淺析如何做好檔案管理工作

姜瑞秋

（通化市水利水電勘測設計研究院，吉林 通化 134000）

檔案管理在現在社會扮演著越來越重要的角色，因為各種資料越來越多，只有把這些資料進行整理、分類，在需要的時候隨時找到相應的資料才能適應新形勢的發展需要。檔案管理是一項重要的綜合性基礎工作，從歷史角度來看，是歷史記錄；從現實角度來看，是現實的寫照，通過檔案可以了解過去、記錄未來。因此，如何做好檔案管理工作并把檔案作為一種信息資源加以開發利用是擺在我們面前的一項重要工作課題。

1 檔案管理工作的重要意義

檔案工作從狹義上講，就是檔案業務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業工作服務。機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。

1.1 檔案是機關工作查考的依據

檔案是過去工作和歷史情況的記錄。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的而非后人編造，這就客觀的記錄歷史請況。其次，它保留有領導人或有關人員的親筆管署或指示；許多文件蓋有制發機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這就是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料如合同、契約等，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

1.2 檔案是宣傳教育的生動素材

近年來，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業的宏觀管理得到全面加強，各機關、企事業單位檔案室，在各級各類檔案收集、整理、簽實、保管、統計和現代化技術運用工作中扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。

2 堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

檔案工作是思想性、專業性、科學性很強的工作，但也是地地道道的服務工作，隨著檔案的日益增加對檔案管理的要求也越來越高。因此，必須跟上形勢發展的需要，切實做好檔案的基礎管理。

要建立健全檔案的管理制度；檔案的種類繁多，形式各異，要實行科學管理就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，加強硬件的建設，建立檔案工作網絡，對保存和利用價值的文件材料能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔，有專門庫房、專柜存放檔案，區分保存價值、分類整理，立卷、卷標題要簡明確切，做到科學管理排列整齊，以確保安全和延長檔案壽命，并嚴格借閱手續，防止分散、流失。

檔案是由公文轉化而來；必須做好公文的制發和文書處理工作。公文制發要統一、規范、標準、符合國家的有關規定，排版要符合國家的要求，履行簽發、審批手續。各種記錄、報表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晣，有利長久保管利用。使用文種合理、格式規范、行文標準、實現檔案管理科學化。

隨著計算機和信息技術的發展和辦公條件的改善，要加強電子文件和聲像檔案的儲存、管理和保護。在從事各種活動中形成的國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明記錄的聲像檔案，以及計算處理的電子文件，它們是現今檔案的重要組成部分，與傳統的紙質文件有很大差別，電子文件使用的軟磁盤保存聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。因此，要選擇高質量的軟盤，加強聲像材料收集、歸檔，移交檔案室統一管理，要制定一整套嚴格保管借閱、利用制度，并將軟盤存放在無強磁場干擾，無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，妥善保管，長久保護和利用。

鑒于檔案的重要性，作為檔案從業者、管理者要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責。定期接收檔案、妥善保管好檔案、為檔案的利用創造條件，提供方便，應做到以下幾點：一是要認真學習貫徹落實《檔案法》，加大《檔案法》的宣傳、貫徹力度，并納入本單位的日常工作中，提高對檔案工作的重視和認識；二是領導要重視配備專職檔案管理人員，形成較完整的檔案管理網絡；三是要維護好歷史的真實面貌，忠于和熱愛檔案事業。四是要有良好的保密習慣，加強理論學習，不斷提高自身的理論水平和知識素養，以高度責任感研究、利用，發揮檔案的活力；五是要樹立高度的法律意識和觀念。進一步明確檔案管理體制，規范歸檔、查閱、保管、建立各種制度。同時更要解放思想、勇于改革、大膽創新，以飽滿的工作熱情為發揮檔案事業的作用多做貢獻。

綜上所述，檔案管理必須實現科學化。以檔案現代化管理為突破口，理順管理機制、強化管理意識、創新管理方法和手段，提升管理質量和水平，使檔案管理工作與時俱進，緊跟時代發展，真正實現檔案管理智能化、信息化、標準化、規范化，才能適應新形勢的需要，為社會的發展和進步服務，開創檔案管理新局面。科學管理可提升工作效率，做好檔案管理工作不但可以實現檔案管理的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。