淺論禮貌原則下商務英語信函的委婉表達

吉林農業大學外國語學院 任春梅

淺論禮貌原則下商務英語信函的委婉表達

吉林農業大學外國語學院 任春梅

商務英語信函作為中外企業之間業務往來的溝通工具，在中外貿易交往中發揮著重要的作用。信函是否禮貌委婉關系到貿易的得失成敗。本文通過Leech的禮貌原則，來分析商務信函的寫作特點，并論述了商務信函的委婉表達。

禮貌原則 商務信函 委婉語

商務英語信函作為溝通工具直接面臨著與對方的溝通，信函是否禮貌委婉關系到雙方貿易的成敗。禮貌原則是商務信函的基本要求，用禮貌委婉的言語來表達，不僅能達到良好的交際效果，樹立外貿企業的良好形象，而且能夠給貿易雙方的合作營造一個友好的氣氛，有利于建立良好的貿易關系，進而促進貿易活動的順利進行。本文通過Leech的禮貌原則，分析了商務信函的寫作特點，并論述了商務信函的委婉表達在詞匯和語句使用上的應用。

1 禮貌原則概述

語言學家Leech的禮貌原則包括六項準則，每個準則下有兩個次準則。 (1)策略準則：盡量少讓別人吃虧；盡量多使別人受益。(2)慷慨準則：盡量少使自己得益；盡量多讓自己吃虧。(3)贊譽準則：盡量少貶低別人；盡量多贊譽別人。(4)謙遜準則：盡量少贊譽自己；盡量多貶低自己。(5)一致準則：盡量減少雙方的分歧；盡量增加雙方的一致。(6)同情準則：盡量減少雙方的反感；盡量增加雙方的同情。

2 委婉語的禮貌功能

委婉語的交際功能是在交際中避免冒昧和非禮,如果迫不得已涉及令人不快的事情時,應選擇委婉表達以避免傷害對方的感情。在社交時,人們總講究以禮相待,盡量避免非禮言行。使用委婉語,說話人不僅顯得彬彬有禮,還因照顧了對方的情面往往可獲取對方的好感和認可。如用senior citizens(長者)代替old people和elderly people，這主要是因為senior這個詞既可以指年齡大也可以表示身份地位高，而old, elderly只有年邁之意。

3 商務信函的禮貌特點

這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是書寫商務信函的基本原則。寫信時應避免居高臨下、命令和粗魯，顧及對方的要求、愿望和情感等，著重“正面地”、“肯定地”談問題，盡量避免“否定地”談問題。即信函要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，不會影響今后合作的機會。

4 禮貌原則指導下的商務英語信函中的委婉表達

商務活動關系到交易雙方的切身利益，所以要注重感情的聯絡，力求達到禮貌得體。商務信函一般有兩種類型，一種是拒絕類商務信函，另外一種是非決絕類商務信函。本文著重分析了如何在以上兩種信函中更好地運用一些原則，使語言表達更加委婉、禮貌，給對方留下良好的印象，從而接受自己的觀點或條件。因此，在寫信時，要十分注意詞語和語句的使用。

4.1 拒絕類商務信函

4.1.1 使用詞匯上

(1)使用一些含義模糊的詞語

處理此類信函時，在措辭上必須謹慎，才能有可能挽救僵局。委婉的商務信函能夠使得商務活動漸入佳境。此類信函的委婉表達主要體現在說話者使用一些模糊詞匯，如:seem,appear,perhaps,probably,moderately,quite,very,pretty等間接表達自己的觀點，縮小雙方的心理差距，提高對方對不利因素的承受能力。例如: We are sure that you can understand the difficulties we have in satisfying your client’s complex specifications. Perhaps your client can find another use for those specially designed carpets.

(2)使用一些表示委婉的詞語

委婉語(如regret、decline、wish 、I’m afraid、I think, I believe等)的使用避免了交際中的尷尬和唐突現象，也緩和了可能引起不快、不滿等語言。例如: We very much regret that we are not in a position to supply you with…direct,as we are already represented by Messrs…for the sales of this commodity in your district.We would advise you to approach them direct for your requirements.

4.1.2 使用語句上

(1)使用被動句

商務信函中運用被動語態，可委婉地強調了按合同、協議所承諾或規定的義務和職責。可以避免提及動作的執行者，沒有譴責對方的意思，從而緩和信函中不友好的氛圍。例如:

It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered.

(2)使用讓步從句

使用讓步從句表示決絕和分歧。例如:While we appreciate your cooperation in giving us an offer, we regret to say that we are not in the market for this commodity now. 在感謝對方提供消息的的前提下，給予否定的答復，讓收信人自己意識到信中所產生的分歧，從而心平氣和地接受被決絕的理由。

4.2 非拒絕類商務信函

4.2.1 使用詞匯上

(1)使用情感詞。如pleased, satisfy, thanks, appreciate,welcome, grateful, pleasure等飽含情感意義詞語的使用使對方身心愉悅,促進雙方的合作。例如: We shall appreciate it if you will effect shipment as soon as possible.

(2)使用情態動詞(一般過去時)。如could, should, would, might等情態動詞的使用常常可以使句子表達得更加禮貌、委婉。例如:We wonder if you could lower the price.

4.2.2 使用語句上

(1)使用條件句

在向對方提出“請求、要求和建議”時，用條件句更能表達禮貌、委婉的口氣。例如: If you can execute the order to our fullsatisfaction, we will place further orders with you.

(2)使用疑問句

商務信函中當寫信人向對方提出建議、要求或批評時,寫信人運用疑問句的方式來減輕或緩和語氣,使言語的強制力變小,從而表現出禮貌、委婉的語氣。例如: Could you kindly/possibly let us have your reply soon?

4.2.3 使用時態上

(1)使用過去時

使用過去時能將請求、建議或譴責在時間上推遠一步，仿佛是發生在過去的事情，對現在影響不大，從而減輕對對方的消極影響，使語氣顯得委婉、客氣。例如: On comparing the goods received with the sample, we were surprised to find that the color is not the same.

(2)使用進行時

現在進行時表示現時刻正在發生的動作，暗示暫時性和不確定性，語氣比較委婉客氣。另外，使用動詞的進行時態也在一定程度上縮短了雙方的心理距離感，使表述時語氣更為親切。例如: We are sending you by separate post the samples for the new season.

5 結語

綜上所述，在中外貿易交往中，商務英語信函的禮貌原則能更好地幫助貿易雙方加深理解。在寫作商務英語信函時，應遵循商務英語信函的委婉表達，這樣既能夠使話語軟化，和諧貿易雙方的關系，創造良好的交際環境，又能更好地解決實際問題，達到貿易中交際的目的。

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1005-5800(2011)01(b)-234-02