淺談境外機構會計檔案的歸檔管理

孟秀麗

摘要：境外機構檔案管理工作越來越受到各級領導的重視，結合中原油田境外機構檔案工作，依據境外機構會計檔案的特點、背景，論述了會計檔案的移交和管理。

關鍵字：境外機構 會計檔案 歸檔

會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。隨著中原油田境外機構數量不斷的增加，會計檔案業務和管理工作越來越重要，做好境外機構的歸檔整理和管理，就能更好地發揮會計檔案在企業經營活動中的作用。

一、境外機構會計檔案的移交歸檔

根據“走出去戰略”， 中原油田在非洲、中東等地進行了積極的市場開拓，先后申請注冊成立了十幾個公司。這些境外機構在業務活動中形成了大量的會計檔案，這些檔案如何移交歸檔，我們進行了如下探索。

1.移交。境外機構會計檔案的前期裝訂、整理工作依據《會計檔案管理辦法》執行。境內與境外在移交時間方面有差異。在境內，當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。而在境外，境外機構從事經營管理活動必須遵守所在國法律規定，會計檔案一年期滿后，受各種條件限制，不可能立刻運回境內保存，只能先寄存在各個境外機構。通常情況是境外機構項目結束時，由會計部門人員將檔案運回國內。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亞公司項目完工后，會計部門人員把2007-2009年會計檔案61卷運回國內。另外一種情況是境外機構路途遙遠，項目運作周期較長，會計部門人員會把一定期限形成的會計檔案一起運回國內。例如2009年11月，會計部門人員把ZPEB蘇丹公司2004-2007年會計檔案801卷運回國內交檔案部門保存。

2.分類。首先，區分各境外機構，對已接收的會計檔案進行再次核對，清除憑證中的訂書釘、曲別針等金屬物，確保每個境外機構的檔案齊全完整。其次，對每個境外機構會計核算單位內的檔案按年度—類型分類。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告和綜合四大類。

3.裝盒。檔案部門接收的會計檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號填寫完整。中原油田境外機構的會計檔案，“回歸”國內，是沒有“外衣”的，這就要求會計部門裝盒。境內的會計憑證是特定的格式，比B5還要窄一些。境外的會計憑證都是國際標準A4大小，所以境內憑證盒不適合境外的會計憑證，只能裝在賬本盒中。 境外會計憑證裝在賬本盒中，按要求填寫題名、年度、期限、卷號,憑證號寫在賬本盒背脊中的目錄號下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會計憑證案卷題名的格式為：單位+時間+憑證名稱+（憑證號），如蘇丹公司2007年1月現金憑證（1-39號）。賬本的案卷題名格式為：單位+時間+賬本名稱，如尼日利亞公司2008年現金日記賬，對于幾類明細賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類別的名稱。報表的案卷題名格式為：單位+時間+報表名稱。綜合類案卷題名格式為：單位+時間+文件材料名稱。

4.檔號。中原油田的會計檔案為一級類目，下設若干二級類目。會計檔案檔號由“一級類目號+二級類目號+單位代號+年度號+案卷順序號”組成。一級類目號是一位數，用英文字母“I”表示；二級類目是兩位數，憑證為01，賬本為02，報表為03，綜合為04；單位代號和年度號都為兩位數，年度號取年度后兩位數；案卷順序號為三位數，在二級類目內分年度和單位各自流水編號。如境外機構蘇丹公司的2008年一月份會計報表，檔號為I030108001（I是一級類目，是會計檔案；03為二級類目，是報表的代號；01是單位代號，蘇丹公司為01；08是年度號，是2008年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）；埃塞俄比亞公司的2009年總賬、現金賬和三欄式明細賬，檔號為I020209001（I是一級類目，是會計檔案；02為二級類目，是賬本的代號；02是埃塞俄比亞公司的單位代號；09是2009年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）。

二、境外機構會計檔案的管理

1.各級領導的高度重視是有效提高境外機構會計檔案管理的根本保證。2010年中國石化集團公司辦公廳召開了兩次全系統檔案工作的視頻會議。會議傳達了黨組領導同志的重要批示，體現了集團公司黨組對檔案工作的重視和肯定，對檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊伍，為提高境外機構檔案管理工作提供了保證。

2.制定相適應的境外機構檔案管理規定，使境外機構有法可依，有章可循。中石化集團公司下發了《中國石油化工集團公司駐外機構檔案管理規定（試行）》的通知，對境外會計檔案的立卷歸檔、保管、統計、利用、安全和保密制度做出了具體規定，嚴防境外機構會計檔案的損毀、散失和泄密。根據會計檔案的特點及境外機構背景，制定出行之有效的、符合境外會計檔案實際的檔案管理制度，使境外會計檔案有法可依，有章可循。

3.針對境外機構的特殊性，保證會計檔案的完整。境外機構的會計檔案要全部歸檔，財會管理部門或經辦人員必須按規定將應歸檔的會計檔案全部移交到檔案管理部門，保證檔案的齊全完整。如果會計檔案殘缺不全，將會大大降低會計檔案的保存和利用價值。

4.統一管理，協調配合。中原油田的境外機構，都是由中原石油勘探局對外經濟貿易總公司管理，產生的檔案是中原油田檔案管理處下屬的涉外檔案室統一管理。涉外檔案室要對會計部門進行相關業務指導、檢查和監督，境外機構會計部門要做好涉外檔案室的協調配合工作，高質量完成境外機構會計檔案工作。

5.重視和加強會計檔案的查閱和利用。有效保存和管理境外機構會計檔案的最終目的是為了利用。因此，必須重視和加強會計檔案的利用。查閱和利用會計檔案要遵守有關規定，依法進行。移交檔案部門的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

作者單位：河南省濮陽市中原油田檔案管理處