知識(shí)管理在圖書檔案管理中的功能及應(yīng)用

丁邦友

知識(shí)管理在圖書檔案管理中的功能及應(yīng)用

丁邦友

知識(shí)管理是一種目標(biāo)指向更加靈活、互動(dòng)性更強(qiáng)、注重交流與創(chuàng)新的管理方式，它的出現(xiàn)迎合了圖書檔案領(lǐng)域管理范式的轉(zhuǎn)變，解決了隱性知識(shí)不外化、流動(dòng)快，顯性知識(shí)利用不利、浪費(fèi)等問題。從底層顯性數(shù)據(jù)的挖掘、顯性知識(shí)庫(kù)的建立、隱性知識(shí)的交流分享以及如何建立科學(xué)的知識(shí)管理評(píng)測(cè)體系入手，對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行了應(yīng)用層面的路徑研究。

知識(shí)管理；圖書；檔案；應(yīng)用

20世紀(jì)末期，知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)席卷全球，這種形態(tài)以信息經(jīng)濟(jì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)的是從以生產(chǎn)物質(zhì)產(chǎn)品為主導(dǎo)的社會(huì)范式轉(zhuǎn)變到以生產(chǎn)知識(shí)信息為目的和以知識(shí)進(jìn)行生產(chǎn)為主導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)或知識(shí)社會(huì)范式。在這樣一個(gè)充斥著“爆炸式信息”和“知識(shí)要素”的社會(huì)中，圖書及檔案管理這兩個(gè)以保管“人類文化財(cái)富”為主要功能的事業(yè)型機(jī)構(gòu)也必須要跟緊時(shí)代，探索圖書及檔案管理的新目標(biāo)、新宗旨、新任務(wù)、新方法，這是知識(shí)管理時(shí)代對(duì)信息服務(wù)提出的新要求。

一、知識(shí)管理

知識(shí)管理是一種有效挖掘和體現(xiàn)知識(shí)價(jià)值的新型管理范式，它的管理對(duì)象是組織在其存續(xù)、運(yùn)行和發(fā)展活動(dòng)中積累的知識(shí)及其管理體系，其核心內(nèi)容就是對(duì)組織知識(shí)資源進(jìn)行開發(fā)、利用以達(dá)到提高組織創(chuàng)新能力進(jìn)而提高組織核心競(jìng)爭(zhēng)力。它包含了幾個(gè)方面的工作：建立知識(shí)庫(kù)；促進(jìn)員工的知識(shí)交流；建立尊重知識(shí)的內(nèi)部環(huán)境；把知識(shí)作為資產(chǎn)來管理。從管理的內(nèi)容上言，它既包含有事實(shí)知識(shí)，也包括有原理知識(shí)、技能知識(shí)以及人際經(jīng)驗(yàn)知識(shí)等，因而它比傳統(tǒng)的內(nèi)容管理具有更廣的范疇。

二、知識(shí)管理是圖書檔案新型管理范式的必然趨勢(shì)

（一）知識(shí)鏈條底端海量的事實(shí)信息及數(shù)據(jù)呼喚有效利用

傳統(tǒng)的圖書、檔案管理模式只專注于對(duì)實(shí)體的管理和提供利用，它關(guān)心如何在館藏的基礎(chǔ)之上采用科學(xué)的編目方法和檢索手段對(duì)圖書、檔案進(jìn)行管理，如采用著錄系統(tǒng)對(duì)圖書、資料、檔案目錄進(jìn)行存儲(chǔ)編目，并公開提供利用，或是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案發(fā)布、圖書信息公開、定題服務(wù)等，查閱率、借閱率等頂端數(shù)據(jù)是其衡量工作業(yè)績(jī)及成果的首要因素。但與時(shí)同時(shí)，在機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，在網(wǎng)站瀏覽、檔案查借閱等過程中，那些沉淀在知識(shí)鏈條底端的數(shù)據(jù)有可能會(huì)被忽視掉，如可以反映讀者或利用者利用熱點(diǎn)的瀏覽量、書籍的借出使用率、永長(zhǎng)短檔案的比例及利用率對(duì)比數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)作為過程產(chǎn)生的一部分，雖不能直接影響結(jié)果，但卻能優(yōu)化我們的工作，如一些門戶網(wǎng)站、圖書購(gòu)銷系統(tǒng)、檔案信息中心網(wǎng)站等往往利用這一些存儲(chǔ)在服務(wù)或是客戶瀏覽器中的緩存數(shù)據(jù)，向受眾推送一些他們感興趣的熱點(diǎn)信息或是購(gòu)銷信息，或是撥開數(shù)據(jù)迷霧從中發(fā)現(xiàn)知識(shí)利用者的興致轉(zhuǎn)移，從而對(duì)我們研究館藏、庫(kù)藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化、開展主題推送活動(dòng)等有極大的參考價(jià)值。這些數(shù)據(jù)都是具有潛在行動(dòng)力的知識(shí)。

（二）知識(shí)快速流動(dòng)，急需推動(dòng)個(gè)人知識(shí)顯性化

現(xiàn)今社會(huì)的業(yè)緣關(guān)系在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)白熱化競(jìng)爭(zhēng)的沖擊影響下，已經(jīng)不再穩(wěn)定，人員流動(dòng)加速，組織機(jī)構(gòu)形式也從層級(jí)式金字塔型慢慢向扁平化的學(xué)習(xí)型機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變，甚至于出現(xiàn)了很多委員會(huì)、工作小組、協(xié)作組、團(tuán)隊(duì)之類的各式柔性工作組織，人員組合靈活、更具知識(shí)與效率，更新頻率也快，團(tuán)隊(duì)所形成的工作理念、工作文化，以及團(tuán)隊(duì)成員私有的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、對(duì)工作流程優(yōu)化統(tǒng)籌的心得等往往隨著機(jī)構(gòu)變革或撤銷而流失。于是，如何確保組織內(nèi)部知識(shí)的有效保存、分享就顯得尤為重要。

知識(shí)管理的一個(gè)重要內(nèi)容就是促進(jìn)知識(shí)的顯性化，使外化的知識(shí)更加系統(tǒng)，自成體系，這期間要加入機(jī)構(gòu)成員大量的智慧勞動(dòng)，形成一種對(duì)本機(jī)構(gòu)所擁有知識(shí)的了然于胸的知識(shí)氛圍；與此同時(shí)，加快對(duì)自己所掌握知識(shí)的外化，即將關(guān)于一般圖書、檔案的確定的答案、關(guān)于圖書及檔案工作的意見看法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等通過某些平臺(tái)予以展示出來，如越來越多的機(jī)構(gòu)愿意選擇開設(shè)機(jī)構(gòu)及個(gè)人博客等來固化及外化知識(shí)，吸引更多的人關(guān)注圖書、檔案，或是從中汲取、交換經(jīng)驗(yàn)、交流工作方法、討論某個(gè)業(yè)務(wù)難題點(diǎn)，最后形成一種共同的組織情感或目標(biāo)，以達(dá)到更大的生產(chǎn)力、競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新的價(jià)值。

三、知識(shí)管理在圖書、檔案管理活動(dòng)中的應(yīng)用

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的不僅僅是單純只依靠技術(shù)的力量來達(dá)到效率的提升，它更注意作為集體部分的個(gè)人其個(gè)性的發(fā)展和個(gè)人能力的提高，因而它是一種科學(xué)的、統(tǒng)籌的、以人為本的帶有科學(xué)發(fā)展性質(zhì)的管理方法。在實(shí)際應(yīng)用的過程中，它擁有比傳統(tǒng)方法更加靈活的目標(biāo)指向，更加寬廣的信息分享渠道，也擁有更加優(yōu)越的組織凝聚力。

（一）關(guān)注底層知識(shí)，挖掘動(dòng)態(tài)和方向，創(chuàng)新管理方式

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)所搭建起來的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)或信息發(fā)布交流平臺(tái)等，除了能接受來自于知識(shí)供應(yīng)者和知識(shí)需求者的基本供求信息之外，也會(huì)忠誠(chéng)地記錄圖書及檔案目錄的點(diǎn)擊頻率，用戶的操作使用習(xí)慣，停留及關(guān)注時(shí)間，經(jīng)過計(jì)算機(jī)對(duì)底層操作數(shù)據(jù)的分析，系統(tǒng)可以做出自動(dòng)分析和預(yù)測(cè)檔案、圖書查借閱者的信息及研究方向等人機(jī)反應(yīng)，反過來指導(dǎo)我們的業(yè)務(wù)工作。所以，在一些大的門戶網(wǎng)站經(jīng)常可以見到它們利用較為先進(jìn)的交互技術(shù)，提取和利用緩存信息，找出你的瀏覽熱點(diǎn)或是關(guān)注方向，從而向你推介相關(guān)信息或是圖書、檔案研究材料，甚至是產(chǎn)品。這對(duì)于改進(jìn)圖書檔案被動(dòng)服務(wù)模式有著至關(guān)重要的作用，以往我們?cè)谶M(jìn)行這方面創(chuàng)新的時(shí)候往往無從下手，因?yàn)閷?duì)讀者或利用者的一無所知，因?yàn)閳D書檔案管理部門長(zhǎng)期以來被動(dòng)的服務(wù)性質(zhì)，很少介入到對(duì)使用者的偏向研究及愛好的了解上來，現(xiàn)在通過這種獨(dú)特的人機(jī)互動(dòng)方法我們可以輕易地達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，當(dāng)然，前提條件就是不能丟棄和忽視那些在知識(shí)結(jié)構(gòu)中處于最底層的數(shù)據(jù)信息，正是這些信息可以為組織營(yíng)造出與眾不同的活力、競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新能力。這對(duì)于圖書、檔案管理部門開展更多的增值服務(wù)，更好地拓展圖書檔案的教育及研究功能大有裨益。

（二）構(gòu)建智力庫(kù)和知識(shí)庫(kù)，濃縮和提煉顯性知識(shí)

本組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的圖書、檔案工作人員，無論是本組織機(jī)構(gòu)之內(nèi)或是相關(guān)相似行業(yè)范圍之內(nèi)的從業(yè)人員，為了提高自己的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力，利用現(xiàn)代信息化的手段來獲取、存儲(chǔ)、創(chuàng)新、交流、利用、管理知識(shí)，并選擇通過某種渠道進(jìn)行傳播，以達(dá)到知識(shí)共享和創(chuàng)新的目的，都是知識(shí)管理的范疇。我們所說的構(gòu)建智力庫(kù)，其重點(diǎn)在于如何突破傳統(tǒng)的單線程知識(shí)積累和傳達(dá)的方法將知識(shí)內(nèi)容以一種輻射、互動(dòng)的方式進(jìn)行發(fā)散和保存。因而要善用自己組織內(nèi)部廣大的圖書及檔案資源，要善用媒體網(wǎng)絡(luò)和因特網(wǎng)絡(luò)這個(gè)最大的信息集散地的信息資源，學(xué)習(xí)并內(nèi)化信息將其轉(zhuǎn)化為知識(shí)，再填充進(jìn)入我們的智力知識(shí)庫(kù)中。這個(gè)庫(kù)中應(yīng)該包括三方面的東西：一是既定的館藏和庫(kù)藏所蘊(yùn)含的豐富知識(shí)或事實(shí)，這些知識(shí)要通過知識(shí)管理者復(fù)雜的勞動(dòng)使其系統(tǒng)化或條理化，如編目、借閱、傳遞中完成知識(shí)的創(chuàng)建及轉(zhuǎn)移；二是文檔類的制度，這類制度或標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是對(duì)整個(gè)圖書工作或是檔案工作的總結(jié)，凝聚了多輩人的智慧和努力，因而是外化的顯性知識(shí)，這類知識(shí)能直接為我們所用，是外化了的知識(shí)；三是來自操作系統(tǒng)底層的零散數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是進(jìn)行決策或管理服務(wù)的智力支持，需要進(jìn)行科學(xué)的分析和提煉。

（三）構(gòu)建知識(shí)社區(qū)和學(xué)習(xí)型組織，促進(jìn)隱性知識(shí)的交流與交融

知識(shí)社區(qū)可以理解成為：它不僅是人才庫(kù)，而且還是一個(gè)流動(dòng)的人才庫(kù)，可以隨時(shí)補(bǔ)充血液的人才庫(kù)。來自不同的組織機(jī)構(gòu)或是行業(yè)的專業(yè)人員組織成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，在這個(gè)社區(qū)中，他們能夠?qū)⑾到y(tǒng)的顯性知識(shí)及內(nèi)在的隱性知識(shí)通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)社區(qū)予以發(fā)表并引發(fā)學(xué)習(xí)抑或是爭(zhēng)論。例如：IT精英也可以參與到數(shù)字檔案館的建設(shè)討論中來，為數(shù)字檔案館的功能完善、系統(tǒng)部署提供專業(yè)意見；建筑專家可以為圖書館、檔案館館舍的建設(shè)提出意見；而作為知識(shí)管理的圖書檔案管理人員在接觸和分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)后可以為其業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完善和升級(jí)提出意見，等等。總而言之，它不僅能在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部所進(jìn)行的知識(shí)傳遞和更新，形成一種良性的知識(shí)傳承氛圍，而且能與機(jī)構(gòu)外部的同類知識(shí)社區(qū)建立有機(jī)聯(lián)系，形成一個(gè)更大范圍的知識(shí)社區(qū)，能超越機(jī)構(gòu)的范疇，擺脫行業(yè)的束縛和限制，形成一種交融式的知識(shí)氛圍。

這個(gè)知識(shí)社區(qū)可以視作一個(gè)虛擬的學(xué)習(xí)型機(jī)構(gòu)，它可以快速反應(yīng)并傳達(dá)理論或是實(shí)踐熱點(diǎn)，引領(lǐng)新一輪的業(yè)務(wù)交流和討論，甚至可以代表著理論發(fā)展和一種方向，實(shí)踐發(fā)展的一個(gè)渠道，影響面廣，受益面大。在此知識(shí)社區(qū)中，人不藏私、百花爭(zhēng)鳴，從而形成一種活到老、學(xué)到老的終身學(xué)習(xí)制度。機(jī)構(gòu)博客、個(gè)人博客正是在這種形勢(shì)下應(yīng)運(yùn)而生的，它提供了一條最接近自由，組織參與度更高，目標(biāo)指向更強(qiáng)的交流互動(dòng)模式。

（四）建立完善的知識(shí)及評(píng)價(jià)管理體系

知識(shí)管理的目標(biāo)是輔助決策，提高工作績(jī)效和組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力。那么，何種知識(shí)具有價(jià)值，如何從繁多的知識(shí)中剔除無用的知識(shí)，保留、傳遞和共享時(shí)新且有價(jià)值的知識(shí)就需要依靠完備的知識(shí)評(píng)價(jià)及管理體系。其中，既要有知識(shí)的遴選體系，也要有知識(shí)的管理體系，兩者不可偏廢。

好的知識(shí)應(yīng)當(dāng)代表著先進(jìn)的效率、科學(xué)的管理方法、豐富的經(jīng)驗(yàn)、深刻的教訓(xùn)和反思，這些或顯性或隱性的知識(shí)代表著當(dāng)前圖書、檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中的熱點(diǎn)話題或是當(dāng)前業(yè)務(wù)理論發(fā)展的深度，這些知識(shí)可以轉(zhuǎn)化為最為強(qiáng)大的生產(chǎn)力和競(jìng)爭(zhēng)力，因而具有很大的價(jià)值。對(duì)于這些知識(shí)的管理，應(yīng)當(dāng)遵循著目標(biāo)導(dǎo)向、知識(shí)流動(dòng)、知識(shí)共享、知識(shí)創(chuàng)新以及組織保障的原則來進(jìn)行，既要給知識(shí)存儲(chǔ)和外化的空間，也要給知識(shí)成長(zhǎng)和傳遞的空間，充分地采用各種新技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬社區(qū)等，將顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化成為越來越多的個(gè)人隱性知識(shí)，也將個(gè)人的隱性知識(shí)不斷地外化成為顯性知識(shí)，發(fā)表和活躍于專門的知識(shí)平臺(tái)。這種體系當(dāng)然要基于一定的觀念轉(zhuǎn)變，它要求圖書館員、檔案館員要著力于自身的發(fā)展，多采用自我指導(dǎo)和完善的方法對(duì)待自己的工作，從而主動(dòng)地傳遞和分享組織知識(shí)，參與到知識(shí)的創(chuàng)新中，并將這些知識(shí)廣泛地應(yīng)用于業(yè)務(wù)的重組、創(chuàng)新型產(chǎn)品和服務(wù)的提供上來，形成一種強(qiáng)烈的自發(fā)型的組織凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力。關(guān)于機(jī)構(gòu)需要主動(dòng)引導(dǎo)和規(guī)劃個(gè)人的職業(yè)發(fā)展的舊觀念也需要在這場(chǎng)變革當(dāng)中得到根本的扭轉(zhuǎn)。

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（編輯：文汝）

G251.5

A

1673-1999（2011）07-0160-02

丁邦友（1982-），男，南昌工程學(xué)院（江西南昌330099）圖書館助理館員。

2011-01-10