檔案信息系統標準化建設的機遇與作用

杜 羽

（哈爾濱市軌道交通建設辦公室 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案信息系統標準化建設的機遇與作用

杜 羽

（哈爾濱市軌道交通建設辦公室 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案信息化建設的焦點與核心問題之一是實現檔案信息系統的標準化建設。標準化建設是檔案信息系統與電子政務各功能系統之間實現業務協作、互聯互通、信息共享、保障安全、發揮效能的重要前提。我們應當以提供優質服務為目標、以建設檔案資源為重點，搶抓機遇，加快檔案信息系統標準化建設步伐，提升檔案事業對促進經濟社會發展的貢獻能力。

一、檔案信息系統標準化建設的機遇

經過各級檔案部門多年的檔案信息化實踐，目前已基本具備了實現檔案信息系統標準化建設的機遇條件：

1.在檔案信息化實踐中，各級檔案部門已積累了比較豐富的經驗，基本明確了檔案信息化的任務、原則與方法。特別是隨著“十一五”期間全國信息化發展規劃的制定和整個國家信息化建設工作的推進，使我們更加明確了檔案信息化的基本目標，為建立完善檔案信息系統的技術標準與規范，實現檔案信息系統標準化指明了努力的方向。

2.隨著政府電子政務工作的推進，改變檔案管理利用模式和服務觀念、提高檔案工作的社會服務能力，已成為經濟社會發展的必然要求。各級檔案部門要達到加大檔案信息資源開發利用力度、拓寬檔案信息社會服務渠道、擴大檔案信息利用服務范圍的目的，必須將標準規范的檔案信息系統納入政府電子政務系統的整體建設之中，以實現全社會的檔案信息資源共建共享、適應經濟社會發展的現實需要，使檔案信息系統標準化建設具備了發展完善的廣闊前景。

3.各級檔案部門經過多年的探索實踐，在檔案信息化建設、尤其是在檔案信息技術應用方面，除積累了豐富經驗之外，還培養了一批檔案信息化理論知識與實踐經驗兼備的檔案信息標準化建設專門人才，初步具備了檔案信息系統標準化建設所必備的人才條件。

4.信息技術本身是跨國界的，發達國家信息系統標準化建設的經驗教訓可以為我們提供指導與參考。借鑒吸收國外檔案信息化理論建設的成功經驗，有利于我們開展檔案信息系統標準化的實踐，以在較短的時間內，建立起適合我國國情的檔案信息系統標準化體系、科學指導檔案信息化建設實踐的開展，為檔案信息系統標準化建設奠定了堅實的技術基礎。

二、檔案信息系統標準化建設的重要作用

以電子政務為核心的政務信息化已成為推動國民經濟建設和經濟社會信息化進程的關鍵因素和有效手段。在電子政務框架下實現檔案信息系統標準化，為科學地利用其標準，形成新的檔案信息開發與利用的技術手段；實現檔案信息系統標準在檔案管理軟件開發與軟件產品推廣應用等方面的最佳功能；完成電子政務管理軟件開發、軟件產品等技術與質量水平的科學規劃；建立保障具備最佳條件的跨專業部門間利用檔案信息資源的機制；最終達到適應國民經濟各部門之間進行復雜協調工作中利用檔案信息資源的需要，發揮電子政務各功能系統整體功能的作用：

1.檔案信息系統標準化是實現電子政務整體功能的有效途徑。

從根本上說，檔案信息系統是電子政務整體系統的重要組成部分。而電子政務的明顯優勢之一，是可以有效地實現網絡環境下政府各部門之間的互聯互通、信息共享與業務協作。目前，國內各地方、各部門已建設了規模不等、縱橫交錯的網絡平臺與業務系統。但是，由于檔案部門與政府相關職能部門之間缺少一致的信息共享手段和有效的業務協作機制，特別是檔案部門自身的檔案信息系統尚未建立健全整體協調、標準統一的運行模式，使已有的檔案信息網絡平臺與檔案信息業務系統之間,缺乏溝通，漸次成為一個個相對封閉的“信息孤島”，難以形成整體協調的優勢。從而導致檔案信息資源開發利用效率較低，檔案信息相互溝通渠道不暢，阻礙了檔案信息系統在整個電子政務各功能系統中應有作用的發揮。鑒于此，通過檔案信息系統的標準化建設，可以使包括檔案信息系統在內的整個電子政務網絡系統獲得最佳秩序和效益，有效推動上述問題得到圓滿合理的解決。

2.檔案信息系統標準化是促進檔案事業在經濟社會獲得可持續發展的強大推力。

隨著國民經濟建設和經濟社會信息化進程的不斷加快，檔案工作肩負著面向社會公眾有效提供檔案信息、滿足社會各方面檔案信息需求的重任，面臨著轉變檔案服務觀念的現實問題。在信息社會快速發展的今天，社會各方面對檔案信息的需求程度日增，客觀上也要求檔案部門加大開展檔案信息服務的力度，并向社會各方面提供利用檔案信息的寬闊途徑與順暢通道。由此可見，檔案信息系統標準化建設關系到政務信息化建設的優劣成敗。其作為一種強大推力，不僅有利于檔案部門充分履行職能、參與政府信息化建設實踐，也有利于檔案事業在經濟社會獲得可持續的健康發展。

3.檔案信息系統標準化是規范政府機構職能、保障包括檔案信息系統在內的整個電子政務系統安全可靠的重要手段。

電子政務的實質在于政府機構運用現代計算機和網絡技術，將其管理與服務的職能轉移到網絡上去完成，同時實現政府組織機構與工作流程的重組優化。超越時空及部門分離的制約，提高政府機構工作效率，達到向全社會提供優質高效、透明規范和全方位的管理與服務。政務信息化直接涉及到各級政府部門的核心政務，事關重大，也必然要求在電子政務實施過程中具有高度的可靠性與安全性作為基本保障。信息安全、包括檔案信息的安全，始終是我國電子政務建設的關鍵問題之一。就檔案部門來說，建立保障檔案信息形成、收集、存儲、開發、利用工作正常運轉和檔案信息系統安全可靠的相關標準已成為檔案信息化建設的當務之急；成為建立真正開放的、相互操作的網絡檔案信息資源共建共享系統的必備條件。可見，檔案信息系統標準化，也是保障新時期檔案事業與社會協調發展的必然舉措。