關于企業不相容職務的分離控制

摘要：所謂不相容職務，是指那些如果由一個人或一個部門擔任可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務；不相容職務的分離就是采取措施實行相互分離，避免錯誤和舞弊行為的發生，不相容職務分離應科學合理分解其崗位職能；首先，，不相容職務分離的核心就是“內部牽制”，其次，明確各崗位的權限和相互聯系，使不相容職務之間能夠相互監督、相互制約，形成有效的制衡機制。

關鍵詞：企業不相容職務 分離 內部控制

一、企業不相容職務分離的內容

企業的不相容職務一般包括：授權審批與業務經辦；業務經辦與會計記錄；會計記錄與財產保管；業務經辦與稽核檢查；授權批準與監督檢查。對企業的不相容職務如果不實行相互的分離措施，就容易發生舞弊等行為，因此，企業的不相容職務分離是設計內部控制系統時首先確定的內容。按照1996年6月17日財政部發布實施的《會計基礎工作規范》的規定，企業設置的會計工作崗位一般可分為：會計機構負責人或者會計主管人員，出納，財產物資核算，工資核算，成本費用核算，財務成果核算，資金核算，往來結算，總賬報表，稽核，檔案管理等。上述會計工作崗位可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應符合不相容職務相互分離的要求，具體包括：（1）企業出納職務與企業核算收入、支出、費用的核算職務；出納職務與債權債務的核算、稽核職務；出納職務與會計檔案的保管職務等均屬于不相容職務，不能由一人擔任，應當予以分離。（2）企業會計核算職務與稽核檢查職務屬于不相容職務，應當分離。（3）負責總分類賬的登記職務與明細分類賬的登記職務屬于不相容職務，應當分離。（4）開展會計電算化的企業，電算化會計崗位中的軟件操作職務、審核記賬職務、電算審查職務、檔案保管職務等互為不相容職務，均應當予以分離，企業的不相容職務分離是一項動態的管理工作，不是一成不變的，隨著市場經濟的不斷發展，各種經濟工具的應用也是不斷變化的，應該結合本企業的實際情況不斷修訂，這樣才能適應發展，堵塞漏洞。

（一）不得由一個人辦理貨幣資金業務全過程的職務包括：1、會計職務與出納職務，出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務賬目的登記工作。2、會計職務與審計職務。3支票保管職務與印章保管職務。4支票審核職務與支票簽發職務，支票簽發職務由出納擔任，其他會計不得兼任。5銀行印鑒保管職務、企業財務章保管職務、人名章保管職務，不得由一人保管支付款項所需的全部印章。在工資支付業務中，財務支付工資人員應與辦理人事工資令、做考勤記錄、工資記錄等職務應相互分離，一般涉及企業的勞動工資部門、企業的車間班組、企業的會計部門等職能部門。勞動工資管理部門與會計部門的職責分工如下。勞動工資管理部門的主要職責：（1）開具在冊職工的名單和固定部分工資標準。（2）根據車間考勤記錄作各項津補貼和獎懲金額。會計部門的主要職責：（1）根據勞資部門的工資單發放職工工資；（2）根據工資金額及項目編制記賬科目及記賬憑證。

（二）不得由一個人或部門辦理合同業務全過程的職務包括：1.合同簽署（或委托簽署）職務與條款訂立職務分離。2. 條款訂立職務與法律顧問職務。3.合同談判職務與合同定價職務。4.合同履行職務與收付款職務。5.合同審計職務與上述職務。

（三）不得由一個人或部門辦理物資及固定資產采購業務全過程的職務包括：1.批準采購職務與采購經辦職務。2.詢價定價職務與確定供應職務。3.合同談判職務與合同定價職務。4.合同履行職務與資金收付職務。5.合同審計職務與上述職務。6.批準采購職務與采購經辦職務。7.詢價職務與確定供應商職務。8.采購職務與驗收職務。9.付款審批職務與付款執行職務。10.采購職務、入庫登記職務、會計記錄職務。

（四）不得由一個人或部門辦理投資業務全過程的職務包括：1.投資計劃的編制職務與投資的審批職務。2.投資業務的操作職務與會計記錄職務。3.有價證券的保管職務與會計記錄職務。4.投資股利、利息的經辦職務與會計核算職務。

（五）直系親屬回避職務包括：1.企業領導人的直系親屬不得擔任本企業的會計機構負責人、會計主管職務。2.會計機構負責人，會計主管人員的直系親屬不得在本企業的會計機構中擔任出納職務。3.紀委委員的直系親屬不得擔任本企業或下屬企業的主要領導人職務。

二、企業不相容職務分離的必要性

企業內控五要素中重要環節即控制活動，控制活動是指企業根據風險應對策略，采取相應的控制措施，將風險控制在可承受度內，是實施內部控制的具體方式。重要的控制措施首當其沖是不相容職務分離原則。

不相容職務既可以在事前規避舞弊行為發生，也可以在事中糾正財務舞弊。一方面通過設置不相容崗位，嚴格執行定崗定位定操作。不相容職務分離措施嚴格執行，能夠預防有意的舞弊行為。個別要職想要挪用資金假公濟私，“一手操辦”也會因不相容職務的分離變得“無從下手”。另一方面公司各部門或同一部門的不相容職務相關人員在崗位上相互制約，在工作過程中相互監督。并保證相關權力的制衡，從而徹底消滅舞弊滋生和繁衍的環境；對于比較容易發現的財務舞弊，不相容職務應及時制止并實現實時控制。而對于沒有發現或很難發現的舞弊，則應在阻止舞弊后果擴散的前提下，盡快消除舞弊產生的不良影響。一個人不能同時兼干可以隱匿自己所犯錯誤和不軌行為的職務。記賬職務與經營保管的職務相分隔，可以有效防止那些接近資產的人挪用資產，并采取涂改會計記錄的辦法隱匿這些行為。不相容的經濟業務至少有兩個或兩個以上的個人和部門參加，只要這些人員和部門不互相勾結，差錯和不軌行為就很容易被發現，通過職務分離不但能提高作業效率，而且也使內部會計控制得到實施，有效保證會計信息的真實完整。

三、不相容職務分離的思考

1.領導重視。作為企業的第一管理者，要充分認識到不相容職務分離的重要性，具有防范風險的意識，堅決杜絕任人唯親、外戚專權的行為，充分認識不相容職務的分離是有利于企業健康發展，是降低企業經營風險的一項管理工作，嚴格按照不相容職務分離內容設置機構和崗位，不要把不相容職務分離看成是“剝奪權利”，而是維護企業在市場經濟中不斷發展和生存的手段。

2.加強企業不相容職務分離的制度建設，向企業全體職工公布本企業不相容職務的內容，把不相容職務的分離作為企業的一項日常管理制度，讓制度管人，讓企業的管理制度發揮作用，形成人人監督的局面，同時還要加大監管力度，及時發現企業內部控制中存在的問題，企業不相容職務分離是一項動態管理工作，任何一項管理都不是一成不變的，要根據工作實際和環境因素的變化，及時完善各項規章制度，預防管理漏洞，降低企業經營風險。

3.加強職工思想道德建設，提高職工隊伍整體素質，強化從業人員的自律意識，任何完善的規章制度都要靠人來執行，人是企業經營狀況的決定因素，只有全體員工誠實守信企業才能真正防范風險。不相容會計職務分離的核心是內部牽制，內部的制約機制能夠促進企業利用科學的管理手段來提高經濟效益，當然不相容職務分離還需要企業員工恪守其責，如果擔任不相容職務的職工之間相互勾結串通，則不相容職務分離就失去了作用，所以還要加強職工思想道德建設，從源頭上杜絕發生錯誤和舞弊的行為，目前有相當企業員工缺乏職業道德意識，不注重自己的職業道德修養，沒有認識到自身職業工作的重要性，缺乏對自己職業的認可，在潛意識中缺乏對自身職業的尊重，輕看職業內容重看地位，沒有意識到自己工作中的厲害關系，這與我國職業道德教育比較落后有關系。

4.加強立法。近年來我國職務犯罪呈上升趨勢，給國家和企業帶來了巨大損失，不相容職務分離是防范職業經濟犯罪的最好途徑，也是從源頭上控制職務犯罪的發生，應該借鑒“醉酒駕駛納入刑事犯罪處罰”，把經濟犯罪的隱患用法律形式來規范。

參考文獻：

[1]李萍，李視友. 淺談企業中的不相容職務. 經濟師.2007年12期

[2]《高級會計實務》編委會.高級會計實務.2010年