檔案管理工作應掌握的方法

檔案管理工作應掌握的方法，首先要構建和營造檔案安全保管文化。

檔案安全保管工作，說到底關鍵在于人，安全保管最終由人來完成任務。因此，要以人為本，以檔案工作人員素質和文化為本，構建和營造檔案安全保管文化氛圍。這里，一方面要構建和營造檔案安全保管的人本文化，把人本文化融入安全管理之中，發揮工作人員的創新能力、實踐能力以及開發資源等方面的能力。另一方面，要構建和營造檔案安全保管的道德文化。其中包括市場性道德、公益性道德以及自我性道德等。簡而言之，市場性道德，也就是以正當手段獲取利益的最大化；公益性道德，也就是不違背社會公共程序規則；自我性道德，即職業道德，也就是自身品質不違背公民道德規范。當然，構建和營造企業檔案安全保管文化，除了培養檔案工作人員道德文化情操以外，還要使其養成加強安全保管專業技術技能的學習、提高科學管理水平和學習掌握科技知識的習慣。要認真研究檔案安全保管工作各方面的新技術，用以適應檔案安全保管工作新時期、新形勢的需要。

其次，檔案管理工作應掌握的方法，是要從檔案管理的科學化、規范化、制度化入手，要實事求是，按章辦事，按合法機構管理辦事。

一是對檔案中姓名，或年齡與工種等出現異同的，應以職工本人原籍戶口所在地、公安部門出具的最早戶口登記表為準，并加蓋當地派出所公章，從中核對正確的姓名，或年齡與工種等情況。

二是對遺失的職工檔案記錄，應進行深入了解、調查，明確真相，并通過相關部門給予補辦有關資料，進而建立起職工檔案資料。

三是檔案管理人員調動工作時，工作單位要把好檔案管理關，要在檔案管理人員離崗前，辦理好工作交接手續，之后，再辦理調動手續。對于那些知道該人檔案管理工作交接手續沒有辦理完，就隨意簽發調令的，要分清責任，嚴肅處理，以保證好檔案管理工作方法的順暢，以及保證其科學化、規范化、制度化。

再次，檔案管理工作應掌握的方法，就是要強化基層單位文秘工作與檔案信息建設的規范銜接，要全面提高基層單位檔案信息化建設工作人員素質。

其中，一方面是，現代文秘工作是當前檔案信息化建設工作的基礎，而檔案是文書的歸宿，因此，要充分利用好這一方便條件，做好銜接工作，做好文檔一體化工作，做好強化質量和文書歸檔立卷工作。同時，做好認真學習和落實《歸檔文件整理規則》等方面的工作；另一方面，檔案信息化建設人員素質，是工作成敗的關鍵，要針對現實中的大多數屬于兼職人員，以及沒能參加過培訓的實際，做好崗位培訓與繼續教育相結合，上課與操作相結合，考試與考核相結合，用以實現學有所得、學有所獲、學用結合、立竿見影的工作效果。

第四，檔案管理工作應掌握的方法，就是要隨著檔案管理工作中的設備管理更新換代過程，同步調入具有技術專長人才，使之用以對原有檔案管理工作人員的技能培養和知識熏陶，讓更多的人員能夠盡快地熟練掌握檔案管理工作的新技術。

應做到在人與技術相結合過程中的盡善盡美。一是要理順各級檔案管理部門、企業事業單位檔案管理工作的關系，以使之實現檔案管理體制改革的合理化、規范化以及網絡化，為能夠達到人與技術相結合的盡善盡美鋪平道路；二是要注意適應和掌握現代化設備管理的作用，比如要注意加密文件的保管與密碼設置，以防止丟失、被盜或網絡中病毒的破壞等，為能夠達到人與技術相結合的盡善盡美掃清障礙；三是要防止人與技術的脫節，這是最重要的。要注重于人的技能素質，反之，如不注意提高人的技能素質，就達不到真正實現檔案管理工作高水平的目標。

另外，我們更應該知道，提高檔案管理工作人員的素質，是當今知識經濟時代的需求，是檔案管理工作的基礎。知識經濟時代的檔案管理工作，需要大批的“專”與“博”相結合的新型人才，這種“專”是跨學科的“多專”，而不是過去的“一專”，這種“博”更是隨著現代化科學技術的發展動態的“廣博”，而不是過去傳統不變的知識“廣博”。我們說這樣的知識人才，有著更強更好的適應性和穩定性，并能夠適應和解決檔案管理工作所遇到的臨時的某些復雜的情況。

第五，檔案管理工作應掌握的方法，就是要在電子文件及其管理日益突現的今天，有必要在電子檔案的利用、保護上，采取相應的措施。

因為數字檔案是電子文件時代檔案工作現代化發展的較高階段，保護好數字化技術對于數字檔案起著重要作用。所以我們首先采取的措施之一，就是應該保護好數字檔案。要對現存檔案，如紙質檔案、照片檔案、實物檔案等，進行數字化保護工作，使之從傳統的檔案工作體系向數字化檔案工作體系轉化。目前在工作中我們已經看到，保護數字檔案技術的標準化問題，已成為數字檔案管理工作的生命線，它對于數字檔案資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理等方面，都需要作出統一的規范。由此可見保護數字檔案意義的重大。