試論ERP系統中管理會計的應用基礎——以ERP系統環境下的預算控制為例

張曉蓉

一、ERP與管理會計

ERP企業資源計劃系統始于20世紀90年代初期，美國的一家IT分析公司根據當時計算機信息處理技術的發展和企業對供應鏈管理的需要，對制造業管理信息系統的發展趨勢和變革做出預測，提出了企業資源計劃ERP的概念。

ERP和管理會計之間的淵源可以看作是一種揚棄的關系，具體地講，就是ERP既汲取了管理會計的一些有益的概念，又超越了管理會計學的概念。管理會計學作為一種先進的管理手段，它的一些分析概念在ERP系統中能夠得到充分的體現。從過程控制來說，ERP的控制概念比管理會計廣泛而深刻的多，它以一種系統集合的原理來達到全過程和全方位的控制；從成本生產角度來看，ERP系統運用了管理會計的相關概念，提供了企業分析產品增值過程的功能；此外，ERP還增加了決策支持功能，與管理會計一貫所重視的預測和決策思想一致。

二、管理會計在ERP系統中的應用研究之預算控制

ERP系統具有的集成性與實時性這兩大特性，使得在管理會計模塊與ERP其他模塊緊密集成的情況下，可以及時地提供各階層管理者所需要的管理會計信息，這些信息包括產品成本信息、計劃與控制信息、決策信息三大類。本文主要針對ERP所提供的計劃與控制信息，重點分析ERP系統環境下的預算控制。ERP系統對企業各項經濟活動所產生的信息進行事中記錄與管理，為預算控制的開展提供了信息平臺。

1.ERP系統環境下的預算控制基石

實現ERP系統環境下的預算控制，其基石主要包括以下方面：

（1）共享基礎數據

基礎數據是ERP系統使用的一系列靜態數據，在一定期間具有相對穩定性；預算管理同樣需要使用這些基礎數據，如部門信息、客商信息、產品結構等。

（2）構建多維預算體系

ERP系統是以數據庫的形式對企業各類數據進行管理，基于ERP系統的預算控制要求預算體系必須適應數據庫管理的方式，而預算體系由以預算指標為核心的多維元素構成。預算體系以預算指標為核心延伸而來的維度主要包括：期間、計量方式（數量、應收應付制金額、現收現付制現金流量）、責任中心以及其他輔助維度（如：產品、地區、客商等）。

2.ERP系統環境下的預算控制特征

共享基礎數據及構建多維預算體系為預算控制打造了基石，為預算控制由手工環境下的海市蜃樓轉變為現實世界提供了契機，同時，ERP系統深化了預算控制的作用，豐富了預算控制的特征。

（1）預算控制由靜態走向動態

ERP系統將實時記錄經濟活動所產生的信息，預算執行數據的獲取從事后獲取靜態會計信息轉變為獲取反映經濟活動過程的動態信息，并實時對比分析、報告偏差，預算控制行為由事后走向事中，從靜態走向動態。

（2）強化現金流量控

ERP系統不僅記錄了基于權責發生制的會計信息，而且記錄了經濟活動所產生的現金流量信息。基于ERP系統的預算控制將控制范圍從基于權責發生制的費用、成本擴展到基于現收現付制的現金流量。

3.ERP系統環境下的預算控制系統

ERP系統集先進的信息技術與管理思想于一身，它在企業的實施和應用過程中不僅僅是信息化改造過程，更重要的是企業管理思想及流程再造的過程。同樣，ERP的預算系統也不是僅僅停留在預算信息的記錄歸檔等傳統任務，更多的是現代預算管理思想和理念的再現。預算管理作為實現企業管理科學化的手段，適應企業內部管理上預測、決策、控制、考核的需要，在企業管理中的地位也越來越重要。

（1）ERP系統下的預算控制模型

預算經過編制（調整）、提交、審批等環節，最終形成可執行預算。經確認的預算，將根據控制模型所設定的控制對象、控制算法、控制方法及集成方式對ERP系統中的業務流程予以動態控制。最終，根據預算控制情況，形成預算控制報告，傳遞給相關信息使用者。

在ERP預算控制模型中需要明確兩點：

①控制對象。在ERP系統中，業務流程中每類信息都以不同的單據作為唯一入口，同一單據必須經過多個環節，如單據的錄入、保存、審核等。預算控制對象是指針對哪些單據的哪些環節實施控制。不同的預算指標，對應預算控制對象存在差異；同一預算指標，可能對應多個不同預算控制對象。ERP系統管理的信息多樣化，預算控制集中于現金流出與費用發生的控制，因此，預算控制對象一般出現在以下業務流程中：內部借款與報銷、采購與付款、庫存產品領用出庫、對外投資等。不同的ERP系統在處理這些業務時，所使用的單據存在差異性，因此，具體哪些單據可能作為預算控制的對象，需要根據具體情況而定。

②控制方法。不同的預算指標具有不同的業務特征，對應管理需求存在差異，在執行過程中可以控制力度不盡相同，因此，在預算控制模型中同時需要確定控制方法。控制方法一般具有松散型控制、嚴格型控制和禁止型控制三類。松散型控制：對于控制力度要求較弱的預算指標，超預算時系統予以提示，但業務流程可以繼續進行。嚴格型控制：對于控制力度要求較強的預算指標，超預算時需要由專人進行審批同時，不同的審批人所能審批超預算金額可能不同，如部門經理可以超預算1000元以下的業務進行審批，超過此額度必須由公司總經理審批。禁止型控制：對于控制力度要求非常強的預算指標，不允許超過預算，一旦超過預算，在ERP系統中業務流程無法繼續。

（2）預算控制與ERP系統集成方式

在預算控制的數據傳遞流程中，如何將各子系統的執行數據傳遞給預算管理子系統是本問題的關鍵。本文認為存在兩種實現方式：指標攜帶式與指標對應式。

①指標攜帶式。在ERP系統中，用單據記錄與某一具體經濟活動相關的信息，單據中的部分信息與預算控制相關，但缺乏最為關鍵的一項信息：預算指標。因此，在集成預算管理的ERP系統中，與預算控制相關的單據必須增加新的數據項：預算指標。

②指標對應式。指標對應式是將預算指標與業務單據中的某些數據項設置對應關系。某筆業務發生時，系統將單據上的業務信息根據對應關系轉化為預算控制所需要的預算指標，并傳送給預算管理子系統。如對費用進行預算控制時，可以設置費用項目與預算指標之間的多對一關系（多個費用項目可以對應一個預算指標）；在每次費用報銷時，系統將費用項目自動轉化為預算指標，并將預算指標、金額、部門等信息傳送給預算管理子系統。

（3）ERP系統下的預算控制報告

預算控制是日常運作過程中對具體每筆經濟活動的控制，預算控制報告則為管理者了解一段期間預算執行情況提供了綜合信息。基于ERP系統的預算控制可以實時提供控制報告，以電子報告、紙制報告等方式傳送給相關信息使用者。預算控制報告包含以下關鍵信息：任部門、預算期間、預算指標、原預算（經過審批的預算，包括預算調整過程中經審批確認的預算）、己執行預算、可用預算（原預算扣減己執行預算）等。預算控制報告可以采用表格、圖形等方式進行展現，并允許對預算執行情況提供文字說明。基于ERP系統的預算控制為發揮預算管理的控制職能提供了信息平臺，使得這種理論上傳播已久的控制方法具有現實可操作性。

4.ERP系統對預算控制的影響

在ERP系統環境下，實施全面預算管理是企業發展的一個發展方向。利用ERP系統，可以將過去繁瑣的會計數據加工、分析及人工無法做到的基礎性管理工作和“人盯人”的監控方式，借助計算機管理軟件應用予以取代，從技術上解決信息不及時、不對稱和監督乏力、滯后的問題。因此，實施ERP系統，將大大減少預算執行工作量，為進一步細化預算、強化控制提供現代化的手段。預算控制系統與ERP在實踐中的有效整合是企業管理信息化的一個切實可行的切入點，ERP系統下實施預算控制具有以下方面的優勢：

（1）ERP系統為企業總體預算目標實現提供了保障

ERP系統作為一種高度集成的信息系統，從流程上改進了管理，把多個工作現場作為一個單獨實體進行管理。從一定程度解決了各個部門信息不對稱的問題，減輕了部門與企業總體的利益沖突，保證了企業總體（預算）目標的實現。

（2）ERP系統能夠提高企業全面預算管理的應變能力

ERP系統是一個基于網絡的信息集成系統，可以使企業在生產經營活動中實現數據共享，使企業各級管理人員可以及時得到所需信息，從而有效地分析企業的價值鏈和市場需求，提高企業的應變能力和競爭能力。

（3）ERP系統能夠提高預算編制準確性與差異分析的可靠性

ERP的各個子系統運行成功后，給企業的預算管理提供了統一集成的數據，可以充分利用企業各個方面的數據信息資源。通過ERP系統提供的查詢功能，可以及時得到管理工作所需要的信息。

（4）ERP系統有利于促進企業全面預算管理創新

在ERP系統下，供應鏈管理要求將供應商、制造商、分銷商、零售商和最終用戶有機地集成起來，使之成為相互關聯的戰略聯盟，這是實現供應鏈管理的前提，但是傳統預算管理系統很難滿足要求。但ERP系統可以很好地滿足全面預算管理系統新特點的要求，體現了全面控制的原則，有助于“顧客目標”的實現，適應了現代企業管理理念與方法變革的新要求。