禮貌原則在商務英語信函中的應用①

吉林農業大學外國語學院 劉爽

在世界經濟一體化的今天，各國之間的商務活動往來越來越頻繁。商務信函作為商務交往中不可或缺的重要的溝通媒介，它不僅具有傳遞信息的功能，同時，也是公司間建立合作關系、開展業務、達成貿易往來的重要手段，其撰寫的得體與否對企業之間的貿易發展起著至關重要的作用。眾所周知，禮貌用語在我們日常的人際交往中發揮著重要作用，同樣在商務交往中禮貌策略的應用也顯得尤為重要，它能營造一種尊重對方，尋求合作的氣氛，能給人帶來愉快的感覺，能夠迎合對方的心理需求，使雙方建立融洽的合作關系，無論生意能否談成，一封禮貌有加、措辭得體的商務信函都能傳遞一種友好坦誠的信息，樹立良好的商務形象，也能為今后的貿易往來打下堅實的基礎。本文就語用學中利奇的禮貌原則對商務英語信函中所體現出來的禮貌現象進行分析，希望能為商務英語信函的寫作和教學提供幫助。

1 關于禮貌的語用研究

禮貌作為人類文明標志的體現，人們日常交往的重要準則，也受到了語用學界的廣泛關注，在眾多的關于禮貌的研究中，要數利奇(Leech)的禮貌原則及布朗(Brown)和列文森(Levinson)的面子理論最為突出。英國語言學家Geoffrey Leech 等人提出的禮貌原則(politeness principle)，認為在所有的語言交際中，交際雙方應盡量地表示禮貌(maximize the expression of polite beliefs) 和盡量減少不禮貌的表達方式(minimize the expression of impolite beliefs)。利奇將禮貌原則具體化為六條準則，即策略準則、慷慨準則、贊揚準則、謙虛準則、贊同準則和同情準則，在這六條準則中，策略準則是最根本的一條準則，也是應用最廣、不可或缺的一條。與利奇的禮貌原則同樣突出的是布朗和列文森所提出的禮貌策略，通常被稱為面子保全論(Face-saving Theory，簡稱 FST)。他們認為，禮貌就是“典型人”(Model Person，簡稱MP)為滿足面子需求所采取的各種理性行為。面子按交際雙方不同的要求分為積極面子(positive face)和消極面子(negative face)。積極面子是指希望得到別人的贊同和喜愛。消極面子是指不希望別人強加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。布朗和列文森認為，有些言語行為本身便具有威脅面子的性質，他們將這些行為稱為威脅面子行為(face-threatening acts，簡稱FTAs)。既然存在這樣的威脅面子的行為，他們認為每一個典型人都會尋求一定的方式去避免這些面子威脅行為，或采取某些策略去減輕言語行為的威脅程度。進而他們提出了五種補救策略：(1)不使用補救策略、赤裸裸地公開施行面子威脅行為(bald on record without redressive actions)；(2)積極禮貌策略(positive politeness)；(3)消極禮貌策略(negative politeness)； (4)非公開地施行面子威脅行為(off-record)；(5)不施行威脅面子行為(not doing the FTAs)。交際雙方為成功地達到交際目的，彼此不斷地估價丟面子的危險性，并根據可能造成的侵害對方面子的危險性的大小選擇適當的禮貌策略。布朗和列文森的面子保全論將禮貌的研究推向了另一個高度。此外，中國學者顧曰國、何兆熊、何自然、劉潤清、徐盛桓等也對禮貌進行了相關的研究，并取得了一定的成果。

2 禮貌原則在英語商務信函中的應用

2.1 策略準則(Tact Maxim)

用于指令和承諾，意欲使他人受損最小，受益最大。在商務英語信函中，應采取尊重對方，以對方為重的態度。尊重對方是以對方為出發點，尊重對方的愿望、利益，切實滿足對方的需求。在商務英語信函中，人稱代詞的使用便可以體現出這一點。You 和your經常用于商務信函當中，傳達具有積極含義的信息，以此來體現以他人為重的態度，即我們經常提到的you-attitude.。如下面的例句當中，充分表現了對對方的重視和尊重：

例1：Your order is being dealt with and will be sent without further delay.

但是you-attitude并不代表在任何場合下都要以you或your來代替I, we 或our。我們所說的you-attitude它所代表的是以他人為重，真正設身處地的為他人著想的態度。因此，在不同種類的信函中我們就要采用不同的人稱代詞。在傳遞消極信息的信函中，就要避免過多的使用you和your,因為本身這類信函所傳遞的信息是有損于對方利益的，這種情況下，如果再一味地使用you和your，那么勢必將對方受損的程度擴大，使對方直接受到傷害，這時我們就要采取委婉間接地方式來傳遞信息，如：

例2：Your delay in delivery has caused problems on both our customer and us.

在例2中，Your delay的使用將對方至于直接被譴責的地位，損害了對方的面子。

2.2 慷慨準則(Generosity Maxim)

用于指令和承諾，意欲使自身受惠最小，使自身受損最大。比如在回復投訴、索賠類的信函中，由于己方過失所造成的對方的損失，自身應當承擔相應的責任，態度上應積極誠懇，語氣上應緩和禮貌，真誠地表達歉意。在詞匯的選擇上，應盡量選擇積極詞匯；在語氣的選擇上應使用陳述語氣；在句型的運用上也應多采用肯定句，使對方感覺到你是在積極地面對和問題。越是以這種方式來表達自身的過失，越是損害或威脅自身的面子，使自身受損越大，可是卻能使對方受益，充分體現了慷慨準則。如下面的句子：

例3：We are confident that we can restore your engine to excellent working condition, and we would be happy to answer anymaintenance questions you may have.

在例3中，使用了如con fi dent，excellent, happy to answer等積極詞匯，陳述語氣及肯定句的選用向對方傳達了積極處理問題的態度，承諾向客戶保證最優的服務和產品最優的質量，充分體現了慷慨準則。

2.3 贊揚準則(Approbation Maxim)

用于表述類的言語行為中，意欲減少對他人的貶損，夸大對他人的贊揚。無論在何種信函中，真誠的贊揚都會讓對方感覺良好。即使在普通的建立關系的合作類信函中，恰當地使用贊揚準則都會收到事半功倍的效果，在信函中我們具體可以多使用積極詞匯、肯定句，采取積極肯定的語氣等。

例4：We appreciate the exceptional quality of your production and the way in which you have handled our enquiry.

在例4中，采用了積極肯定的語氣，句式上使用了肯定句，并主要應用了積極詞匯，給收信人傳達了一種積極贊美的態度，使對方首先會在情感上接受。

2.4 謙虛準則(Modesty Maxim)

用于表述類的言語行為中，意欲減少對自身的贊揚，夸大對自身的貶損，在多數文化中，謙遜都不失為一種美德，謙虛待人會讓對方感受到尊重和禮貌有加。交易的雙方在地位上是平等的，即使有的公司要在規模上更大一些，都要表現出謙虛的態度，尊重貿易伙伴，謙虛準則具體體現在商務英語信函中可以表現為使用情態動詞過去式、虛擬語氣、條件句式等。情態動詞過去式能使語氣緩和，表現出對對方的尊重，而降低自身的身份，以一種謙虛的姿態來處理事務，更容易使對方接受。如下面的例句：

例5：We would be very grateful if you could send us one as soon as possible.

例5集情態動詞、虛擬語氣、條件句等于一身，充分表現了自身謙虛禮貌的態度。同時，疑問句式通過詢問別人的能力或意愿來表達一種請求或一個命令，在表達方式上比陳述句式更間接，語氣上更加委婉更能突顯禮貌。如

例6：May we expect your check soon, and an inquiry regarding our new product?

2.5 一致準則(Agreement Maxim)

用于表達，意欲縮小自身和他人之間的分歧，盡力夸大自身和他人的一致。貿易往來歸根結底在于雙方能夠達到共贏，為了達到這樣的目的，交際雙方必須要尋求雙方的一致，致力減少雙方的分歧。在建立貿易關系，傳遞好消息類的信函中，寫信人只要注意在語氣上積極肯定，多使用積極肯定的詞語，便不難尋求雙方的一致，但在一系列索賠類或拒絕類的信函中，便要注意如何在這種沖突的關系中尋求一致了。首先，我們要注意到，不要假定一定是對方的責任，這樣會在一開始就將雙方置于一種對立的關系；其次，要盡量避免強硬無禮的措辭，這樣對達到自身的目的并無太多好處，相反卻會增加對方的反感。在信函的寫作中，我們應多使用一些委婉間接的表達方式，如模糊語、被動語態、復合句等。如下面的例句：

例7：Our reminders about your past due balance have gone unanswered.Since you have always paid promptly, we must assume that some unusual circumstance has prevented a reply.How may we assist you?

例7中always, promptly以及unusual circumstance這些模糊語的使用大大降低了寫信人強硬的態度，而是充分站在對方的角度考慮問題，減小了與對方的分歧。

例8.：I should like to remind you that we have already paid for these cabinets.We really must insist, therefore, that you deliver them immediately or refund our money.

在例8中，寫信人將有損于收信人面子的信息放在了從句當中，而不是用簡單句直接將此信息傳達出來，這樣可以弱化不利信息對于收信人面子的傷害。

例9：It seems that the machine was not packed properly or tested before dispatch.

在例9中消極信息沒有以主動語態出現，將雙方的分歧減至最小。

2.6 同情準則

用于表達和斷言類，意欲縮小自身對他人的反感，盡力夸大自身對他人的同情。在投訴、索賠等類型的信函中，寫信人往往由于自身受到了損失而心中充滿怨氣，進而有可能表現在信函的寫作中。即便是對方確實有錯誤，也不能在態度上表現出厭惡反感，而應該表現出同情，同情對方展示了自身具有人情味的一面，也更突顯了禮貌。同理在回復索賠和投訴類的信函中，寫信人也應該考慮到對對方的難處及所受的損失，并給予同情。同情準則與一致準則相類似，在英語商務信函中具體表現為使用模糊語、情態動詞、虛擬語氣、復合句、疑問句等。下面我們以例7說明：

在這段話中，作者使用了模糊語、情態動詞、復合句、疑問句來傳達了消極的信息，雖然信息的內容對收信人來說是不利的，但是由于寫信人采取了以上的寫作方法，使行文的語氣和態度都比較緩和，并在結尾充分的體現了對于收信人的同情，向對方傳達了禮貌的態度。

通過以上分析我們可以看出，不同的準則在商務信函中的具體應用是相通的，沒有嚴格的界限，合理有效地利用這六條準則將會使英語商務信函變得更加禮貌得體。

3 結語

眾所周知，英語商務信函在貿易往來中發揮著舉足輕重的作用，因此如何撰寫一封禮貌得體的商務信函就顯得尤為重要，本文主要分析了禮貌原則在英語商務信函中的應用，希望能對英語商務信函寫作和教學提供一定的啟示和幫助。

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