的讀者培訓內(nèi)容有交叉也有不同,中國政法大學、南京航空航天大學等校都由總館安排老師前往分館上課。

3.5 分館的管理與人員配備

各高校分校區(qū)新館的運作流程和管理制度各有特色,總的來說,要依據(jù)各校的實際情況而定。其中西安交通大學將整個圖書館的管理格局總結(jié)為“技術(shù)服務集中、讀者服務就近、信息資源統(tǒng)一揭示”。

在分館的管理和監(jiān)督方面,各館均設有一位館領導專門負責分館工作,以部門為主,統(tǒng)一管理,定期檢查。總、分館之間人員的分配和調(diào)整,基本都是采取統(tǒng)一聘崗的方式。不少高校圖書館的總館、分館崗位固定、人員相對固定,中國政法大學圖書館在聘崗初期,將員工住所遠近納入考慮的范圍。對在分館工作的正式編制工作人員,一半以上的高校圖書館對他們發(fā)放數(shù)目不等的交通補貼、出城補貼等,補貼金額集中在400～800元左右。

表2 各高校圖書館分館圖書資源建設情況

另外,中國政法大學、北京科技大學、北京化工大學、中央財經(jīng)大學、浙江大學、上海交通大學、南京航空航天大學均有學生助理參加到圖書借還流通工作中,承擔晚上和雙休日值班、部分書刊上架等。中國政法大學、中央財經(jīng)大學圖書館已經(jīng)進行了部分業(yè)務外包的嘗試,中國政法大學是把借閱量大的圖書(如法律類)的上架、整架工作外包給書尚公司,而中央財經(jīng)大學圖書館將上架、排架、整架工作中的6個崗位外包給書尚公司,工資2000元/月/人(包括各種保險),由學校提供宿舍。經(jīng)驗表明,選用素質(zhì)高、業(yè)務能力強的外包公司,能夠較好地解決分館在編制緊缺的情況下的用工問題,收到較好的效果。

4 結(jié)論

通過對上述10所高校圖書館跨校區(qū)分館建設的問卷調(diào)查,可以得到一些有益的經(jīng)驗和啟示,這對我校沙河分館的建設與發(fā)展都大有裨益。

4.1 建設層次結(jié)構(gòu)科學、空間布局合理的總-分館文獻保障體系

由于分校區(qū)建設的進度不一,遷往分校區(qū)的學生年級、學科背景存在差異,分館的規(guī)模大小、面向的讀者類型都不盡相同,各高校在分館的文獻保障方面積累了不同的經(jīng)驗與方法。但是,從總體來看,“整體規(guī)劃、合理布局、相對集中、聯(lián)合保障”的建設思路,為大多數(shù)高校所采用。這種建設方法能夠以較高的效率使文獻資源得到合理化的配置。

同時,做好校區(qū)間的圖書調(diào)撥工作,保證分館的文獻資源建設對讀者的需求變化做出最快的響應。一旦由于業(yè)務的需要、學生組成結(jié)構(gòu)的調(diào)整、學科設置的改變、圖書分配不當、讀者群借閱傾向發(fā)生變化等原因,使原來藏書的布局出現(xiàn)了不合理的現(xiàn)象,應根據(jù)流通、閱覽工作人員的反饋信息、館藏結(jié)構(gòu)變化的特點,或通過收集讀者的需求,對藏書布局進行及時調(diào)整,保持藏書布局的科學化、合理化,便于讀者能夠用最短的時間、花最小的精力,迅速查找到所需的資料。

4.2 加強分館基礎設施建設,做好通借通還與資源共享

從各高校的成功經(jīng)驗來看,在主校區(qū)與分校區(qū)之間實現(xiàn)圖書的最大限度流通,能夠體現(xiàn)“以讀者為本”的服務理念。建議把“通借通還”作為一項基礎性服務措施,實行借閱一體化,在各校區(qū)之間文獻資源共享中發(fā)揮基礎性支撐作用,緩解文獻分散和重復配置的矛盾,力爭在新老校區(qū)之間逐步實現(xiàn)“通借通還”。借助OPAC強大的功能,在網(wǎng)上開展預約、續(xù)借服務,提供代借代還、文獻遞服務,免除讀者奔波勞累之苦。

另外,資源共享是分館建設的必然要求。依托校園網(wǎng),各校區(qū)的圖書館使用統(tǒng)一的流通自動化系統(tǒng)以外,還應共享其他數(shù)字資源,如自建數(shù)據(jù)庫、期刊文獻全文數(shù)據(jù)庫、影音資料等。數(shù)字資源的訪問不受時間與空間限制,能夠彌補校區(qū)空間分散造成的使用不便。在條件允許的情況下,一方面,學校應加大財力投入,加強圖書館網(wǎng)絡設施及訪問終端建設,為讀者提供更便捷的服務手段;另一方面,圖書館應逐步增加數(shù)字化信息資源的構(gòu)成比例,以滿足多校區(qū)讀者的文獻資源需求,提供更加有效的數(shù)字化信息服務。

4.3 探究適合本館館情的總-分館管理模式

良好的管理模式有利于文獻資源在總館和分館之間的合理組織與調(diào)配,能夠保障借閱的有序性和效率,提升分館讀者服務的質(zhì)量。在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn),各高校中,大部分基于新校區(qū)建設而出現(xiàn)的總分館,采用的管理模式通常為集中統(tǒng)一式,將分館的人、財、物管理集中到總館,由專門分管分館工作的館長負責,對分館建設進行指導。這種模式便于總館對兩校區(qū)館的文獻資源、技術(shù)設備統(tǒng)一管理,對人員和財務進行統(tǒng)一調(diào)配,提高了日常工作的效率,并且節(jié)約了文獻資源以及各種設備采購費用。

同時,為方便讀者,各館流通、閱覽等一線部門向分館派出的人員占了較大的比例。建議在分館建設過程中,將技術(shù)性較強、容易提高工作效率的采訪、編目、數(shù)字資源開發(fā)及計算機系統(tǒng)維護等工作集中于主校區(qū)館,這樣能夠避免人力、物力的重復投入;而將與讀者最為貼近的流通、閱覽等一線部門在分館設立專門的流通(借閱)部,進行獨立的管理和運行。

各校在分館建設過程中,往往遇到人員編制有限、人手不足的問題,部分高校的成功經(jīng)驗也啟示我們,一方面考慮將流通服務部分外包,交付給專業(yè)的外包公司,能夠有效地解決編制緊張的問題;另一方面,積極地引入和采用一些自助型的借還終端設備,也能從一定程度上節(jié)省人力,緩解流通工作的壓力。

4.4 建立人才激勵政策、穩(wěn)定分館人員隊伍

分館建設屬于開拓性的工作,必然涉及到人員的調(diào)配和崗位變化。這就要求進一步健全和完善各種管理制度,總館要加強對分館的評估和業(yè)務指導,營造總分館的和諧環(huán)境,建立人才激勵政策、穩(wěn)定分館人員隊伍。例如,通過完善崗位聘任制度,建立健全人才激勵機制,同時注重人員的在崗培訓,提升人員的業(yè)務能力,保證總分館均具有穩(wěn)定的、高素質(zhì)的人才隊伍。

1 何立芳.芻議總分館制在國內(nèi)圖書館的實現(xiàn).圖書情報工作,2009(7):59-62

2 馬龍超.大學圖書館分館管理模式之思考.情報雜志.2005(2):132-133

3 許旭華,樓碧芬,胡文娟.多校區(qū)高校圖書館的文獻資源管理模式研究.浙江高校圖書情報工作,2007(6):22-25

4 賈宇群,李桂祥,劉東燕.多校區(qū)模式下高校圖書館文獻資源的布局與管理.情報科學,2009(3):365-368

Multi-District Branch Library Construction of Ten Universities in China

Tao Xinquan Sun Qing Gao Xueqing Yang Xiaoguang

This paper conducts a questionnaire survey and analysis on branch library construction of ten domestic universities,mainly focusing on their infrastructure construction,information resource services and staff management.We try to get some practical and general guidelines for the construction of branch libraries.

Branch Library Construction;Library;Survey and Analysis

* 感謝受訪高校圖書館的領導和同仁,本文是我校“大學圖書館總分館建設模式及運行機制研究”課題的成果之一。

北京航空航天大學圖書館,北京,100191

2010年9月13日