檔案工作要在創新中求發展

韓麗萍

(伊春市福彩中心 黑龍江 伊春 153000)

檔案工作要在創新中求發展

韓麗萍

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新形勢下，傳統的檔案工作既面臨嚴峻的挑戰，同時又存在著全新的機遇，檔案工作者必須樹立創新意識，提高創新能力，運用創新手段，使檔案工作適應和服務于社會各項事業的需要，保持檔案工作的生機和活力，促進檔案事業可持續發展。

一、增強創新意識是檔案工作發展的前提

創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，才能有創新動力。過去檔案簡單的管理模式，單調的工作方式，傳統的工作方法，已遠遠落后于時代，需要不斷創新。

1.管理思路的創新。長期以來，檔案工作都是沿襲傳統的管理辦法，視傳統和經驗為“至寶”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用多少卷次，而對于在市場經濟高速發展的今天，服務對象需要哪方面檔案材料，最前沿學科的發展情況如何，卻知之甚少。根本談不上檔案工作如何主動、超前服務于社會，使得花費大量人力物力，歷經千辛萬苦得來的檔案資料成為死信息、馬后炮。因此，要努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的檔案管理工作新理念。

2.管理模式的創新。我國有悠久的檔案歷史，檔案工作已經形成了傳統的管理模式，曾對不同時期的檔案工作起到過積極作用。但一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。如檔案工作環節管理和一些具體操作手段的革新，包括在立卷制度上的更新、在工作手段上的改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一套繁瑣、呆板的操作步聚。比如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消那些不必要的環節，盡量縮短立卷歸檔周期，也便于推行部門立卷工作。目前許多部門和單位都已經將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，而對于檔案管理工作其他方面的應用則較少。要用現代技術來提高我們的工作效率。比如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行縮微處理、采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高利用和借閱歸還的速度。通過借助計算機來加強檔案的管理工作以及檔案信息的交流，提高管理效率和管理水平。

3.管理機制的創新。一直以來，檔案管理工作均以經驗管理居多，工作人員的選配也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這從某種程度上制約了人才引進，形成了檔案部門的“鐵鈑碗”現象，工作人員“混”的思想比較嚴重。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的基礎問題。積極推行全員聘任制，通過公平競爭，擇優上崗，真正做到優勝劣汰，增強檔案工作者的危機感。通過競爭激發每個人的工作熱情，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿生機活力，同時，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等。努力營造一種鼓勵創新的氛圍。

二、充分發揮專職檔案人員的創新主體作用

1.專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，各部門工作人員減少，工作量增加，檔案工作面臨更大的壓力。因此專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

2.專職檔案人員應當練就過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強管理能力和服務意識。專職檔案人員首先要適應新形勢，大膽設想，敢于向傳統挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理辦法，可以通過開展各種技能訓練，促使專職檔案人員苦練基本功，在務實基礎上促進創新。

3.專職檔案人員應當拓寬視野、豐富知識。在當今信息社會，各行各業對檔案信息資源的互補和共享要求都越來越高，檔案人員除了掌握一定的檔案知識和操作技能外，還要加強各類專業知識的學習。比如我院從事人事檔案管理的人員，要掌握勞動工資，職稱評審和崗位責任制等知識；財務檔案人員要熟悉憑證、臺賬等會計知識、財務審計知識、科技檔案工作者應該力求每一份科技檔案客觀真實、精確無誤地對應于與其相關的科技現象、科技活動、科技事物；綜合檔案管理人員將會有更寬更廣的服務內容和服務范圍。因此，專職檔案人員要不斷“充電”，拓寬視野，了解工作所涉及領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

三、開辟多種途徑，為用戶提供優質、高效的檔案信息服務

為了更好地發揮檔案的作用，服務于各行各業的改革與發展，我們首先要為社會提供大量有價值的信息資源。

1.豐富館藏提供多方位服務。豐富的館藏是提供信息的物質基礎，搞好館藏建設是提供優質服務的重要手段，廣泛收集有價值的檔案材料是豐富館藏的有效措施，同時也為信息開發打好基礎，我們在收集檔案時不僅要收集齊全本院、本行業的檔案資料，還要有針對性地、及時地對相關的、有價值的報刊資料進行收集，以豐富室藏，擴大信息源，使其從單一型向綜合型發展，例如，組織力量編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《年鑒》和各類匯編，為廣大用戶提供更深層次的利用服務。

2.開發信息資源提供有效服務。加強檔案宣傳，以擴大檔案利用的廣度。要讓社會了解檔案，充分認識檔案在教學、科研和經濟活動中所起的重要作用，不斷增強檔案利用意識，從而自覺地廣泛地利用各類檔案。檔案工作者要通過對檔案材料的科學研究和深加工來開發信息資源，比如對室藏檔案分專題、分門類編輯成參考資料或專題集冊，把檔案信息轉變為書本式、廣告式在社會上發行、宣傳，使檔案信息直接轉化為知識產品。為了適應改革帶來的快節奏、高效率，我們還可以開辟一些特殊的檔案利用服務方式，如制發檔案復制件、出具檔案證明、委托代理服務、咨詢服務等，為院領導決策和教職員工及社會提供全面服務。

3.加強技術創新提供快捷服務。檔案工作應該從傳統的手工操作管理轉向辦公自動化。可以運用計算機技術將檔案內容、聲音、圖像、文字等實現一體化存儲，與此同時，可以通過網絡，檢索和提供最新檔案信息，真正實現資源共享，使檔案信息能為社會經濟建設提供最快速的優質服務。