關(guān)于電算化會計檔案利用問題的探討

摘要：電算化會計檔案利用能完整地呈現(xiàn)出企業(yè)組織發(fā)展進(jìn)程，合理開發(fā)和科學(xué)利用電算化會計檔案，能為社會的發(fā)展創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮電算化會計檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)時代的真正作用。

關(guān)鍵詞：電算化 會計檔案 原則

一、電算化會計檔案的特點

電算化會計檔案廣義上指存貯會計數(shù)據(jù)的各種憑證、賬簿、報表和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證等。狹義的電算化會計檔案是保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機上完成。因此，電算化會計檔案具有下列特點：

電算化會計檔案存儲的范圍廣。它傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵：它不僅具有傳統(tǒng)的會計信息，還包括會計電算化的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。在會計電算化條件下，會計檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，電算化會計檔案存儲的會計信息得到了擴(kuò)大。財務(wù)人員首先要掌握計算機知識，然后才能使用計算機進(jìn)行會計核算、處理。電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)，電腦操作系統(tǒng)、財務(wù)管理和會計電算化應(yīng)用軟件不斷更新，使會計檔案也在不斷更新。

電算化會計檔案管理要求更高的科學(xué)性。電算化會計檔案通過計算機使用起來更快捷、方便，更容易產(chǎn)生決策參考價值，為管理和決策提供較好的支持。要管理好電算化會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員。另外必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，做好會計檔案的各方面工作。

電算化會計檔案具有更高的的安全性、完整性要求。會計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。而在電算化條件下，會計

數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。而電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境等條件的影響。所以要求電算化會計檔案的保密性和安全性比傳統(tǒng)的會計檔案高。

二、電算化會計檔案利用的影響因素

政策法規(guī)對電算化會計檔案利用的影響。國家制定的檔案法和會計法為會計檔案利用提供了基本前提。目前，會計檔案信息資源開發(fā)利用的相關(guān)規(guī)定不完善，使會計檔案管理部門對電算化會計檔案信息的開發(fā)利用沒有可操作的依據(jù)。因此，要利用電算化會計檔案信息資源，就必須建立關(guān)于這方面的政策、法律、法規(guī)，增強現(xiàn)有法律、法規(guī)的可操作性，集中組織對電算化會計檔案的利用，保證全國會計檔案信息資源建設(shè)正常進(jìn)行。

經(jīng)濟(jì)發(fā)展對電算化會計檔案利用的影響。經(jīng)濟(jì)因素是社會存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，它影響著社電算化會計檔案信息資源的利用。表現(xiàn)在：社會主義市場經(jīng)濟(jì)促使電算化會計檔案信息利用要以服務(wù)廣大信息用戶為宗旨，以信息市場的需求為導(dǎo)向。電算化會計檔案信息資源推動了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并獲得社會經(jīng)濟(jì)對它的支持和保障；隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，電算化會計檔案有著其他信息資源不可替代的作用；經(jīng)費不足困擾著會計檔案信息資源利用。運用現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備購置和人員培訓(xùn)等都需要經(jīng)費支持，這使電算化會計檔案信息資源利用受到限制。

科技進(jìn)步對電算化會計檔案利用影響。科技的進(jìn)步為電算化會計檔案信息資源利用創(chuàng)造了條件，電算化會計檔案信息將通過網(wǎng)絡(luò)為更多的人利用。深層次地開發(fā)會計檔案信息資源方向發(fā)展，直接影響到電算化會計檔案信息利用。所以，對科學(xué)技術(shù)的合理運用會給電算化會計檔案信息資源利用有重要影響

管理制度對電算化會計檔案利用影響。會計電算化在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬使電算化進(jìn)一步發(fā)展，并有著極為重要的經(jīng)濟(jì)意義與法律意義。在以要積極探索電算化會計檔案信息資源利用的新方法，把電算化會計檔案信息存儲于便于提取、傳遞的載體

人員素質(zhì)對電算化會計檔案利用影響。利用電算化會計檔案信息資源關(guān)鍵在于提高電算化會計檔案人員的素質(zhì)，合理安排與使用人員，適應(yīng)電算化會計檔案利用工作的需要，充分發(fā)揮電算化會計檔案的經(jīng)濟(jì)價值。

三、電算化會計檔案利用的原則

電算化會計檔案具有全新特點，必須建立和遵守其工作原則，才能方便利用者的利用需要，并有利于保證電算化會計檔案的安全。

電算化會計檔案的雙套備份制度要嚴(yán)格執(zhí)行。其中一套封存起來，封存電算化會計檔案的“原始性”，對外提供的一般應(yīng)為只讀文件，不宜直接向利用者提供拷貝件。

采用適當(dāng)?shù)目刂萍夹g(shù)。用密鑰技術(shù)、用戶身份驗證技術(shù)等方法對需要控制使用的電算化會計檔案進(jìn)行加密管理，使無關(guān)人員無法進(jìn)入該文件，利用者和利用權(quán)限只能靠系統(tǒng)來鑒別、控制，另外，對建立的規(guī)章制度應(yīng)注意有效性與可行性。

電算化會計檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時要加以限制。電算化會計檔案特點使其在利用活動中的保密與安全問題不好控制。因此要采取更為嚴(yán)密的安全措施，避免由于安全問題帶來不可挽回的損失。

發(fā)揮電算化會計檔案的最大限度優(yōu)越性。建立一個科學(xué)的完整的電算化會計檔案系統(tǒng)。縮短會計檔案的傳輸時間，使會計檔案在宏觀控制和微觀管理中都能充分發(fā)揮作用，，從而獲得更多的社會經(jīng)濟(jì)效益。

總之，開發(fā)和利用電算化會計檔案信息資源，是會計檔案部門生存與發(fā)展的需要，是社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必然結(jié)果，對整個國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，機械工業(yè)出版社，2006

作者簡介：

崔美蘭(1961- )，吉林龍井人，本科，延邊人民出版社檔案管理館員。