加快信息化建設(shè)提高檔案管理現(xiàn)代化水平

魏志紅

（黑龍江省科學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

在當(dāng)今社會，檔案信息是各類信息中最集中、最豐富、數(shù)量最大的信息源。因此，加快檔案信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，對于提高檔案管理現(xiàn)代化水平，促進(jìn)社會主義物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)，有著重要的作用。

一、加快檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案管理現(xiàn)代化離不開檔案信息化建設(shè)。在信息時代，以現(xiàn)代通訊技術(shù)和計算機引起的信息革命正不斷地沖擊和推動信息業(yè)的變革和發(fā)展。檔案部門作為社會信息業(yè)的重要組成部分，正面臨著機遇和挑戰(zhàn)。僅靠傳統(tǒng)的手工管理的檔案工作方式，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案信息資源的需求。檔案工作必須要走現(xiàn)代化的道路，以現(xiàn)代化的管理方式和手段來提高檔案管理的效率與質(zhì)量。只有這樣，檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位，檔案事業(yè)才有發(fā)展前途。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是實現(xiàn)檔案管理模式從實體管理向數(shù)字化信息服務(wù)的轉(zhuǎn)變。因此，檔案信息化建設(shè)也是適應(yīng)檔案工作自身發(fā)展而必須進(jìn)行的一項工作。

（二）檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源的需要。檔案是一種重要的信息資源，原生性是它的最大特點。因此，檔案也是信息加工的基礎(chǔ)。現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。它可以將檔案信息資源進(jìn)行合理配置、科學(xué)管理，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化，滿足社會各方面對檔案信息的需求。實現(xiàn)檔案管理信息化，有利于各級各類檔案部門豐富的檔案信息的開發(fā)利用，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）電子文件的產(chǎn)生，要求實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用十分普遍。電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的一種顛覆，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式已不能適用于電子文件的管理，因此，檔案工作必須采用現(xiàn)代化的技術(shù)建立新的管理模式。當(dāng)前，電子文件的管理是檔案信息資源建設(shè)的重點，各級各類檔案部門必須加快實施檔案信息化建設(shè)，才能與時俱進(jìn)，滿足社會的需求。

二、檔案信息化建設(shè)中所存在的問題

（一）舊的傳統(tǒng)思想觀念是阻礙檔案信息化建設(shè)的主要路障。檔案信息化建設(shè)在各級政府部門的重視關(guān)心下，在各級檔案部門的努力下，已經(jīng)有了較大發(fā)展。然而，由于思想觀念與經(jīng)濟(jì)發(fā)展等原因，各地發(fā)展水平不一，差距懸殊。一些地區(qū)和部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門工作人員對檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性認(rèn)識不足，重視不夠，嚴(yán)重地阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐；一些檔案部門還存在著傳統(tǒng)的重收集保管、輕開發(fā)作用，重封閉管理、輕開放性服務(wù)的思想。

（二）檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)不夠完善。檔案信息化建設(shè)需要有高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施作保證，然而我們現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施尚不能完全滿足檔案信息化建設(shè)的需求。目前，我國信息高速公路建設(shè)尚未全面完成，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)寬帶遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了日益膨脹的網(wǎng)上流量。同時，各地檔案部門計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施普及率不高，雖然全國已建檔案網(wǎng)站幾百家，但未能形成行業(yè)體系，因此上網(wǎng)的一些檔案網(wǎng)站主要是進(jìn)行檔案法律法規(guī)宣傳和檔案部門自身介紹，對檔案業(yè)務(wù)信息交流、網(wǎng)上檔案查詢工作，還沒有真正開展起來；同時，一些檔案網(wǎng)站也還存在許多技術(shù)上的缺陷和不足。因此，檔案信息化建設(shè)仍任重而道遠(yuǎn)。

（三）缺乏技術(shù)保證。檔案信息化建設(shè)需要嚴(yán)格的技術(shù)作保證，這涉及到計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的一些問題。加上檔案信息的范圍和種類處于不斷的擴展和變化之中，使得技術(shù)保證難以把握，特別是一些技術(shù)難點難以解決。如網(wǎng)絡(luò)安全問題、信息資源全民共享與信息有效控制兩難均衡問題。要做到辦公自動化系統(tǒng)、涉及大量國家機密的黨政機關(guān)信息網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的安全隔離，確保相關(guān)局域網(wǎng)和檔案信息的安全，都需要相關(guān)的技術(shù)來支持。

（四）電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)體系不完善。電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)體系，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，但現(xiàn)有的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚不能滿足檔案信息化的快速發(fā)展，存在著軟件繁多、數(shù)據(jù)輸入方式不統(tǒng)一、軟件兼容性差等問題。國內(nèi)所頒布并執(zhí)行的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，還有許多空白和不足之處，檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)還需要快馬加鞭。

三、加快檔案信息化建設(shè)的切入點

（一）加強信息化建設(shè)的宏觀管理，統(tǒng)一電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。為了改變檔案信息化建設(shè)中各自為政、不規(guī)范的現(xiàn)象，國家檔案局應(yīng)對電子文件的管理、數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化等問題進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和安排，應(yīng)盡快制定檔案信息數(shù)據(jù)輸入規(guī)定、軟件使用標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)編排細(xì)則、網(wǎng)絡(luò)傳輸及信息使用法規(guī)等。通過制定法規(guī)和執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，改變目前檔案信息化建設(shè)中各自為政、互不溝通、自立標(biāo)準(zhǔn)的無序局面。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施投入，完善技術(shù)保障體系。各級檔案部門要根據(jù)本地區(qū)和本部門的具體情況，以局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，連接計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加快完善檔案管理現(xiàn)代化軟硬件的開發(fā)，實放有效的管理和應(yīng)用，提供完善的技術(shù)做保證。還可以借鑒已有的成果和經(jīng)驗，做好應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，確保檔案信息的安全。

（三）加強對專門人才的培養(yǎng)和使用。人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案部門要把培養(yǎng)和選用專門人才納入檔案工作的管理目標(biāo)，有針對性地培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足信息化建設(shè)的需要。