淺談基層土地檔案管理工作

摘要：基層國土資源檔案管理工作的開展，對國土資源檔案管理工作者的素質提出了更高的要求。新時期的基層國土資源檔案管理工作者，除了要求具有檔案管理本專業的知識外，還要求具有計算機、外語、管理學等基礎知識，尤其是要求具有基層國土資源管理基礎業務知識。本文結合近年來基層國土資源所規范化建設檔案管理的實際，來談談本人對基層土地檔案管理工作的認識。

一、基層土地檔案管理的重要性

基層國土資源所在承擔大量基礎性業務工作的同時，也積累了大量的第一手資料，它們的取得凝聚了廣大基層土地工作者辛勤勞動的汗水，是土地管理工作的重要成果和財富。

1.土地檔案是確定土地權屬，采用法律、經濟、行政等手段科學管理土地的基本依據。工作中形成的征地文書及土地調查、土地登記、違法占地處理材料等，為土地管理工作提供了依舊。

2.在現代社會中，經常發生一些土地糾紛問題，而解決土地糾紛最有效的辦法就是查閱原始檔案。實際工作中占地建設，是否屬于違法占地，有無合法手續，在當事人不予配合的情況下，也要依靠查閱土地檔案來解決。因此，在建設用地管理活動中形成的檔案，是維護群眾合法權益的真實實據，是處理土地權屬糾紛和違法占地的法律憑證，對維護社會穩定起積極的作用。

3.土地管理檔案是重要的技術資源，是研究如何管好、用好土地資源的基礎。它不僅用之于現在，還要服務于未來。因此，各級國土資源管理部門要正確認識基層國土所土地檔案管理工作的作用，把這項工作切實擺到一個重要位置。

二、基層土地檔案管理工作的重點和要求

1.按照基層國土所“六個一”(有一個獨立的辦公場所，有一個規范服務窗口，有一個設施完善的閱覽室，有一個資料健全的檔案室，有一個設施達標的職工餐廳，有一個潔凈舒適的施工宿舍)標準進行規范化建設。“有一個資料健全的檔案室”是“六個一”標準中的一個，這就要求加強領導，做到落實責任、設施配套及配備專職館員。

2.確立土地檔案管理工作的重點和目標。社會的發展要求檔案管理工作要從檔案實物管理轉到信息管理上來，并且要運用多種形式，通過多種渠道向社會各界提供土地檔案信息。為此，檔案管理工作應該以土地檔案信息管理為重點，不斷加強土地檔案資料管理的基礎設施建設，建立現代化的檔案信息服務系統和適應信息時代要求的檔案管理模式，以實現土地檔案管理的現代化網絡化。

3.檔案管理工作的開展，對檔案工作者的素質提出了更高的要求。新技術的應用為檔案工作者提供了施展才能的廣闊空間，但同時也對檔案管理工作者的素質提出更高的要求。除要具備檔案管理的專業知識外，還要求具有計算機、外語、管理學等知識。

4.加強基礎業務建設。按照土地檔案管理目標確定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設。工作中要做到“四化”，即檔案的形成要規范化;檔案的管理要系統化；檔案的保護要科學化；檔案的管理要現代化。另一方便要積極探索電子檔案管理新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等環節納入到檔案管理的范圍，并在檔案部門的監督管理中。

三、檔案信息資源的開發利用

隨著市場經濟的發展，國土管理部門面臨著新的形勢和要求。如何科學、有效地管理好土地，提高土地管理的效率和水平，充分、合理和科學地利用好有限的土地資源，已成為急待解決的重大問題。作為國土管理基礎之一的土地檔案管理工作，更需要加以進一步規范和提高。認真做好基層國土檔案管理工作是非常重要的。

土地檔案是不同歷史時期土地檔案制度和措施的匯集，也是各項技術成果的真實記錄，具有重要的憑證作用和參考作用。

1.認真編制形式多樣、實用性強的檔案檢索目錄，便于查找和利用。檔案管理人員可以通過檢索工具較為迅速、系統地提供和查找各類檔案。要積極開展多種匯編和參考資料德編研工作，增強檔案資料的利用價值和服務功能，為正確合理的處理土地問題工作提供可靠的、科學的數據和依據。

2.充分利用土地檔案資料。改革開放以來，我國實行了土地有償、有限期使用制度，在一定范圍內允許民營資本和外資進入礦產勘查開發領域。在土地出讓、轉讓、出租、抵押以及土地契稅、耕地占用稅的收取等經濟活動中，其土地、礦產資源等有償使用價格的制定，主要依據土地檔案隊所利用的土地質量、數量、位置、類別、使用年限、地價總額等要素的翔實記錄。因此，依發合理地利用好土地檔案，充分發揮其在社會經濟發展中的作用，市提高檔案利用率的重要途徑。

3.建立集中統一的檔案管理網絡。加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們遵照統—領導、統一制度，統一管理的原則。成立了國土檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統的檔案管理統一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關，保證上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

4.轉變觀念，超前管理。長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。因此，現在要逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。

5.國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道。從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。

6.強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平。客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業知識與其他單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。

7.通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作。做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用，從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。

8.檔案利用過程中的保密工作。（1）制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有單可循，并在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

（2）監督措施。在利用中，要根據不同利用對象的不同目的，加強重點監護。還要做到三勤:一是嘴勤；二是眼勤；三是手勤、腦勤。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

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