北京市檔案資料目錄中心發展建設探析

金霞

摘要：本文在介紹和分析北京市建設檔案資料目錄中心的發展歷程及其必要性基礎上，就加強北京市檔案資料目錄中心建設進行了探討，并提出相關建議。

關鍵詞：北京市 檔案資料目錄中心 檔案利用 檔案資源共享

北京市檔案資料目錄中心是以北京市檔案館為依托，各區縣檔案館、專門檔案館和部門檔案館為主體，逐步發展覆蓋到整個北京區域范圍內的單位機構，最終發展壯大為以北京地區檔案信息為主、以其他各省市及國外相關機構檔案信息為輔的檔案目錄信息存儲基地。通過網絡提供利用檔案目錄信息，編制各類專題檔案目錄指南，鏈接檔案數字化全文，多途徑開發利用檔案目錄信息，最終實現全市檔案目錄數據資源社會共享的目的。

一、北京市檔案資料目錄中心發展歷程

上世紀90年代初，國家率先成立明清檔案目錄中心、民國檔案目錄中心和革命歷史檔案目錄中心。1992年，按照國家檔案局的要求，北京市成立了檔案資料目錄中心，主要任務是完成明清、民國和革命歷史檔案目錄的采集和報送工作。2004年，北京市檔案資料目錄中心啟動了建國后檔案全宗概覽、案卷級目錄和文件級目錄的采集工作，并制定下發了《北京市建國后檔案全宗概覽、案卷級目錄和文件級目錄采集方案》、《全宗概覽數據采集標準》、《案卷級目錄數據采集標準》、《文件級目錄數據采集標準》，規范了本地區建國后檔案目錄數據采集報送的指標和要求。截止到2006年底，全市綜合檔案館建國后檔案全宗概覽和案卷級目錄數據已經采集完畢，文件級目錄數據采集工作正在開展。截至2010年底，共采集各類目錄數據2357萬條。北京市檔案資料目錄中心的目錄數據采集工作還在有條不紊地進行當中。

二、加強北京市檔案資料目錄中心建設的必要性

近年來，隨著檔案網站和館藏檔案數字化的不斷發展，各地建設檔案資料目錄中心的步伐逐漸放緩并不斷弱化，檔案資料目錄中心的建設長期停滯不前，無法取得突破性的發展。北京市檔案資料目錄中心建設也是如此。從長遠發展角度看，這種做法并不利于檔案信息資源的整合與共享。無論是檔案全文數字化還是檔案網站建設，都離不開目錄中心的發展。

1.檔案目錄數據采集是提供檔案數字化全文服務的前提

館藏檔案數字化的首要前提就是建立目錄數據庫，采用符合國家標準要求的檔案管理系統，建立形式多樣、內容豐富的各類目錄數據庫。檔案經過數字化處理并檢驗無誤后，必須將數字化全文與目錄數據庫一一對應進行鏈接，才能提供查閱利用和網絡共享。截至2010年底，北京市數字化檔案總量已達到353萬卷，試想要沒有準確、完整的目錄數據庫與之鏈接，利用者要找到其中某一卷檔案，將猶如大海撈針。

2.檔案資料目錄中心是檔案信息網站建設的基石

從檔案信息資源網絡共享的要求來看，檔案信息網站必須具有非常完善的目錄檢索功能，才能為利用者提供完善的服務。檔案資料目錄中心滿足了這一條件，能為檔案網站建設提供充足的檔案目錄數據信息支持。同樣，缺乏檔案信息網站的共享平臺，檔案目錄數據也無法向社會提供廣泛利用，只能束之高閣。目錄中心與檔案網站的發展相輔相成，不可或缺。截至目前，北京市檔案信息網已提供6個數據庫、81萬條開放檔案目錄，供國內外利用者在線查詢利用。

3.目錄中心建設是檔案信息資源整合共享的重要途徑

檔案目錄數據是開發檔案信息資源的關鍵所在，目錄中心建設更是檔案信息資源共享的重要途徑和有效措施。目錄中心建設強化了檔案館之間的橫向聯系，通過館際間的交流，彌補自身館藏檔案信息的不完整；目錄中心還可根據社會利用需求，或編輯檔案指南性的工具書，或開發專題目錄，構筑一個層次分明、服務多樣的檔案信息資源整合與共享的網絡平臺,最大限度地滿足利用者不同形式和內容的利用需求，是檔案信息資源整合與共享的實際途徑。北京市檔案資料目錄中心以民生檔案目錄資源共享為試點，統一目錄編制標準，整合檔案信息資源，按照分布實施的原則，分類匯總刻錄光盤，分發全市各綜合檔案館提供查閱利用，以實現檔案信息資源整合共享的目的。

三、加強北京市檔案資料目錄中心建設的措施

北京市檔案資料目錄中心建設發展的狀況，應該說還遠遠落后于社會信息化和檔案信息資源整合共享的要求。應從以下幾個方面加強檔案資料目錄中心的建設：

1.確定責任主體，制定統一規劃

北京市檔案資料目錄中心雖然是以北京市檔案館為依托，各區縣檔案館、專門檔案館和部門檔案館為主體的檔案目錄信息存儲基地，但其責任主體卻一直沒有明確，缺少能獨立行使職權，跨行業、跨系統的一體化常設管理機構，從而導致目錄中心的建設缺乏全局性的統籌規劃和整體化管理。檔案資料目錄中心應該是獨立于市、區縣等各類檔案館之外的，對各檔案館的檔案資料目錄采集、存儲、管理、利用工作進行直接管理的，有一套完整運行機制的管理機構。這樣可以避免檔案目錄建設各自為政、各檔案館之間不能進行充分的交流和協調、重復浪費現象嚴重等問題。對全市檔案資料目錄中心的發展進行統籌規劃，要以建立覆蓋全市檔案資料目錄數據的整合共享體系、實現全市檔案信息資源整合和共享為目的去規劃北京市檔案資料目錄中心的發展。

2.制定政策法規，完善標準體系

制定科學、完備的政策法規和標準規范體系是檔案資料目錄中心建設的一項重要保障措施。北京市檔案資料目錄中心應通過制定統一的、強制的、自上而下的標準以及指標來明確目錄數據加工的各種技術框架與規范，對檔案資料目錄數據的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、利用和檢索等各個方面做出統一的標準與規范，這是目錄中心建設最緊迫、最亟待解決的問題。檔案資料目錄數據建設的系統標準應包括數據加工標準、數據著錄標準、數據檢索標準、數據傳遞標準、數據控制標準及數據利用標準等。

要特別注意的是，檔案目錄數據的著錄項目要盡可能齊全并準確，每一個著錄項目都是一個檢索點，著錄的準確與否，直接關系到目錄數據的檢出率和查全率。以紙質文書檔案為例，檔案移交單位在向檔案館移交文書檔案的同時，一并移交紙質目錄和電子目錄，目錄著錄項目包括全宗號、目錄號、案卷號、文件號、題名、責任者、文號、部門、日期、備注等內容，移交單位按照檔案館目錄編制要求，已將上述內容著錄齊全。這些目錄移交進檔案館后，經檔案編目人員整理審核，再添加至相應的檔案目錄數據庫中。可惜的是，某些檔案編目人員缺乏實踐經驗，僅憑想象，認為“部門”這一著錄項目意義不大，在把目錄數據添加進數據庫時，將其刪除。不得不說，這是一種短視的行為，在檔案目錄檢索利用的實際過程中，“部門”作為一個重要的檢索點，極大地提高了檔案目錄數據的查準率。更何況移交單位提供的目錄已包含了這些著錄項目，刪除一個著錄項目就刪除掉一個檢索點，因此這樣的行為應該慎之又慎。

3.提高專業素養，強化責任意識

在網絡環境下，檔案目錄數據的采集、組織、加工等環節，目錄數據利用的方式和手段都發生了很大的變化，對檔案目錄著錄人員的知識水平、業務技能等均提出了更高的要求。北京市檔案資料目錄中心建設需要一批技術含量高、專業性強的高素質專業人才，檔案目錄數據處理能力、語言表達加工能力和網絡技術應用能力等都能適應信息時代的要求。同時，檔案專業人才還應強化自身責任意識，高質量地完成檔案目錄數據的采集、著錄、報送等工作。例如《2008北京奧運會總結報告》，僅從名字看，是一份總結報告，應該歸到文書檔案里，但實際從內容看，是一本公開發行的宣傳畫冊，應該歸到資料中。如已歸到文書檔案里，在目錄著錄項目中應標明“畫冊”，這樣能提高檢出率。如果不標注清楚，會給檢索利用工作帶來很大麻煩。在此次建黨90周年展覽籌備工作中，腳本創作人員提出要查看奧運會的畫冊，但說不出具體的名稱，我們查遍了奧運會檔案里的所有資料，都沒有找到利用者所要的東西。幾經周折，最終從文書檔案里找出了這本畫冊，原來畫冊被歸入了文書卷，并且題名著錄為“2008北京奧運會總結報告”，沒有標注出類型是“畫冊”。這說明不僅要提高檔案著錄人員的專業水平，還要加強檔案著錄人員的責任意識，必須認識到檔案目錄數據著錄工作是一項嚴謹、細致的工作，容不得半點馬虎。任何項目著錄不仔細，都會給后來的檢索利用帶來巨大的人力、物力的浪費。

作者單位：北京市檔案館