對開發科技檔案信息資源的思考

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

對開發科技檔案信息資源的思考

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經濟體制的日臻完善，企業成為市場的主體，承擔著生產經營和新產品科研開發的任務。科技檔案工作是企業基礎工作的重要組成部分，對提高企業素質、提高經濟效益、促進企業發展有著直接的作用。

一、企業科技檔案工作的現狀

領導重視與否，直接影響檔案工作的成敗。《檔案法》頒布實施以來，企業領導的檔案意識不斷提高，不僅在經費比較緊張的情況下對檔案部門給予人財物方面的大力支持，而且對檔案工作不斷提出新的要求，促進了企業檔案工作的發展。

但也應看到，還有一些企業仍然用看門守攤的標準對待檔案工作，檔案工作中存在的困難和問題難以給予解決；對上級檔案部門開展的業務培訓不積極參加，甚至對檔案部門正常開發展的業務檢查、指導和監督工作持不歡迎態度等，影響檔案工作的開展和工作質量的提高。究其原因：一是企業經濟效益差，困擾檔案工作。企業虧損，經營狀況不良，經濟效益滑坡，資金得不到落實，人員變動頻繁，身兼多職。因職工下崗分流，許多有經驗、年富力強的檔案業務骨干被一刀切，使檔案人員出現斷代現象。導致檔案工作無法正常開展，直接影響了檔案工作的發展。二是企業體制轉型多種多樣，內設機構不一，也影響檔案工作的開展。由于企業的改制和轉型，多種經濟并存，企業的性質、規模、經營方式多種多樣，造成檔案所有者的多元化，給企業檔案工作的統一管理帶來困難，等等。

二、充分開發利用科技檔案信息資源，促進企業發展

社會主義市場經濟需求的瞬息萬變，企業的決策成為企業管理的核心和最基本的職能。企業的決策者作出的決策正確與否直接關系到企業的盈虧和興衰。科技檔案信息是科學決策的基礎，全面、系統、準確的科技檔案信息是作出切合實、正確決策的依據。因此，企業科技檔案工作必須圍繞企業發展而豐富和深化工作內容，挖掘檔案信息資源，改進服務方式，以適應企業發展的需要。

1.拓寬檔案收集渠道，豐富館（室）藏。檔案部門的各項基礎業務建設，是以豐富和開發檔案信息資源為中心而開展工作的。如果不具備豐富的館（室）藏、先進的檢索手段和多樣的服務方式，那么開發檔案信息資源是無源之水、無本之木。要加大檔案信息資源的開發力度，必須采取一系列行之有效的措施，進行搜集、加工整理、編目儲存等工作。只有豐富的館（室）藏，門類齊全完整，才能更好地開發檔案信息資源，有效地提供利用。這就要求檔案人員主動走出館（室）門深入到職能科室、生產第一線進行收集，主動與企業的科研、設計、技術、營銷等工作人員加強聯系，及時收集有價值的檔案資料。尤其要注意收集企業產品占有率、產品質量、技術性能，企業競爭對手信息和報刊上的金融、經濟、商務信息，充實檔案內容，為開發檔案信息夯實基礎。

2.實行檔案、信息、情報一體化管理。檔案是企業各項活動的真實記錄，屬于內部信息，而信息、情報大都屬于國內外公開或不公開的外部信息，這些信息，有的已進入市場。其中，情報針對性強、內容新、時效快、來源廣。企業進行資產重組，加強管理，占有市場，抗御風險，必須先要熟悉內部信息，同時又要掌握外部信息，知已知彼，百戰不殆。檔案、信息、情報在內涵、載體、工作性質上有相近之處，有利于一體化管理。實行一體化管理，綜合提供利用，可以對照比較，優熱互補，能夠開闊企業經營管理者的思路和視野，正確決策，有利于企業的改革和發展。

3.加強檔案資料編研，為企業生產管理服務。檔案工作者除提供原件查閱利用外，更要重視編研工作。編研是開發利用檔案信息資源的高級形式。要立足館（室）藏，從實用入手，圍繞企業資產與資金管理、質量管理、成本管理、技術創新、市場營銷等關系到企業切身利益的方面進行編研。同時，要把那些先進技術在生產中應用所創造出的效益等方面的反饋信息和經驗，檔案人員要注意收集并進行編研，及時提供給領導和科研人員參考。

4.加強檔案管理現代化建設。企業科技檔案要更好地服務于市場經濟，必須加快檔案管理現代化的步伐。一是根據企業的條件，逐步配備現代化設備。如微機、光盤、聲像、復印機等先進設備，用現代的管理思想、技術、方法和手段來搞好檔案的錄入、整理、貯存和利用，突出檔案管理科學性、時效性、安全性和經濟性。二是搞好檔案管理現代化知識的普及，加強與其他技術部門的合作，重視搞好先進設施的開發、聯合、傳遞、交流和綜合利用，突出抓好軟、硬件的銜接、配套，保證檔案管理現代化順利進行。三是檔案技術管理創新。就是要把以手工管理為主，計算機管理為輔，轉變為以計算機管理為主，手工管理為輔，對舊的管理模式進行改革，實行計算機管理、網絡化管理。通過技術管理改進創新，實現科技檔案信息電子化、網絡化，加快科技檔案信息資源開發，為企業和社會利用者上網查詢提供方便，力爭檔案信息資源社會共享。

5.抓緊時間“充電”，提高檔案人員的自身素質。企業檔案的管理人員應清楚地認識到自身素質的高低，將直接關系到企業檔案管理水平，因此，必須增強時代緊迫感和責任感，自覺認識到科技檔案工作的重要性。加強學習檔案專業知識和與之相關學科的文化知識，不斷拓寬知識面，具備文獻編篡能力，學習檔案管理現代化技術，提高工作效率和工作質量，這樣才能在激烈的市場競爭中迎接挑戰，才能更好地為企業發展服務。

總之，企業科技檔案工作在企業轉換經營機制和建立現代企業制度中，既要解放思想，更新觀念，積極開發利用科技檔案信息資源，為企業探索生產經營活動的新途徑、新方法提供有效服務，又要把握科技檔案工作的特點和規律，增加科技檔案工作對市場經濟的適應能力，使科技檔案工作在經濟建設和現代化企業中發揮應有的作用。