文檔一體化中電子文檔的發展探討

胡 娜

國家海洋標準計量中心，天津 300112

0 引言

檔案是人類知識與智慧的結晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠的意義。近年來，隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，每個企事業單位，都在積極的進行信息化建設，各種資源調查平臺的搭建，固定資產平臺的搭建，各類業務化工作陸續實現電子化，這些種種都預示著，信息化建設的迅猛發展，電子政務正在勢不可擋地向前推進，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發展方向和必然趨勢。

1 文檔一體化的含義

所謂“文檔一體化”，是指實現從文件至歸檔管理的全過程計算機控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環節。也就是說，文檔一體化不僅是指機關文書部門和檔案部門的機構一體化和人員一體化，而是內在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現行文件開放利用服務和檔案開放利用服務的一體化。

簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理。

2 建立文檔一體化的必要性

文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據：

檔案界認為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉化而來的，從現行文件到檔案是一個連續、統一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點，及兩者統一性的內在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產生之前，電子文件的生命周期就已經開始，并分為三個階段：現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現行階段為檔案的形成做好預備，實現檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。

3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用

電子文檔的科學有效管理是實現文檔一體化的重要手段。

電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價值的文件流失。因此及時、準確、科學、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經成為了我們每個檔案工作者和計算機工作者不可推卸的工作職責。解決電子文檔的整理、歸檔、維護保管、科學應用亦勢在必行。

4 目前電子文檔管理的優勢及幾個缺陷

1）與紙質文檔的區別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產生變革。

目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經歷諸多環節和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運行環節多，另外還有，產生文件的部門多。與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風險是極高的，網絡環境變化莫測，大家必須更正觀點，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計算機不壞，數據就不會丟失的；

2）電子文檔也應及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計算機來處理數據，數據的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導致課題結題時，很多重要的文件已經不復存在，對一個單位而言，是一種重大財富的丟失；

3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠利用；

4）對電子文件的價值鑒定，無明確的標準，致使很多重要的檔案資源流失。

5 電子文檔管理的幾點設想

1）軟件的支持

需要研制一套切合實際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業務工作流程有機的結合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進行有效的前端控制。

2）硬件的支持

鋪設內網、架設網絡安全硬件。將紙質檔案轉化為數字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內外網的隔離是必要條件。

3）政策的支持

（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質檔案一樣，可以反映一個項目、一個事件的形成過程，要像紙質檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；

（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；

（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規定，對重要文件、涉密文件進行嚴格界定，對涉密文件的數字化制定特殊的管理辦法。

4）加強業務人員檔案意識，對檔案人員加強培訓數字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學習檔案知識外，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，應該理論與實際相結合，不斷提高自身素質，做懂管理、懂業務、懂技術的復合型人才。

6 結論

文檔一體化的實現任重而道遠，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現代信息技術的飛速發展，電子文件的大量產生，電子文件與電子檔案已經沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區別也變的模糊起來，相信現在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發展方向。

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