科技檔案編研工作淺析

◎航天材料及工藝研究所 宋揚

科技檔案編研工作是科研生產單位檔案工作的重要組成部分，是檔案部門開發利用科技檔案信息資源，為用戶提供科技檔案信息服務的一種重要方式和途徑。在實際工作中，科技檔案與其它檔案特別是一般文書檔案相比，具有專業性、類型的多樣性、成套性的突出特點，相應的檔案編研工作需根據這些特點采取措施，以保證對科技檔案的科學管理和有效利用。

一、主要內容

科技檔案編研是指在對科學技術檔案信息進行分析研究的基礎上，按照一定題目對其進行加工并編輯成各種編研成品，為科研、設計、生產和社會提供服務的工作。

科技檔案編研成品是科技檔案編研工作知識成果的總稱，即經過信息研究與編研技術加工形成的主題鮮明、內容優化、格式規范的科技檔案信息的有機體。除采用原件直接匯集編排的匯編類型外，更多的是根據實際需要摘錄科技檔案中的事實材料和數據材料重新組織編排或撰寫，成為二次或三次文獻，如科技成果簡介、圖冊或圖集、數據分析、專題匯編和專題著述、科技史料和科技大事記、年鑒、科技檔案片、科技檔案展覽等。

在科技檔案編研工作過程中，必須遵循存真、適用、優化、合法四大原則，主要工作內容如圖1所示。

圖1 科技檔案編研工作的主要內容

其中，選題是編研工作的首要環節，包括選擇主題內容和適宜的編研成品類型，選題恰當與否直接影響編研成品的使用價值和編研工作的進程。而根據編研方案的要求，緊密圍繞編研成品的主題內容，查全、選準科技檔案材料是保證科技檔案編研成品質量的關鍵。編研成品的體例形式則直接影響編研成品的系統性和使用效果。

二、實施路徑

開展科技檔案編研工作必須尊重科技檔案信息的特點，只有選取合理、有效的實施路徑，才能高效、科學、有創造性地完成科技檔案編研工作，形成主題鮮明、內容優化、格式規范的科技檔案編研成品。

1.以主動滿足客觀需要為目的

科技檔案編研工作是一種主動開發科技檔案信息資源的服務方式，提供編研成品是為了充分滿足利用者對高質量科技檔案信息的利用要求。

科技檔案編研工作投入較大，要保持其投入和產出的平衡，編研成品就必須適合科技生產、管理與利用者的客觀需要，提供具有先進性和實用性的科技檔案信息。從技術層面上講，就是要提供反應新技術和新成就的科技檔案信息，編研成品才具有吸引力、影響力和傳播能力，才能顯示科技檔案的信息優勢，進而實現其價值。

針對以上特點，開展科技檔案編研工作要以用戶為中心，以需求為牽引，加強服務意識。

要了解用戶的需求，包括內需和外需。內需指科研生產單位內部的利用需求，即單位內部用戶根據自身工作需要而產生的對科技檔案的需求。內部用戶身份不同，對科技檔案編研成品的需求也不相同，如科研人員從事新產品、新工藝和新材料的設計與開發，他們一般需要產品生產和科研開發類的編研成品；對于行政管理人員而言，他們一般需要經營管理和生產管理類的編研成品，才更有利于管理者從整體上維護單位權益，為單位的發展作出科學決策。

針對外需的科技檔案編研工作，是以維護單位的合法權益，發揮單位優勢，在市場競爭中立于不敗之地為出發點和落腳點進行的，多是以企業檔案為依據，分析不同年齡、不同層次的客戶的文化需求，將有關企業理念、企業文化、企業產品的檔案進行分析整合，圖文并茂地與產品一起提供給客戶，讓客戶和社會了解、認可并最終選擇企業產品和服務，以保持企業的競爭優勢。

不管是內需還是外需，科技檔案編研都要吃透不同用戶的不同需求，以便在開發科技檔案信息時與之緊密結合，服務才能夠更有成效。

要加強檔案編研工作的服務意識。科技檔案部門應緊密結合本單位實際情況，分析本單位科研生產及各項管理工作的實際需要，對可能涉及到的用戶進行當前需求和需求趨向等方面的調查研究，并收集國內外相關資料，形成科技檔案編研成品，使用戶及時了解和掌握相關領域的前沿科技成果，有效避免科研工作的重復勞動，做到超前服務、主動服務。

2.以信息研究為基本手段

科技檔案編研工作以科技檔案信息為主要對象，其特點決定了科技檔案編研工作的內容、原則和方法。科技檔案編研工作的突出特點是具有較強的研究性，研究活動貫穿編研工作的全過程，與其它科技檔案業務活動相比創造性更為突出。

檔案編研工作是科學研究工作的組成部分，是對已經產生的知識的分析、加工、整理和綜合，使知識系統化，是知識的繼承和借鑒。因此，科技檔案編研并非簡單的技術性工作, 文獻加工僅是其表現形式，信息研究才是其實質，應把分析研究作為重點貫穿于科技檔案編研工作的每個環節。

科技檔案編研工作要做到主動參與、及時跟蹤，將科技檔案利用工作延伸到科學研究的各個階段，編研者應密切關注科研進程，加強對編研質量的過程控制。

科技檔案部門不僅是檔案保管部門，而且是科技檔案信息資源的開發部門，是科學研究的參與者。科學研究的各個階段都離不開科技檔案，以一個科研項目為例，科技檔案在項目的各個階段均有不同的作用，如圖2所示。可見，作為編研者只有密切關注科研進程，及時對科技檔案信息內容進行分析研究，才能使編研工作更快捷、更全面。

同時，科技檔案部門不能只是滿足于為利用者提供原件、單件科技檔案等一次文獻的利用，而應在研究進程中及時對編研信息進行優選，對所掌握的科技檔案信息進行提煉、濃縮、復制、改編與轉化等，生產出二次或三次文獻，并作為優選的科技檔案信息向利用者提供準確、系統、密集和優質的科技檔案信息服務。

科技檔案的形成領域和內容性質都具有鮮明的專業特征，是專業技術活動的記錄和伴生物，必然包含大量的科學研究數據及技術圖樣等，其編研工作常需對數據進行比較、分析或繪制各種圖示、圖表。而科技檔案種類的多元性和類型的多樣性，也對其編研工作提出了更高的要求，需將相對分散、數量眾多的科技檔案信息科學地組織、加工成相對系統的、優質的、形式各異的科技檔案信息成果；同時，科技檔案具有的現實性特點，要求在符合制度要求的情況下，對歸檔保存的科技檔案適時地進行補充，以維護科技檔案的準確性。

圖2 科技檔案在科學研究各階段的不同作用

表1 科技檔案編研過程中的數字化方法

這些都要求科技檔案編研工作的過程要實現數字化，即將電子編輯、數字圖像處理技術、電子圖像采集技術等運用于科技檔案編研的信息加工、編研成品的修改及傳播，可使信息加工變得準確、快捷，修改方便、易行，編研成本顯著降低，大大提高了編研工作效率。表1例舉了科技檔案編研過程中使用到的主要數字化方法。

隨著科技檔案資源的豐富與信息管理手段的進步，科技檔案編研工作者需不斷研究新手段、新方式，使科技檔案編研工作充滿活力，從而更好地為科技生產、經營管理的實際需要服務，在參與科技交流活動和技術貿易活動中實現科學技術成果的轉讓，產生明顯的經濟效益和社會效益。