新形勢下加強人事檔案管理工作的創(chuàng)新模式探析

陳志斌

（哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

新形勢下加強人事檔案管理工作的創(chuàng)新模式探析

陳志斌

（哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴的歷史材料。本文對新形勢下加強人事檔案管理工作重要性進行了分析，并提出了加強管理的創(chuàng)新模式，對我們了解歷史、查考現(xiàn)實、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。

檔案；管理；人事

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性受到挑戰(zhàn)

首先，人事檔案失實、造假乃至遺失的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，把假材料、不真實信息塞進檔案或改寫原始檔案材料，導(dǎo)致流傳“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”。其次，人事檔案的“尷尬”處境——猶如食之無味、棄之可惜的“雞肋”。在正常情況下一個人只能有一份人事檔案，如果不是因為遺失或損壞，人事檔案是不能重建的。但一些地方為了吸引那些被“捆住”的高級人才采取重新“制造檔案”的辦法（這些地方和單位將這種現(xiàn)象稱之為“軟引進”），從而確立其勞動關(guān)系。正在拷問著現(xiàn)行人事檔案制度。第三，歸檔材料“不規(guī)范”材料手續(xù)不齊全。人事檔案普遍存在著材料規(guī)格不一，紙張大小不一，周圍邊距不規(guī)范。檔案中姓名用字“不固定”，檔案內(nèi)容前后“不一致”等。

（二）人事檔案管理制度不健全、材料不全面

首先，檔案管理落實不到位。很多單位都沒有制定相應(yīng)的檔案管理工作制度規(guī)范，只根據(jù)國家、省市的相關(guān)文件和規(guī)定進行具體的實務(wù)操作,缺乏針對性。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度,但由于管理不規(guī)范,在工作中無法加以落實,也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。其次，人事檔案不真實。人事檔案管理在實際操作中，由于各種因素,往往造成很多材料沒有收集齊全。有些職能部門和個人缺乏檔案意識且對歸檔內(nèi)容的不了解,使一些本應(yīng)歸檔的重要材料仍然留在相關(guān)部門和個人手中甚至遺失,直接造成檔案材料的殘缺。另外,有些個人缺乏對自身檔案的重視,在填寫相關(guān)材料時應(yīng)付了事、馬馬虎虎。更有些人為了達到某種目的,偽造一些相關(guān)的材料甚至惡意地改寫檔案,而檔案保管部門也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機制,直接影響了部分人事檔案材料的完整性和真實性。

（三）人檔分離成普遍現(xiàn)象，棄檔問題比較嚴(yán)重

首先，人檔分離逐漸成了一個普遍現(xiàn)象，在大量的流動人才中，尤其是年輕人對檔案的觀念發(fā)生了根本性的變化。只憑個人簡歷找工作日益成為用人單位和應(yīng)聘者認可的事情。中國人才交流協(xié)會估計，在2008年通過人才交流中心尋找和變動的工作就達到了3 643萬人次，還不包括用人單位和應(yīng)聘者自己直接完成的聘任，這其中有30%的人沒有攜帶檔案，有人則根本不在乎人事檔案。而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。其次，?棄檔問題比較嚴(yán)重，在我國由于長期形成的人力資源分配制度已被聘任制所替代。根據(jù)市場供求的機制，人才流動已成為一個雇員和雇主之間的事情，而不是行政機構(gòu)掌握的權(quán)力了，人事檔案正逐漸失去它的歷史作用，加之轉(zhuǎn)檔手續(xù)繁瑣，導(dǎo)致很多人在流動或工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案。根據(jù)人事部全國人才流動中心及各省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為25.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬人事檔案中，至少有80多萬份與主人失去聯(lián)系。

二、新形勢下創(chuàng)新人事檔案管理模式是促進檔案管理科學(xué)化的必要手段

（一）加強檔案人員隊伍建設(shè)

要促進檔案規(guī)范化，必須提高檔案人員素質(zhì)抓好隊伍建設(shè)，堅持不懈地對檔案人員進行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。一是增強責(zé)任意識。要熱愛檔案事業(yè)，具有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感和使命感，這是做好檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。檔案工作者要忠于職守，嚴(yán)于職守，一絲不茍，在工作中堅持原則，嚴(yán)守制度。二是增強法律意識。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《檔案法》，具備“依法治檔”、“依法用檔”意識，有效維護檔案的完整與安全。三是增強奉獻意識。檔案工作的隱蔽性和保密性決定著它永遠不會像其他工作那樣可以張揚自我、引人注目，它是一項默默無聞的工作，只有不計名利，耐得住寂寞，默默奉獻，才能做好這項工作。

（二）用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)促進檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

采用現(xiàn)代化的管理方式可以很好地促進其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立檔案信息動態(tài)管理臺帳，加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須條件。面對不斷增多的檔案數(shù)量和種類，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，想迅速準(zhǔn)確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定的困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現(xiàn)代化科學(xué)的管理方法和先進的科學(xué)技術(shù)，利用計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工作、存儲、查找調(diào)閱，才能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的管理和提供檔案材料，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。

（三）加強人事檔案信息化管理是當(dāng)代經(jīng)濟社會發(fā)展的必然結(jié)果

首先，建立人事檔案中心的最終發(fā)展趨勢是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。在我國加入世貿(mào)的今天,構(gòu)建國家人事檔案中心是一種適應(yīng)發(fā)展需要的新理念。上網(wǎng)并與世界接軌是我國加入WTO后的又一個新的課題。電子上網(wǎng)是社會進步的標(biāo)志,人們可以通過觸摸屏幕或拖動鼠標(biāo)來查詢網(wǎng)上信息,這不僅操作簡單,利用方便,而且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)傳輸檔案信息,不僅能使用戶享受到現(xiàn)代化的數(shù)字信息服務(wù),同時也促使具有悠久歷史傳統(tǒng)的檔案編研工作跟上時代的步伐,與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)同步發(fā)展,使其適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。其次，網(wǎng)絡(luò)在發(fā)達國家檔案領(lǐng)域中應(yīng)用相當(dāng)廣泛,以其快捷、便利的優(yōu)點成為世界各國實現(xiàn)信息交流和資源共享的手段。建立我國各級人事檔案管理中心后,可以對各種人事檔案信息數(shù)據(jù)進行開發(fā)、編研,并利用現(xiàn)代化的手段在全國構(gòu)建一個統(tǒng)一的人事檔案信息管理網(wǎng)絡(luò),為人才市場提供更加公開、公平、公正的競爭環(huán)境。利用者通過互聯(lián)網(wǎng)進入人事檔案網(wǎng)頁后,經(jīng)登錄辦理相關(guān)手續(xù)后,允許進入網(wǎng)站的相關(guān)數(shù)據(jù)庫檢索,閱讀所需的人事檔案信息或通過留言、電話、電子郵件等與人事檔案中心聯(lián)系,人事檔案中心可以通過郵政傳遞為利用者提供檔案復(fù)印件或檔案證明,以達到利用人事檔案的目的。由此可見,網(wǎng)絡(luò)查詢?nèi)耸聶n案以其快捷、便利等特點全方位的為用戶服務(wù),它是人事檔案為社會服務(wù)的必然結(jié)果,也是人事檔案管理今后的發(fā)展方向。

（四）各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作

要加強督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀(jì)律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對工作不負責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調(diào)離或予以辭退。對發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。

三、結(jié)束語

人事檔案是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照，也是歷史地了解干部、選賢任能的重要依據(jù)。因此，隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，人事檔案也將不斷發(fā)揮無可替代的作用。