新建高職院校人事檔案管理規范化建設實證研究
——以溫州科技職業學院為例

季瑤嫻

（溫州科技職業學院，浙江溫州325006）

新建高職院校人事檔案管理規范化建設實證研究
——以溫州科技職業學院為例

季瑤嫻

（溫州科技職業學院，浙江溫州325006）

隨著高職院校的跨越式發展和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨的形勢更加復雜，新建高職院校人事檔案管理亟待規范化建設。本文以溫州科技職業學院為例，從人事檔案管理現狀出發，剖析存在的問題及原因，在此基礎上提出規范化建設的研究方案。

新建高職院校 人事檔案管理 規范化建設

人事檔案是個人經歷、思想品德、業務能力、工作業績、工資收入等情況的真實記錄，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、使用職工的重要依據。高職院校的人事檔案管理工作是高校組織人事工作的重要組成部分，加強對人事檔案的管理，充分發揮檔案的作用，是新時期高校組織人事工作的一項重要內容。溫州科技職業學院是在國家大力發展職業教育的戰略規劃下，為適應社會經濟發展對技能型、實用性人才的迫切要求，于2006年成立的一所專科層次的職業技術學院，是在原溫州農校、溫州市農科所、溫州市蔬菜所三實單位的基礎上組建而成的所以農為特色的高職院校。合并升格后的溫州科技職業學院雖然優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益，但學院的人事檔案由于合并升級期間的管理空白，使得2007—2010年進院教師的檔案需要逐步整檔，而2007年前進院教職工的檔案需要按照2009年中共浙江省委組織部頒布的新規定來重新整理。因此，溫州科技職業學院人事檔案建設需要加快步伐進行規范化建設并完善管理。本文以溫州科技職業學院為例，對當前新建高職院校人事檔案管理中存在的問題進行了分析，并對人事檔案規范化建設的具體方案作了初步探討。

1.溫州科技職業學院人事檔案管理中存在的問題及原因分析

1.1 人事檔案管理中存在的主要問題。

1.1.1 檔案材料不規范，內容不準確。

真實性是檔案的生命，其表現在歸檔材料真實可靠、實事求是，完全符合該員的實際情況。從現階段溫州科技職業學院的干部檔案來看，存在以下兩方面的問題：第一，信息采集不全。自2006年以來的人事檔案未整理，補齊材料收集量大；有些檔案材料中填寫的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷等信息前后不一致，填寫不準確，內容失真。第二，現有材料不規范。干部履歷表填寫不規范，全院400多名教職工需重新填寫；檔案材料不規范，紙張大小不一，手續不完備，要素不完全，如缺公章、缺相片、缺簽名等；書寫格式不規范，有的頂邊或出格。以上這些問題嚴重影響到人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來了諸多不便。

1.1.2 教職工來源廣泛，工作身份復雜。

目前，溫州科技職業學院教職工來源以大學畢業生為主，另由機關分流、企事業單位調入、科研院所招聘到校的幾部分人員組成。各渠道人員檔案材料或多或少、或全或缺，情況不一，合校后，需統一規范要求，進行整檔、補檔。因此，新建高職院校人事檔案管理面臨的任務繁雜。

1.1.3 檔案管理信息化程度低，勞動強度大。

新建高職院校檔案管理工作相對滯后，目前，溫州科技職業學院人事檔案室雖然配備了計算機、網絡等設備，但是人事檔案管理還停留在傳統的紙質管理層面，僅僅檔案目錄使用計算機打印，沒有采用電子文檔和網絡化管理，人事檔案從收集管理到保管利用等各個環節，仍主要依靠手工操作，工作進度慢，勞動強度大，利用效率低。

1.2 人事檔案存在問題的原因。

1.2.1 檔案制度管理不規范，管理手段落后。

溫州科技職業學院合并前的三所中專學校由于不同辦學規模、不同管理方式等歷史原因，導致出現檔案管理制度標準規范不統一，管理質量參差不齊，人員構成復雜，管理手段落后等問題。各院校合并前檔案管理制度、檔案管理體制及信息化建設程度不一，合并后人事檔案數量增加，以及合并轉型后對人事檔案管理和建設要求的不斷提高，給升格后的高職院校的檔案管理與建設工作帶來了很大難度。

1.2.2 高職院校對人事檔案管理工作重視不夠。

新建高職院校由于領導對人事檔案思想認識不夠，一般沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由人事部門抽調兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了人事部門其他工作的順利開展。檔案人員隊伍不穩定，變化比較大；干部人事檔案人員政治、經濟待遇不高等，既影響到干部檔案管理人員的積極性，又影響到干部人事檔案管理的工作水平，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展均受到限制［1］。另外，專業崗位培訓不到位。由于人事檔案工作具有檔案專業與人事工作的交叉性，因此很少有專門的崗位業務培訓，而檔案業務培訓一般不把人事檔案管理人員納入范圍，同時組織人事部門也很難組織本系統的培訓。

2.規范化建設的具體方案研究

2.1 提高對人事檔案管理重要性的認識。

高等院校人事檔案是教職工德、能、勤、績的綜合記錄，是考察了解人員的重要手段，是發現人才、使用人才、預測及制定人才計劃不可缺少的信息源泉，是落實待遇、澄清問題的憑證，是維護個人權益和福利的有力保障［2］。只有加強領導，才能使檔案機構健全，加大人力、物力、財力的投入，才能把檔案隊伍建設好，使人事檔案工作與組織、人事工作密切結合、協調發展。要將人事檔案管理納入分管領導目標任務考核范圍內，認真開展人事檔案工作的研究、規劃、布置和考核，并定期檢查、指導人事檔案工作［3］。配備綜合素質較高的專職人員，并注重專業管理人員的培養，提高其業務素質和信息處理能力。要從政治、工作、學習、生活等方面關心檔案管理人員，使他們安心工作。

2.2 廣泛學習，走專業化發展的道路。

新建高職院校由于建校時間短，建校前又大多是地方性院校或中等專業學校，對高校檔案管理工作相對比較陌生。因此，廣泛向兄弟院校實地參觀交流，走專業化發展的道路，可以有力促進高職院校檔案管理，盡快使自己的檔案管理工作走上正軌［4］。以溫州科技職業學院為例，在建立學院人事檔案室，制定相應的管理規范，采購配套的檔案器材時，應借鑒兄弟院校的成功經驗，統一管理規范，也將有利于今后的檔案信息交流和流通；另外，通過聘請高校人事檔案管理資深人士、檔案局專家來學院指導人事檔案管理工作，對新建高職院校人事檔案的初期建設也將會起到重要作用。

2.3 建立健全管理制度，提高規范化管理水平。

建立健全人事檔案管理工作八項制度，明確人事檔案材料的歸檔范圍和歸檔要求，進一步完善定期移交、索要、檢查核對、補充和隨時送交等收集歸檔制度。各院系、各處室應配備一名兼職檔案員，負責收集、送交本部門的人事檔案材料，使新材料能及時入卷歸檔。積極推進落實目標責任制，建立責任追究制，抓好人事檔案規范化管理［5］。嚴格把關材料形成的源頭，使用規范的紙張和書寫材料，提高人事檔案材料的質量，力求每一份材料都符合規范要求并及時歸檔。檔案管理部門在做好檔案的日常管理和提供利用工作的同時，應主動及時掌握人事檔案材料形成信息，定期對人事檔案的歸檔情況進行檢查，督促材料形成部門按規定形成、送交人事檔案材料。

2.4 加強檔案資源的利用，逐步實現電子信息化管理。

新建高職院校，要想適應形勢的發展，使檔案工作真正在學校工作中發揮應有的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式發展，推進檔案管理的信息化。以原始檔案材料為母本，建立各種類別人員的信息數據。建立縱向信息數據，如：黨政管理干部人員情況、專業技術人員情況、工人情況等。建立橫向信息數據，如：教職工獎懲情況，教職工進修培訓情況，教職工年度考核情況等。可通過用戶管理分配用戶和設置用戶的系統權限，如：可將職務、職級、入黨等信息集分配給負責組織工作的人員，將工資信息集分配給勞資管理人員，將技術職務及職稱、學歷學位信息集分配給師資管理人員，由他們在各自的權限范圍內負責更新和維護，實現信息資源共享。為學院領導和組織人事部門的領導安裝查詢系統，各級領導可根據不同的工作需要，隨時查詢各類人員的信息，而且可以對這些信息資料進行快速統計分析，為領導決策和組織人事工作提供快捷、方便、全面的信息服務，提高信息的利用效率，使人事檔案信息資源得到最大限度的開發利用。逐步利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，運用干部人事檔案原件管理系統將檔案原件全部輸入計算機，建立電子檔案，檔案的查閱、借閱全部實行微機化操作，實現人事檔案管理數字化、信息化、網絡化［6］。充分挖掘人事檔案的功能，實現人事檔案的價值，使人事檔案真正成為高職院校人力資源開發的信息基地。

2.5 加強檔案資源的利用，逐步實現人事檔案管理規范開放化。

目前，高職院校人事檔案提供利用主要是面向組織，這種提供利用制度已與民主、公開、透明的現代法治精神不相符合［7］。新時代的人事檔案管理應與時俱進，應以人為本，只要不屬于保密范圍的，個人應享有對自己檔案的知情權。對人事檔案信息數據庫中的一些非保密的信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷、職稱、年度考核情況等信息，可以向個人開放。教職工在提出個人申請，得到人事檔案管理部門批準并授予權限后，可以在人事檔案信息數據庫中查看自己所需的信息，這樣不僅能大大方便教職工，而且可增強教職工的檔案意識，加強對人事檔案管理工作的監督，使高職院校人事檔案工作更好地為廣大教職工服務。

3.結語

對于新建高職院校，在現階段和今后一個相當長的時期，人事檔案管理工作依然肩負著促進高職院校人才合理配置、合理使用，保證人才隊伍素質的重任。只有充分認識其重要性，通過建立和健全人事檔案管理制度，應用和推廣人事檔案規范化管理技術，實現人事檔案制度化、規范化和科學化管理，充分挖掘人事檔案的功能，實現人事檔案的價值，才能使人事檔案工作跟上高職院校建設發展的步伐，真正成為高職院校人力資源開發的信息基地。

［1］陳紅梅.高職院校人事檔案管理工作的思考［J］.山西林業技術學院，2008，（23）：77-78.

［2］衛穎.淺談人事檔案的特點［J］.忻州師范學院學報，2007，23（3）：131-132.

［3］趙雅琴.高職院校人事檔案管理［J］.蘭臺世界，2007，（11）：14-15.

［4］李淑艷，李靜.新形勢下高職院校人事檔案管理探析［J］.江蘇經貿職業技術學院學報，2010，（1）：26-28.

［5］韓波.高職院校人事檔案管理規范化建設初探［J］.職大學報，2007，（1）：4-5.

［6］樂利珍.科學管理合并高職院校干部人事檔案［J］.山西檔案，2009，（1）：53-54.

［7］張虹.淺談人事檔案的開發利用［J］.黑龍江史志，2009，（16）：41-42.