商務英語函電在對外貿易中的作用

平頂山學院 趙艷

隨著全球經濟一體化加快，各國之間的貿易活動日益頻繁，同時，科學技術的快速發展也在一定程度上促進了國家之間的貿易往來，貿易雙方之間如何進行有效的溝通和交流顯得十分重要。就國際貿易而言，買賣雙方處于不同的國家，相距遙遠，幾乎沒有機會進行面對面的洽談，因此，國際貿易活動主要是通過信函、郵件等方式進行的，這些洽談方式形成了一種特殊的商務英語文體——商務英語函電。顧名思義，商務英語函電是利用商業事務方面的英語傳遞相關商務信息的函電，它是進行對外貿易活動的基礎。在國際貿易中，客戶往往具有不同的文化背景，商務英語函電則是進行國際交流最有效的手段之一，是國際商務往來中最常用的聯系方式，通過雙向的溝通與交流，使得貿易雙方對彼此有充分的了解，最終在相互理解的基礎上完成貿易活動?？梢哉f，商務英語函電的質量在很大程度上決定了商務活動的成功與否，商務英語函電已然成為對外貿易中一個不可或缺的組成部分。

1 商務英語函電和對外貿易概述

1.1 商務英語函電概述

英語是世界上最為通用的語言，國際商務活動中的信息傳遞也多以英語為主，稱之為商務英語，它是經濟全球化發展的產物。商務英語不同于一般的常用英語，有其獨特的語言特點，具有很強的專業性，是一種具有專門用途的英語。商務英語函電是在對外貿易活動中，以商務英語為載體進行的函電往來，主要有信函、郵件、傳真、電報等通訊方式，是對外貿易活動中進行國際交流的主要手段之一。商務英語函電的種類很多，按照使用功能的不同，可以分為詢問函、答復函、商洽函、請求函、告知函和聯系函等，涉及到貿易活動的各個環節，包括建立業務關系、雙方商榷洽談、確定合作內容、貨物裝卸、款項收付、保險理賠等等。商務英語函電是貿易雙方之間進行溝通聯系的重要工具，在對外貿易活動中發揮著中間樞紐的媒介作用。綜上所述，商務英語函電在對外貿易中主要是傳遞雙方的往來信息，處理貿易活動中的有關事宜，促進雙方之間的溝通和交流。

1.2 對外貿易概述

對外貿易又稱為國際貿易或進出口貿易，指的是一個國家或地區與另一個國家或地區之間的貿易活動，主要是商品、勞務和技術的交換活動。對外貿易不僅可以把商品生產發展水平很高的國家互相聯系起來，還能促使生產發展水平偏低的國家和地區也加入到交換領域中來，從而使得這些國家和地區的勞動產品日益具有商品和交換價值的性質，推動它們的發展。對外貿易活動不但可以互通有無，調劑余缺，調節資源的優化配置，還能參與國際分工，節約社會勞動，獲得較好的經濟效益，從而保證社會再生產的順利進行，加快社會擴大再生產的實現。同時，通過發展對外貿易，可以及時引進世界上先進的科學技術、吸收國外的科研成果，增強本國的經濟實力；還能在一定程度上促進本國企業不斷改進技術，提高勞動生產率和產品的國際化水平，來迎接國際市場的競爭壓力和挑戰。對外貿易的種類很多，按照交易方向可以分為進口貿易、出口貿易、凈出口與凈進口貿易、復出口與復進口貿易等；按照交易對象可以分為直接貿易、間接貿易與轉口貿易；按照運輸方式可以分為海運貿易、陸運貿易、空運貿易和多式聯運等；按照交易內容可以分為貨物貿易、服務貿易和技術貿易。

2 商務英語函電的語言特點

商務英語函電不同于其他的文體，它不需要過多的詞藻和修辭，而是強調語言簡潔，表達清晰，力求簡單明了。商務英語函電一般應用于商務往來中，意義非同小可，用詞必須準確、具體，稍有不當，就有可能給企業帶來損失。因此，商務英語函電中應盡量選用詞意明確、含義清楚的詞匯，避免使用那些意義籠統甚至模糊不清的詞語，以免引起誤解。同時，商務英語函電要求行文果斷，態度明確，坦率直言，忌諱出現猶豫、膽怯和模棱兩可的用語。此外，商務英語函電中經常出現專業術語，使得語言表達更加言簡意賅。商務英語函電多采用正面的詞匯，使用積極的語調，并注意禮貌語氣和自信語氣的運用，使得信息內容更容易為對方所接受。

3 商務英語函電在對外貿易中的作用

隨著科學技術的飛速發展，現代社會已全面進入信息化的時代，信息技術被充分應用到社會的各個領域中。在對外貿易活動中，傳統的信函通訊手段已不再適應現代信息的瞬息萬變，逐漸被傳真、互聯網、電子郵件等新型通訊方式所取代，使得信息的傳遞更為迅速、方便和快捷，節約了時間，并在很大程度上減少了人力和物力的消耗，更加經濟實用。在經濟全球化的浪潮下，我國與世界其他國家的商務往來越來越密切，經濟貿易和技術合作日益頻繁。商務英語函電以其簡潔、完整、具體、準確的特點，在對外貿易中發揮著重要的作用，已經成為貿易活動和商務交流中必不可少的部分。商務英語函電的基本作用是傳遞商務信息，促進雙方交流，保證商務活動順利進行。當貿易過程中出現糾紛時，商務英語函電也可作為重要的法律依據。具體來看，商務英語函電在對外貿易中的作用主要表現在以下幾個方面：

3.1 降低成本，提高工作效率

傳統的信函、電報等都是用紙質文件來傳遞信息的，客戶或合作伙伴在收到信息后需要對資料進行整理、分類、存檔，整個過程非常繁瑣，既費時又費力，無法及時反饋信息給發送方，工作效率極其低下。商務英語函電則能迅速地將對外貿易過程中的有關信息傳遞出去，有效減少了原先對文件信息進行整理、分類等工作量，大大降低了人力、物力的消耗，不僅提高了工作效率，還降低了企業的成本。

3.2 加深企業與客戶之間的聯系，挖掘新客戶

商務英語函電方便、快捷的特點，使得對外貿易活動中，外貿企業可以隨時與客戶或合作伙伴進行溝通交流，加深雙方之間的聯系，聯絡感情。同時，商務英語函電的應用對挖掘新客戶也起到了很大的作用。很多外貿企業通過網絡或他人的介紹得到潛在客戶的聯系方式后，運用商務英語函電在短短幾分鐘內即可與客戶取得聯系，雙方經過商議洽談，在充分的溝通和交流之后就可以建立合作關系。這樣一來，企業的客戶會越來越多，業務量也隨之增加，企業也會逐步逐步的發展壯大。隨著電子商務的興起、貿易全球化的發展，商務英語函電也在不斷的發展更新，各種各樣的現代通訊方式層出不窮，使得對外貿易中的國際交流更加便捷，企業可以隨時了解客戶的需要，及時解決客戶提出的問題，促進彼此之間的了解和認識，為貿易活動的順利進行打下良好的感情基礎。商務英語函電對于加深企業與老客戶的合作關系、開發新客戶、擴大外貿企業規模有著不容忽視的作用。

3.3 發揮媒介作用，為貿易雙方搭建信息交流的橋梁

商務英語函電能夠準確、具體地傳遞貿易雙方的各類商務信息，為雙方搭建起了信息交流的橋梁，起到了中間媒介的作用。貿易雙方利用商務英語函電進行溝通交流，加深彼此間的聯系，促進相互間的了解，最終順利完成貿易活動。商務英語函電已成為對外貿易中的一個重要組成部分，應用在對外貿易活動的各個環節，有著舉足輕重的地位。然而，隨著信息技術的不斷發展，商務英語函電在應用時出現了一些安全隱患，必須引起重視。比如，在傳輸一些比較重要的信息或是進行技術貿易時，可以通過設置密碼等方式來保護信息資料的安全，以防信息外泄。

3.4 促進對外貿易的增長

近年來，信息技術快速發展，涌現出了許多新型的通訊方式，如MSN、黑莓、Skype等等，利用這些先進的全球聊天通話網絡，可以更方便快捷的與貿易合作伙伴交換信息，帶動了對外貿易的迅速發展。有了商務英語函電這種快捷的全球通訊方式做后盾，許多中小企業也開始進軍國外市場，尋找新的發展機會，以便擴大貿易范圍和規模，這些都推動了我國進出口貿易的進一步發展，促進了對外貿易的增長。

3.5 推動貿易全球化的發展

對外貿易中存在很多需要雙方討論協商的問題，而由于地域、空間、時間等因素的限制，貿易雙方很難進行面對面的交流，導致貿易過程中經常出現問題，阻礙貿易活動的順利進行，有時需要雙方反復進行溝通和洽談才能解決，不僅增加了人力、物力的消耗，影響貿易活動的速度，而且還存在著一定的安全隱患。傳統的通訊方式根本不能滿足貿易雙方的要求，整個對外貿易過程顯得十分繁瑣復雜，且成本高、速度慢、有風險?，F代商務英語函電的發展，為企業在對外貿易中進行國際交流提供了快捷的通訊工具，企業不再受空間、時間的限制，可以隨時隨地的與客戶進行溝通，及時交流信息。企業可以在全球范圍內開展業務，尋找新的貿易合作伙伴，促進貿易全球化的發展，商務英語函電作為其中的重要組成部分，起到了積極的推動作用。

4 結語

商務英語函電是對外貿易中必不可少的部分，涉及對外貿易活動的各個環節，在對外貿易中發揮著重要的作用。它不但可以提高工作效率、降低成本，作為溝通貿易雙方的媒介，能夠加深企業與客戶的聯系、發展新客戶，促進對外貿易的增長并推動貿易的全球化發展。雖然現階段商務英語函電的發展越來越迅速，在對外貿易中的應用也越來越完善，但它還有很大的發展空間，我們要充分重視商務英語函電在對外貿易中的巨大作用，同時也不能忽視潛在的安全隱患，要時刻注意信息資料的保護。相信通過不斷的發展完善，商務英語函電在對外貿易中的應用將會更廣泛，發揮的作用也將更重要。

[1]朱志敏.商務英語在當前國際貿易中的應用探析[J].中國商貿,2010,(17).

[2]魏國平.商務英語函電的文體特征[J].北京第二外國語學院學報,2005,(06).

[3]周強.淺談商務語域中的商務英語函電的語言特點[J].廣東交通職業技術學院學報, 2006,(03).

[4]趙曉霞.商務英語在我國國際貿易中的應用[J].中國商貿,2010,(14).