商務(wù)英語信函在對外貿(mào)易中的應(yīng)用方法探析

江西外語外貿(mào)職業(yè)學院 曹敏

隨著我國國際貿(mào)易的發(fā)展和全球經(jīng)濟一體化過程的不斷進步，國際范圍內(nèi)的貿(mào)易合作與交流也在不斷增加。在這個大規(guī)模的經(jīng)濟活動中，人們往往不可能與自己的貿(mào)易對象(供應(yīng)商或客戶）面對面協(xié)商。在這種情況下，我們需要把各種承諾條件和價格等變成有據(jù)可查的文字記錄傳遞給貿(mào)易對方。此刻，商務(wù)信函就成了取代見面的一種方便有效的溝通介質(zhì)。各種涉外英語商務(wù)信函日益增多，如書信、合同、協(xié)議等等。伴隨著我國國際商務(wù)交往的頻繁發(fā)生，書信則成為最重要的書面交往方式之一。

1 概述商務(wù)英語信函

商務(wù)英語信函是一種在國際商務(wù)環(huán)境下，利用書信方式與具有不同社會背景、文化背景的客戶進行溝通的跨區(qū)域、跨文化行為，這種行為的應(yīng)用范圍逐漸廣泛和普遍起來。在商務(wù)英語信函溝通過程中，很多不曾謀面的交易雙方以信傳達意思，無論是企業(yè)還是個人，一封得體的商務(wù)英語信函都是十分重要的，雙方應(yīng)該努力塑造良好形象，以獲得商務(wù)活動進行成功，取得穩(wěn)定的經(jīng)濟效益。但是，由于貿(mào)易雙方在社會文化背景、思維方式溝通方式等方面存在著差異，在通函過程中容易產(chǎn)生誤解和不便因素，因此，如何恰當?shù)倪\用商務(wù)英語信函成為一個重要的前提條件。認清和掌握商務(wù)英語信函的特點及寫作翻譯技巧成為重中之重。

隨著我國經(jīng)濟貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)英語信函在國際交流中起著越來越重要的功能，各種涉外合同、協(xié)議、通知等日益增多。所以，對涉及到商務(wù)貿(mào)易的企業(yè)雙方人員來說，熟悉商務(wù)英語信函寫作的相關(guān)知識和技能，掌握其寫作構(gòu)思和應(yīng)用方法是促成商務(wù)活動能夠順利達成的關(guān)鍵。商務(wù)英語信函并不需要華美的語言，而是用簡單樸實的貿(mào)易專業(yè)用語清楚表達雙方的思想，讓對方真切的懂得彼此所需。

2 商務(wù)英語信函的特點及其原則

商務(wù)英語信函不同于普通的交流性書信，其擁有鮮明的特點：完整準確、簡潔清楚、規(guī)范禮貌等。信函的內(nèi)容與特點相輔相成，共同體現(xiàn)信函的價值。下面有幾點不同于其他信函的特征：商務(wù)英語信函文體構(gòu)成特點、語言特點和翻譯特點。在問題構(gòu)成上遵循傳統(tǒng)規(guī)范格式，不粗枝末節(jié)；在語言上講究精確簡練完整，表達淡于修飾，內(nèi)容不能偏離要表達的中心含義；翻譯則要達到實用效果，不要求語言的絕對優(yōu)美，而要求禮貌尊敬。

一般來說，商務(wù)英語信函在當今社會遵循的寫作原則，有以下幾個方面：

(1)語言禮貌原則在商務(wù)英語信函的寫作中尤為重要，它不僅表現(xiàn)在一些簡單的禮貌用語、敬語上，還應(yīng)考慮到恰當用詞，不能產(chǎn)生對對方客戶冒犯之意，在寫作和翻譯上很好把握這條原則，使商務(wù)英語信函更具禮節(jié)，更加完美。

(2)清晰干練作為商務(wù)英語信函的又一重要原則被廣泛應(yīng)用。它要求我們用最少的語言表達最豐富完整的內(nèi)容。應(yīng)注意用簡潔易懂的語言，避免含混不清、辭不達意的信函，不要使對方有錯誤的理解在里面。

(3)在商務(wù)英語信函中，正確原則也是必不可少的一個關(guān)鍵部分。詞語和信息的完整性，語法和內(nèi)容的正確性規(guī)定一篇優(yōu)秀的信函質(zhì)量。此外，應(yīng)注意具體時間地點的明確以及數(shù)字和拼寫的正確。

3 淺析商務(wù)英語信函在對外貿(mào)易中的應(yīng)用

3.1 商務(wù)英語信函寫作技巧的應(yīng)用

首先，應(yīng)掌握商務(wù)英語信函中的詞語技巧的應(yīng)用，商務(wù)英語信函中的正式詞匯和專業(yè)術(shù)語較多，非正式口語詞匯相對較少，充分體現(xiàn)出商務(wù)英語信函規(guī)范正式的特點。因此，寫作者在選詞方面應(yīng)盡可能的選用規(guī)范、莊重或突出重點的專業(yè)性術(shù)語。在用詞方面注意某些詞語的靈活運用，有時會出現(xiàn)一詞多用現(xiàn)象。例如：We find the product will have a good market in Los Angeles，譯為“我們在洛杉磯發(fā)現(xiàn)此產(chǎn)品有很好的銷路”，再如：They would like to work with me to market the product in China，譯為“他們非常樂意和我方合作在中國銷售此產(chǎn)品”。這兩個句子中“market”分別翻譯為“銷路”、“銷售、出售”的意思。要根據(jù)具體上下文語境翻譯，防止發(fā)生誤解情況。

其次，商務(wù)英語信函在句子方面用法比較固定，常見的套語有：Referring to your letter，I wish to discuss inform you等等。用句要求簡潔精干，力求表達有效。比如：I am glad to accept your invitation(我非常樂意接受您的邀請）。簡潔短小的句子可以更清楚地表達內(nèi)容，便于理解。還應(yīng)特別注意語法的準確嚴謹性和句子的完整性，注意拼寫錯誤和時態(tài)誤用情況。隨著時代的不斷進步，商務(wù)英語信函中有些慣用的語句被清新脫俗的句子所替代。如：sb enclose here with sth(某人把某物封入信封）。

最后，商務(wù)英語信函的結(jié)構(gòu)固定，篇章邏輯連貫，語篇思維明確。在信函結(jié)構(gòu)方面根據(jù)內(nèi)容、主題的不同，其語篇結(jié)構(gòu)也不盡相同。因此，寫作人應(yīng)根據(jù)對方客戶的情況完成信函的整體結(jié)構(gòu)和框架，避免出現(xiàn)凌亂的架構(gòu)分支，使對方能夠清楚準確的明白寫信人的初衷和要求，最終增大雙方合作完成的可能性。

3.2 商務(wù)英語信函架構(gòu)技巧的應(yīng)用

(1)在商務(wù)英語信函中語境的應(yīng)用。隨著國際經(jīng)濟的不斷變化，商務(wù)英語信函的風格和規(guī)律也在逐漸改善，跟隨潮流的寫作模式和恰當?shù)男藕瘜懽髡Z境在實現(xiàn)國際貿(mào)易交流中起到?jīng)Q定性作用。為講究語言表達的方法和技術(shù)，達到成功合作的目的，寫信者即交易買賣雙方的一方人員應(yīng)結(jié)合當時事務(wù)的具體英語語境去探求。商務(wù)英語信函中的語境主要由外部語境和內(nèi)部語境兩部分構(gòu)成。外部語境即時間、地點、氣候等客觀因素和寫信者的思想、身份、職業(yè)、修養(yǎng)等主觀因素。內(nèi)部語境存在于信函自身所構(gòu)成的環(huán)境條件中，即詞語所在的上下文結(jié)構(gòu)、具體內(nèi)容、語法等。外部語境同內(nèi)部語境一起，制約和調(diào)節(jié)整個英文信函的情景，針對不同的貿(mào)易對象寫出適合其特征的風格和語體，只有充分了解商務(wù)英語信函寫作過程中語境的重要性，才能將外部語境和內(nèi)部語境有機地結(jié)合，才能提高信函中語用和語言交際的能力，才能促進對外貿(mào)易活動的順利進行。相反，商務(wù)英語信函將無的放矢，成為實現(xiàn)對外貿(mào)易活動的阻礙。

(2)在商務(wù)英語信函寫作時構(gòu)思的應(yīng)用。寫信者在書寫信函之前需要清楚對方的實際情況提出相應(yīng)的寫作構(gòu)思，比如列出一份概括的提綱或者清單是十分必要的做法。這樣有助于寫信者的思路清晰明確，影像到寫信者組織信函，從而避免造成寫信過程中的遺漏或者錯誤。具體可以從以下幾點思考：對方客戶的背景情況、對方希望了解的情況和與之相對應(yīng)的反應(yīng)、客戶感興趣的話題和消息、對方收到信函最后給出的答案或者做法等。根據(jù)這些未知的可能性仔細思考寫信的目的和信函應(yīng)該符合的注意事項和要求。接下來逐個提出和寫下此方案不成立時應(yīng)對的方法和語言。然后針對所列出的最佳方案思考對方的反應(yīng)和回答，以確認自己是否有足夠的條件和能力來完成此項任務(wù)。此外，還應(yīng)做到商務(wù)信函的清晰度和準確度，避免使用不恰當詞句和詞語，禁止使用忌諱語句，含糊詞語。

(3)在商務(wù)英語信函中翻譯的應(yīng)用。商務(wù)英語信函由于自身的特殊性，故比其他英文翻譯復(fù)雜得多，翻譯者除了熟悉翻譯技巧及精通兩種語言外，還必須深知商務(wù)情況知識，了解不同領(lǐng)域的語言特點。比如：Document一詞本意為“文件”，但在外貿(mào)英語中譯為“單據(jù)”。此外，還要注意模棱兩可的現(xiàn)象發(fā)生，如詞組“in a afternoon”不知道是什么時候的下午，這就需要與對方商定改換表意明確的詞語。此外，在商務(wù)英語信函中還應(yīng)注意常把文字翻譯成交流雙方友誼感情的方式，應(yīng)用書面語體的語言結(jié)構(gòu)特點來譯，注意突出重點信息，比如商品的質(zhì)量、價格、貨運問題等，而非只為客套。在翻譯時盡量保留原文的用語方式，使譯文在言語準確、風格規(guī)范方面與原文并等。

4 結(jié)語

綜上所述，用做涉外商務(wù)交流的商務(wù)英語信函不僅在對外貿(mào)易交往中是用做溝通的媒介，更是建立貿(mào)易雙方長期信任合作關(guān)系、吸引客戶的有效方式。商業(yè)英語信函的專業(yè)性和特殊性及其撰寫的技巧對業(yè)務(wù)的成功與否有著極其重要的影響。商務(wù)信函的寫作還會直接影響到交易對方對自身企業(yè)的評估和價值，以專業(yè)的交談方式跟對方客戶進行有效的溝通，亦會顯示本企業(yè)的水平和實力。因此，在現(xiàn)當今日常的商務(wù)外貿(mào)活動中，商務(wù)英語信函有著舉足輕重的地位，我們應(yīng)注意商務(wù)英語信函在實際寫作中的應(yīng)用，掌握其寫作技巧，這樣才能更好促進商務(wù)合作的順利進行。

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