提高技術文件質量的方法研究

李 哲 王 永

（飛行自動控制研究所，陜西 西安 710065）

各個單位的質量目標通常都是針對產品實物提出的，如物料投放合格率、零組件加工合格率、部件裝配調試成活率、產品一次驗收合格率等要滿足何種指標。因此，難免有些人會將完成產品實物作為唯一的目標，對于時間緊的項目，某些設計員更以“要產品還是要文件？”來回應提交技術文件的要求。用戶要產品，要的是質量有保障的產品，伴隨著產品實物形成過程所產生的技術文件等非實物產品對產品的實物質量有很大的影響，同樣需要高度關注。

技術文件和圖樣是最主要的非實物產品，其中技術文件是以文字和表格的形式說明產品的技術特征、組成情況、實現要求、使用維護約束等方面，為產品實現、使用和維修提供指南。尤其是對于復雜產品，由于不能（從技術或經濟角度考慮）通過事后的測試來進行全面的驗證，需要依靠對其研制的過程控制來保證產品質量，而過程所需的技術文件的描述是否正確、要求是否明確、規定的方法是否可行，等等，這些技術文件的質量要素直接影響到產品實物化的正確性、批量產品形成的一致性以及產品檢驗的可操作性等，對產品實物質量起著至關重要的作用。

1 技術文件體系及質量要求

技術文件應在產品的實現過程中適時形成，用于約束產品設計、生產和檢驗等環節。通常，在一個系統級產品的研發過程中至少應形成如圖1所示的各類技術文件。

圖1 系統級產品基本技術文件體系

除圖1中提到的技術文件外，通常還應包括系統及部件級的技術方案論證及指標的分析文件、可靠性等“五性”相關設計與分析文件等。而對于有軟件部件和/或復雜電子硬件的適航取證項目產品，因需要按照RTCA DO–178B機載系統和設備合格審定中對軟件的要求和/或RTCA DO–254《機載電子硬件的設計保證指南》進行開發過程的控制，遵從相應標準的規定，還需形成必要的過程文件，如項目計劃、設計標準、質量保證記錄、配置管理記錄和總結性文件等。

技術文件的質量要素主要包括：正確性、準確性、完整性、一致性、可操作性、客觀性和有效性。

正確性和準確性是對技術文件的基本要求。技術參數應是正確的，需經必要的分析或驗證，不正確的技術參數將可能使產品不能滿足使用要求；對產品所用材料的定義應是準確的，按照標準應包括材料的名稱、牌號、規格和標準代號，不準確的表述可能導致不同人員的理解差異，產品生產的一致性將無法得到保障。

完整性有兩層涵義，宏觀上技術文件的體系要完整，能夠覆蓋產品實現所需要的各個環節，包括設計、生產、裝配、調試、試驗、檢驗以及使用和維護等；而具體到某份技術文件，其中所包含的內容要完整，能夠全面約束對應工作項目的活動，如試驗大綱中必須包括參試產品狀態說明、試驗設備說明、試驗室環境要求、試驗內容／方法步驟及合格判據、試驗中的質量控制措施以及試驗記錄表格。

一致性（可追溯性），強調的是輸入／輸出文件之間在內容和技術參數上的統一與協調，也包括技術文件與產品實物的對應統一。研制合同或技術協議中的每一個要求，在逐級分解細化的技術文件體系中可做到層層追溯，直至實物產品的最終實現。

對于試驗大綱／試驗程序類技術文件，必須具有可操作性和客觀性。試驗條件若只規定“在舵機輸出端施加25N.m的扭矩”是不具有可操作性的，不同的人會有不同的做法，可使用力矩扳手亦可采用轉盤掛質量載荷的方法，使用不同半徑的轉盤所掛法碼的質量也不同，并且不能保證每個具體進行試驗操作的人員都能夠準確完成轉換計算。同樣，驗收準則中使用“目視觀察指示燈亮度可調節”這樣的判據，也可能會由于檢驗人員個人的主觀因素導致不同的人得出不同的結論。

有效性，是指技術文件應根據審批要求經授權人批準，現場使用的文件均應是經過批準并通過受控途徑發放的正式文件。

上述各種特性共同構成了技術文件的質量要素，技術文件的質量好壞反應在其所具備質量要素的種類及程度上。

2 提高技術文件質量的方法研究

為了提高技術文件質量，各單位都會采取一些措施，如標準化要求宣貫、技術文件編制培訓等，可實際上，這些常規培訓并不能起到很好的效果。我們在某型適航產品研制過程中，為了使提交的技術文件具有較高的質量、能夠順利通過局方審查，進行了一些方法的探索與研究，并開展了相關實踐，效果不錯。

2.1 方法1—工作效果顯形化，作用過程—技術文件的校對

雖然相關質量文件中對技術文件的校對、審核人員的職責有明確的要求，可實際工作中仍不乏以下情況：校對不認真，只負責簽字不負責校對；審核沒時間，抽空簽字沒空審核。這種現象背后的深層原因是校對／審核的工作不容易體現，其工作質量對技術文件質量的貢獻不容易被認可。

為了更好地體現文件校對人員的作用，約束校對人員的工作，我們認為首先應將校對的工作顯形化。為此，我們專門設計了《技術文件校對檢查單》，文件校對工作以完成檢查單的填寫為結束標志。這種檢查單采用的是反饋跟蹤式檢查單，使技術文件編制者與校對者之間有問有答有交流，校對者填寫《技術文件校對檢查單》，編制者針對校對意見逐條反饋，或采納，或解釋說明，或提出其它修改方法。編制者和校對者雙方均能從這一過程中有所收獲。

廣義地理解校對可將其分為自校與互校兩種。在一段時間的互校強化之后，我們根據上百份《技術文件校對檢查單》，統計技術文件編制中的常見問題，將其中與技術能力關系不大的項目整理列入《技術文件自檢檢查單》，由編制人員自行檢查較低級的錯誤。

自檢檢查單中的檢查項目主要分為兩大類，一類是標準化檢查項目，另一類是技術內容檢查項目（詳見表1）。通過標準化檢查，可使技術文件的寫法更規范。長期的實踐表明，按統一標準進行編制的文件具有較好的繼承性，遵循統一的、標準化的符號定義、圖形定義、圖樣標注方法、單位標識和術語定義等，有助于設計思想的延續以及保證產品的長期一致性。通過技術內容檢查，可減少技術文件中的錯誤和/或不準確的描述。正確和準確的技術內容可有效避免產品實現過程中的不確定性。

利用兩種檢查單將校對的工作顯性化，激發了校對人員的責任感，而通過認真的自檢與互校，技術文件的質量有了明顯的提高。同時，在“批評”與“自我批評”的過程中，相關技術人員的文件編制水平也有了顯著的進步。

當然，為達到較好的校對效果，應注意校對人員的選擇。通常，對標準、對專業、對項目不熟悉的人員不適宜作為校對者。如若能將檢查單的使用范圍向上延伸至審核人員，同樣可起到約束審核工作并進一步提高文件質量的作用。

表1 技術文件自檢檢查單主要項目列表

2.2 方法2—再造流程、重心前移，作用過程—技術文件的評審

評審原本應是一種有效的確認和驗證方法，但是在具體執行過程中，有許多評審都只是走過場，先是將評審活動片面地理解為召開一次評審會，又因缺少必要的會前準備導致評審會效率較低并且效果不理想。

這種效果不好的評審會多采用如下程序：“隆重引見”（會上通讀文件全文），“一面之緣”（評審會上方見文件）,“蜻蜓點水”（來不及細看細想，隨便提個意見）,“草草收尾”（意見綜述，全體通過）。

為提高文件的評審效果，我們將評審方式進行了局部改革，將原來的工作重心（評審會）前移，形成了新的評審流程（見圖2）。在這個評審流程中明確了兩個需要重點關注的環節，即文件預審和會前準備。

文件預審，是要求提交評審的技術文件必須經過自檢和互校兩個環節，這樣可提高上會文件的質量，減少低級錯誤造成的技術問題理解差誤。

圖2 評審流程

會前準備工作分兩部分，一部分是被評審人進行的自查工作，主要檢查的方面是：技術文件輸入輸出的一致性、文件內容完整性、設計準則符合性以及技術標準的符合性。這些檢查點，有的是評審人員根據提交的文件不能涉及到的，如被評審文件與其輸入文件的一致性、設計準則的符合性等；有的是評審人員在短時間接觸被評審技術文件不易發現的，如文件內容的完整性。針對上述要點，我們設置了相應的檢查表單進行工作約束。如，對于軟件任務書，按照GJB 438B–2009的要求編制了內容完整性檢查表進行逐項自查。

會前準備工作的另一部分是要求評審人員完成對文件的獨立審查，填寫《文件評審檢查表》并反饋給被評審人。被評審人負責整理和分析評審意見，準備逐條分析與說明。《文件評審檢查表》也是將評審人員的工作顯性化，也可看作是對評審人員工作的一種約束。

在準備工作完成后，正式召開的評審會的程序通常是先由被評審人說明自查的結果，然后針對評審人員的意見進行說明，對有不同理解的條目開展現場討論并最終達到意見統一。

上述評審流程的改革，一方面增加了評審人員與被評審文件的接觸時間，使評審人員有時間認真審閱文件，使被評審人有時間理解評審意見、明確文件該如何修改，可有效提高文件質量；另一方面，省去了評審會上的文件通讀，縮短了評審會的時間，原本需一個工作日才能完成的評審會通?？稍?～3小時內完成，大大提高了評審會的效率。

2.3 方法3—化整為零、步步為營，作用過程—技術文件的更改

在產品研發過程中形成的技術文件，難免會因為各種原因需要更改。在更改過程中保證現行技術文件的有效性及其與實物的對應性屬于技術狀態控制范疇。目前，技術文件狀態不清、文件更改不受控或者文件更改費時較長的情況屢見不鮮。

我單位的技術文件利用PDM（項目數據管理）軟件進行管理，對更改的控制很有效，但周期較長，任何更改都需要將整個技術文件換版并重新執行審批流程，若遇到某環節負責人不在，則需花費很長的時間。

圖3 研討紀要的作用方式示意圖

為了提高工作效率，同時避免口頭協調可能產生的狀態混亂，我們想到了“化整為零、步步為營”的方法，將長周期的整體文件修改分解為多次短周期的及時修改（化整為零），而每次短周期的修改都利用《研討紀要》來控制（步步為營）。我們在項目內試行了這種內部的技術狀態控制辦法，也就是將《研討紀要》日常化，強調“口說無憑，立據為證”。

圖3所描述的技術文件版本變化過程中研討紀要的作用方式是這樣的：當用來約束工作項目的A版技術文件中出現問題時，立刻組織相關人員召開研討會，將經討論確定的修改措施及實施辦法形成《研討紀要1》，作為A版文件的補充，與A版文件同時作用于工作項目。第二次發現問題時處理方式相同。待技術狀態相對穩定后，根據A版文件和所涉及的研討紀要，修改生成B版技術文件，既可保證B版文件與工作項目完全對應，又不致影響工作項目的進度。

當然，除研討紀要以外，協調單、會議紀要也可以按同樣的方式來處理，一方面可縮短問題處理周期。同時也可使更改依據書面化，能夠做到有據可查。

3 關于技術文件質量量化考核的思考

質量目標中規定的多是產品實物質量的定量指標，主要針對的是產品生產質量。而對于產品的設計質量，因其不易量化，通常沒有明確的考核指標，也因此無法使用獎懲機制。

設計質量的內涵較寬泛，這里我們僅針對技術文件質量，主要是技術文件的編制與校對質量提出一種量化考核的思路（見圖4）。

圖4 文件編制及校對質量的量化考核

圖4中描述的是技術文件的形成過程，這一過程中有兩個閉合回路，在其反饋支路上可分別設置兩個量化考核點。利用“校對通過率”來考核編制者的工作質量，利用“審核通過率”來考核編制者及校對者的工作質量，這樣就可將技術文件編制及校對的工作質量量化。

對于其編制／校對的技術文件的校對一次通過率和審核一次通過率高的技術人員可給予獎勵；對于校對一次通過率排名靠后的技術人員應加強編制文件的技能訓練或采取必要的資格限制；同時，需要關注那些校對一次通過率較高而其審核一次通過率偏低的技術文件形成過程中的校對人員，對其技術能力及工作態度進行評估。

4 結束語

有效的辦法要真正發揮作用還需要相關人員自覺地、嚴格地執行，必要的獎懲措施也能起到一定的激勵作用。要從思想深處做到像重視實物產品質量那樣重視技術文件的質量，重視技術文件形成的整個過程和重要環節的控制，讓非實物產品質量為實物產品質量保駕護航。