高校遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理之我見(jiàn)

摘要：基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育在我國(guó)正蓬蓬勃勃地開(kāi)展，與面對(duì)面的傳統(tǒng)教育相比，其教育思想、教育觀(guān)念、教育資源都有著很大的改變。面對(duì)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育教學(xué)檔案管理也面臨全新的挑戰(zhàn)。搞好檔案管理工作，刻不容緩。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程教育 檔案管理 和諧發(fā)展

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是指學(xué)員和教師、學(xué)員和教育機(jī)構(gòu)之間主要采用多種媒體手段進(jìn)行教學(xué)和通信聯(lián)系的教育形式。學(xué)員可以不受空間和時(shí)間的限制進(jìn)行學(xué)習(xí)，受教育者可以擴(kuò)展到全社會(huì)。由于參加現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的主要對(duì)象是成人學(xué)員，其在檔案管理方面具有流動(dòng)性、分散性、廣泛性、模糊性等特點(diǎn)。

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的教育模式，它利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的手段使得傳統(tǒng)教育向教育的開(kāi)放性、廣泛性和終身性發(fā)展。目前中央廣播電視大學(xué)的開(kāi)放教育就是現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一種模式，其本質(zhì)是人人享有終身接受教育的權(quán)利。意味著:教育對(duì)象的開(kāi)放;教育觀(guān)念開(kāi)放;教育資源開(kāi)放;教育過(guò)程開(kāi)放。正是由于這些特點(diǎn)電大的開(kāi)放教育實(shí)行完全學(xué)分制管理，具有允許學(xué)生自主選課，選擇學(xué)習(xí)時(shí)間及個(gè)性化考試等特點(diǎn)，體現(xiàn)了對(duì)學(xué)生個(gè)性化服務(wù)的教學(xué)管理制度。但正是這種教學(xué)管理模式給傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

一、遠(yuǎn)程教育教學(xué)現(xiàn)況

遠(yuǎn)程教育：遙距教育(Distance education)，又稱(chēng)遠(yuǎn)距教學(xué)、遠(yuǎn)程教育，是指使用電視及互聯(lián)網(wǎng)等傳播媒體的教學(xué)模式，它突破了時(shí)空的界線(xiàn)，有別于傳統(tǒng)需要往校舍安坐于課室的教學(xué)模式。使用這種教學(xué)模式的學(xué)生，通常是業(yè)余進(jìn)修者。由于不需要到特定地點(diǎn)上課，因此可以隨時(shí)隨地上課。學(xué)生亦可以透過(guò)電視廣播、互聯(lián)網(wǎng)、輔導(dǎo)專(zhuān)線(xiàn)、課研社、面授（函授）等多種不同管道互助學(xué)習(xí)。

從狹義上來(lái)看，遠(yuǎn)程教育是指由特定的教育組織機(jī)構(gòu)，綜合應(yīng)用一定社會(huì)時(shí)期的技術(shù)，收集、開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、制作和利用各種教育資源、建構(gòu)教育環(huán)境，并基于一定社會(huì)時(shí)期的技術(shù)、教育資源和教育環(huán)境為學(xué)生提供教育服務(wù)，以及出于教學(xué)和社會(huì)化的目的進(jìn)而為學(xué)生組織一些集體會(huì)議交流活動(dòng)（以傳統(tǒng)面對(duì)面方式或者以現(xiàn)代電子方式進(jìn)行），以幫助和促進(jìn)學(xué)生遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)為目的的所有實(shí)踐活動(dòng)的總稱(chēng)。在所有活動(dòng)中，教師是以教育資源的形式或?qū)W習(xí)幫促者的身份與學(xué)生保持著一種準(zhǔn)永久性分離的狀態(tài)；而學(xué)生與教育組織機(jī)構(gòu)（教師）或?qū)W生與學(xué)生之間將通過(guò)建立雙向或多向通信機(jī)制保持即時(shí)會(huì)話(huà)。

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育在我國(guó)剛剛起步，又是超常規(guī)“跨越式”地發(fā)展，所以出現(xiàn)了一些質(zhì)量問(wèn)題。目前遠(yuǎn)程教育基本上有如下幾種教學(xué)模式：一種是與現(xiàn)有教學(xué)模式完全相同的課堂教學(xué)模式，一種是面授和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)結(jié)合的模式；另一種是師生在時(shí)空上分離、完全通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或多媒體光盤(pán)授課的模式。完全分離的教學(xué)實(shí)際上并不是完整意義上的網(wǎng)絡(luò)教育，而是網(wǎng)絡(luò)自學(xué)。

為盡快提高網(wǎng)絡(luò)教育的教學(xué)質(zhì)量，教育部將2003年定為“遠(yuǎn)程教育質(zhì)量保證體系建設(shè)年”。教育部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)明確指出教學(xué)質(zhì)量已成為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育前進(jìn)的最大障礙，認(rèn)為應(yīng)該“逐步建立校外遠(yuǎn)程教育公共服務(wù)體系，規(guī)范管理，加強(qiáng)資源共享和質(zhì)量控制”，這正是目前網(wǎng)絡(luò)學(xué)院建設(shè)非常缺乏的一個(gè)體系和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。教育部已經(jīng)在著手制定網(wǎng)絡(luò)教育的辦學(xué)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，提高辦學(xué)門(mén)檻，加大對(duì)各高校網(wǎng)絡(luò)學(xué)院的質(zhì)量檢查，如組織專(zhuān)家對(duì)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院的專(zhuān)業(yè)、課程進(jìn)行認(rèn)證，對(duì)師資、教學(xué)設(shè)施、多媒體課件建設(shè)以及設(shè)立的校外教學(xué)點(diǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，定期抽查網(wǎng)絡(luò)學(xué)院學(xué)生的培養(yǎng)質(zhì)量，對(duì)無(wú)法達(dá)標(biāo)的網(wǎng)絡(luò)學(xué)院取消辦學(xué)資格等。

遠(yuǎn)程教育在中國(guó)的發(fā)展經(jīng)歷了三代：第一代是函授教育，這一方式為我國(guó)培養(yǎng)了許多人才，但是函授教育具有較大的局限性；第二代是80年代興起的廣播電視教育，我國(guó)的這一遠(yuǎn)程教育方式和中央電視大學(xué)在世界上享有盛名；90年代，隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了以信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的第三代現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育。

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育由于其興起時(shí)間較短，在學(xué)員檔案管理方面還存在不少問(wèn)題。一是遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識(shí)淡薄，對(duì)學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)；二是檔案管理內(nèi)容不完善；三是檔案管理模式陳舊，高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式；四是檔案管理隊(duì)伍薄弱。

二、建立高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案的幾點(diǎn)建議

（一）完善學(xué)員檔案內(nèi)容。

高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案應(yīng)包括學(xué)校對(duì)學(xué)員的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學(xué)員素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當(dāng)代高校學(xué)員的時(shí)代風(fēng)貌。學(xué)員素質(zhì)檔案內(nèi)容應(yīng)分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是學(xué)員人事檔案，一類(lèi)是素質(zhì)拓展檔案。另外，在形式上，學(xué)員檔案應(yīng)包括文字檔案與電子檔案。學(xué)員檔案還應(yīng)該按專(zhuān)業(yè)、類(lèi)別分層次建檔，有學(xué)科、年級(jí)等集體檔案，也有學(xué)員個(gè)人檔案。學(xué)員檔案?jìng)€(gè)體化與集體化的相互轉(zhuǎn)變，使學(xué)員檔案呈主體型、多邊形、多角形展現(xiàn)在管理者和學(xué)員的面前，為促進(jìn)學(xué)習(xí)、研究教學(xué)、搞好管理提供便捷。

（二）建立遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

網(wǎng)絡(luò)化已成為時(shí)代的主旋律，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館一個(gè)重要步驟，也為其他門(mén)類(lèi)檔案的數(shù)字化提供了一種可行的模式。建立學(xué)員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能提高學(xué)員檔案的管理效率、檢索速度和查準(zhǔn)率，沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢(xún)學(xué)員的檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。

檔案管理人員的素質(zhì)包括職業(yè)道德素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。職業(yè)道德可以概括為：履行職責(zé)、保護(hù)歷史資料、保守機(jī)密、周到服務(wù)。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類(lèi)及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學(xué)員檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外，還應(yīng)熟悉并掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現(xiàn)，要掌握計(jì)算機(jī)、光盤(pán)存儲(chǔ)、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段，這樣才能使學(xué)員檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理、科學(xué)管理過(guò)渡到現(xiàn)代化管理。

三、遠(yuǎn)教隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)刻不容緩

當(dāng)前遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)中心特別是各個(gè)站點(diǎn)的管理水平相對(duì)滯后，并且沒(méi)有引起有關(guān)部門(mén)的足夠重視。遠(yuǎn)程教育的分散性與由此帶來(lái)的不穩(wěn)定性，決定了它的管理難度較大，即使在傳統(tǒng)教育系統(tǒng)中獲得了博士學(xué)位的畢業(yè)生，也未必能勝任遠(yuǎn)程教育領(lǐng)域中的崗位。因?yàn)檫h(yuǎn)程教育的辦學(xué)理念和辦學(xué)規(guī)律與傳統(tǒng)的面授教育都很不相同。

遠(yuǎn)程教育的學(xué)生主體是在職人員。由于平常自主學(xué)習(xí)，學(xué)生與班主任、站點(diǎn)管理人員很少見(jiàn)面，所以在班集體的形成、繳費(fèi)、發(fā)教材、論文的提交、面授輔導(dǎo)的組織、各種數(shù)據(jù)資料的匯總上報(bào)等方面常受分散性、不穩(wěn)定性的影響，而很難按時(shí)落到實(shí)處，有的站點(diǎn)甚至每學(xué)期的學(xué)費(fèi)都不能按時(shí)收齊。這些管理上的難度，就要求班主任與管理人員要有較高的水平、較強(qiáng)的責(zé)任心、較好的工作作風(fēng)。一句話(huà)，要求管理者具備專(zhuān)門(mén)的技能。

遠(yuǎn)程教育是一項(xiàng)年輕的事業(yè)，與國(guó)外相比，我國(guó)遠(yuǎn)教起步晚，缺乏經(jīng)驗(yàn)，其管理隊(duì)伍也大多是臨時(shí)拼湊，尤其是各站點(diǎn)管理人員的成分、學(xué)歷參差不齊，許多人缺乏對(duì)遠(yuǎn)程教育的對(duì)象、過(guò)程和方法的認(rèn)識(shí)。各站點(diǎn)對(duì)從業(yè)人員的管理方法也不甚相同，很多站點(diǎn)由于沒(méi)有正式編制，即使是正規(guī)高校的網(wǎng)院，管理人員的編制也很少，只在需要時(shí)從社會(huì)上臨時(shí)招聘，因此造成管理隊(duì)伍來(lái)源的多元化，管理上的非專(zhuān)業(yè)化，思想素質(zhì)上差異化，再加上其他種種原因，造成這支隊(duì)伍的管理水平不到位，相對(duì)穩(wěn)定性較差。有的網(wǎng)院由于部門(mén)及辦事人員頻繁變動(dòng)，致使下屬站點(diǎn)對(duì)口管理出現(xiàn)混亂，甚至出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。

我國(guó)目前有六十多所遠(yuǎn)教試點(diǎn)高校網(wǎng)院，擁有分布在全國(guó)各地的三千多個(gè)學(xué)習(xí)中心（站點(diǎn)）以及數(shù)萬(wàn)管理人員，這是一支龐大的隊(duì)伍。從某種意義上講，這支隊(duì)伍的水平、素質(zhì)、能力在很大程度上影響著遠(yuǎn)教的質(zhì)量。所以，遠(yuǎn)教隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)已刻不容緩地提到議事日程上來(lái)。

隨著教育事業(yè)的發(fā)展，遠(yuǎn)程教育作為一門(mén)獨(dú)立的學(xué)科，其從業(yè)人員必須具備教育傳播學(xué)的基本知識(shí)，掌握職能所需的信息技術(shù)能力是勢(shì)所必然的。有專(zhuān)家預(yù)言，未來(lái)五年遠(yuǎn)程教育發(fā)展需要的十三類(lèi)人才中，包括教學(xué)教務(wù)、學(xué)習(xí)資源等方面的管理者。遺憾的是，目前國(guó)內(nèi)遠(yuǎn)程教育專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)不但沒(méi)有一個(gè)比較成形的體系，甚至很多人連要培養(yǎng)遠(yuǎn)程教育專(zhuān)業(yè)人才的意識(shí)都沒(méi)有。

四、遠(yuǎn)程教育促進(jìn)檔案教育和諧發(fā)展

高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng)，高等遠(yuǎn)程教育這方面的問(wèn)題更為突出。據(jù)調(diào)查，由于人力、物力所限，許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求：有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應(yīng)付，沒(méi)有時(shí)間也無(wú)力探討研究學(xué)籍電子檔案工作，有時(shí)甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專(zhuān)職的學(xué)員檔案管理人員，也是一個(gè)人或者兩個(gè)人，少數(shù)幾個(gè)檔案管理人員根本滿(mǎn)足不了高校學(xué)員人數(shù)激增的現(xiàn)狀；同時(shí)，即使有專(zhuān)職的檔案建設(shè)和管理人員，也大多是非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏。

中國(guó)的檔案教育的學(xué)校教育（對(duì)象是學(xué)生）的檔案人員崗位培訓(xùn)（對(duì)象是新工作者）已建立較好基礎(chǔ)，繼續(xù)教育則比較薄弱。繼續(xù)教育的對(duì)象是全體檔案在職人員，他們與現(xiàn)行檔案工作直接相關(guān)，人數(shù)最多，應(yīng)當(dāng)是教育培訓(xùn)的重心。檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育運(yùn)用優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源對(duì)在職人員普及高層次檔案繼續(xù)教育，而且可以長(zhǎng)時(shí)間大面積地進(jìn)行。因而可以迅速?gòu)母旧吓まD(zhuǎn)上述的檔案教育培訓(xùn)體系失衡的局面，促進(jìn)中國(guó)檔案教育和諧發(fā)展。

檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育幾年來(lái)的實(shí)踐已經(jīng)證明其在普及教育和推廣檔案科學(xué)理論的明顯作用，可以從切實(shí)解決邊遠(yuǎn)地區(qū)在教學(xué)力量和教學(xué)水平方面的困難。有了檔案教育網(wǎng)站，全國(guó)所有地區(qū)的文件與檔案工作者今后學(xué)習(xí)培訓(xùn)都很方便，可以從根本上消除以前各地區(qū)的教學(xué)培訓(xùn)條件的差距，這種教育形式是檔案教育培訓(xùn)的革新，具有教育創(chuàng)新意義。