關(guān)于高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的思考

摘要：網(wǎng)絡(luò)化管理模式是信息時代管理模式的新方式，也是人們對于信息容量和信息速度要求不斷提升的外在表現(xiàn)，作為高校檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)和發(fā)展對于提高辦事效率和信息查詢起到了關(guān)鍵性的作用，筆者就相關(guān)的問題談?wù)勛约旱囊恍┕ぷ饕娊狻?/p>

關(guān)鍵詞：高校 檔案 網(wǎng)絡(luò) 信息化

高校檔案資源被認(rèn)為是一種重要的信息資源，它的價值被越來越多的人群所關(guān)注和重視。高校作為國家教育的重要機構(gòu)，其檔案管理工作中所保存的各種信息資料往往因為時間和地域的限制，不能及時的被信息需求人員所用，這就使得信息共享方面存在障礙，作為檔案信息資源，實現(xiàn)其共享是非常簡單的，但是往往由于我們在技術(shù)和管理理念上的落后使得這種本身可以滿足社會需求的資源被浪費了，筆者就高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)方面的問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

檔案作為學(xué)校和社會信息資源庫當(dāng)中非常重要的資源之一，它的收集、整理、分類、存儲和管理等等環(huán)節(jié)分的非常清楚一個非常重要的目的就是為了在今后的查詢和使用方面能夠更加的便捷，但是由于目前大多數(shù)高校的檔案管理都存在各種原因的滯后發(fā)展，所以我們在高校檔案管理信息化領(lǐng)域需要完成的工作就顯得尤為重要，也更突顯了工作的緊迫性。

在過去的很多年間，我們知道，檔案管理工作和檔案材料都是以各種形式的紙張為主，并通過記錄和書寫的方式來獲取信息的保留和存儲，這對于工作人員而言，工作量較大，同時工作效率不高，伴隨著各個高校的快速發(fā)展和學(xué)校高效化辦公的推進(jìn)，這種傳統(tǒng)的辦公模式勢必會影響檔案管理工作的有效實施，所以隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷深入，分類、歸檔、管理等等環(huán)節(jié)的工作都可以一體化完成，這極大地加快了工作的效率，也讓過去保存容易收到存儲條件限制和搬運非常不方便的信息檔案管理資料變得更加的輕松和容易，把所有的信息資料錄入計算機信息系統(tǒng)之后，我們可以輕松地通過計算機網(wǎng)絡(luò)，在任何一個角落查詢到我們需要的相關(guān)信息，這對于工作人員和信息需求人員而言都帶來了極大的便捷。

當(dāng)我們在不斷闡述網(wǎng)絡(luò)信息化管理對于檔案管理的諸多好處時，我們也需要對于檔案管理工作的質(zhì)量和水平有所關(guān)注，因為網(wǎng)絡(luò)化的管理從整體上提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平，但是對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求，因為網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)和發(fā)展的過程中，我們需要對相關(guān)的信息進(jìn)行歸納和整理，這就對工作人員的責(zé)任心和工作態(tài)度提出了更高的要求，過去簡單的紙質(zhì)文檔管理現(xiàn)在全部實現(xiàn)了數(shù)字化，一方面提上了工作效率，另外一方面對工作人員的業(yè)務(wù)能力也是一個考驗，比如說在過去的眾多檔案管理中，因為書寫錯誤或者書寫遺漏出現(xiàn)的信息資料存儲不健全等方面的問題，在現(xiàn)在的計算機管理辦公中就可以最大程度的避免此類問題的發(fā)生，因為過去對于信息的涂改和修正需要花費很多的時間去辨認(rèn)，尤其是對于一些年代久遠(yuǎn)的信息而言更需要我們來驗證，這給查詢帶來了眾多不變，而計算機信息錄入之后，我們可以在最短的時間內(nèi)對相關(guān)的信息進(jìn)行搜索，但是由于一些工作人員的疏忽在輸入的過程中因為過失導(dǎo)致的信息錄入錯誤事件也時常有發(fā)生，比如對于錯別字的出現(xiàn)是現(xiàn)在信息錄入過程中最容易出現(xiàn)的錯誤，這對于今后的信息查詢帶來了諸多不變，但是往往又不容易發(fā)現(xiàn)，這就需要我們的工作人員在工作中負(fù)起責(zé)任，嚴(yán)謹(jǐn)和踏實的工作態(tài)度可以最大程度的避免此類事情的發(fā)生。

本世紀(jì)以來，我國各個行業(yè)對于計算機信息化的普及程度在不斷的提升，尤其是在計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)方面更是取得了重大的成績，在眾多高校及中小學(xué)都開始普及計算機基礎(chǔ)教育課程，學(xué)生的計算機應(yīng)用水平在不斷提升，進(jìn)入大學(xué)學(xué)習(xí)階段之后，更是有一大批相關(guān)的計算機專業(yè)，為社會相關(guān)人才的輸入提供了必要的培訓(xùn)機會，所以在高校檔案管理信息化發(fā)展中，在相關(guān)人員的培訓(xùn)方面，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展對于現(xiàn)在高效工作人員而言是很容易掌握的操作技能，從實現(xiàn)角度來看，沒有任何的問題。這就為高校檔案信息化管理帶來了諸多好處，所以在國家大力發(fā)展高等教育的過程中，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完成的今天，在人員素質(zhì)不斷提升的過程中，高校檔案管理實現(xiàn)信息化是完全具備各種條件的。

高校檔案管理自實行《高等學(xué)校檔案實體分類法》以后，已經(jīng)有一個較全面的著錄標(biāo)準(zhǔn)。它的范圍包括檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計等方面的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。學(xué)校的檔案管理均實現(xiàn)計算機輔助處理，利用計算機管理檔案，進(jìn)行檔案查詢利用，除了檔案軟件系統(tǒng)外，在計算機的存儲資料庫上也已經(jīng)存有大量可供查詢的檔案數(shù)據(jù)；在現(xiàn)時已輸入的計算機檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息中，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，已具備用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建提供了一個良好的基礎(chǔ)。

近幾年，各個地區(qū)高校都在努力實現(xiàn)數(shù)字化校園建設(shè)，這項工程最大的特點就是學(xué)校內(nèi)的任何一個成員，都可以通過無線上網(wǎng)的方式來獲取自己需要的資料和信息，這種信息的獲取途徑提高了部門之間的溝通和協(xié)調(diào)能力，提高了辦事效率。所以我們有理由相信檔案管理信息化勢必成為高校檔案管理中的新方向。

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