數(shù)字檔案館建設管理的幾大難題

【摘要】：數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時代檔案傳遞和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設中面臨著諸多不容樂觀難以解決的問題，對此我們要有清醒的認識。本文提出了數(shù)字檔案館建設所面臨的幾個方面的問題。

【關鍵詞】：數(shù)字檔案館問題

隨著現(xiàn)代信息技術的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。

一、數(shù)字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。雖然，目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認數(shù)字檔案的憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下問題：一是認識上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。二是技術上的問題。數(shù)字檔案是高新技術的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。三是管理制度上的問題。傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度，而目前從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業(yè)務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日，而且也有一定的難度。

二、數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：一、存儲的介質(zhì)材料。現(xiàn)代介質(zhì)的存儲設備還不可能解決計算機數(shù)據(jù)存儲問題。一般磁盤的壽命是3—5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠。二、機讀語言格式。計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原。三、對設備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來等等。

三、數(shù)字檔案的失真問題

檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌。然而，就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95％。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點。數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因有：其一，技術參數(shù)選擇不當。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

四、數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機網(wǎng)絡世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現(xiàn)：其一，計算機病毒。網(wǎng)絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。國外有人估計，現(xiàn)在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網(wǎng)絡病毒的泛濫已對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)構成嚴重的威脅。其二，計算機黑客。由于網(wǎng)絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預知的事件、網(wǎng)絡系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分脆弱。

五、數(shù)字檔案館建設的諸多技術問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網(wǎng)絡技術支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數(shù)字檔案館建設的難點。數(shù)字化設備技術條件和技術難題。網(wǎng)絡系統(tǒng)中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。

除此之外，還有像數(shù)字檔案館建設的標準化；數(shù)字檔案館建設的投入與產(chǎn)出；數(shù)字檔案中的經(jīng)濟；數(shù)字檔案館法律法規(guī)；數(shù)字檔案館的基礎理論等方面的問題。

數(shù)字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。它具有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點。但也存在著上述問題。因此，我們應該清醒地認識到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補的遺憾。