地方院校檔案工作的困擾與解決途徑

陳一紅，寧紅英

（欽州學(xué)院，廣西欽州，535000）

高校檔案是高等院校活動的直接記錄，記錄了學(xué)校過去和現(xiàn)在的每一項(xiàng)工作、活動的過程，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度［1］。隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案在高校發(fā)展的進(jìn)程中，已成為向?qū)W校提供信息支撐、進(jìn)行決策的資源地，日益顯現(xiàn)和發(fā)揮其特有的作用。

地方院校一般指的是新升本科的院校，多由師專、教院、中師等學(xué)校合并而成，是在調(diào)整、轉(zhuǎn)變、提升中持續(xù)發(fā)展的我國本科教育的生力軍。地方院校的檔案信息資源在服務(wù)教學(xué)、科研工作、服務(wù)地方區(qū)域經(jīng)濟(jì)的建設(shè)中，作用越來越受到重視。但與此同時(shí)，隨著新建院校辦學(xué)規(guī)模的壯大、地方經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展提出的新要求，作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)領(lǐng)域的檔案資源，在技術(shù)、管理、設(shè)備等軟、硬件建設(shè)方面，在學(xué)校升本后的轉(zhuǎn)型時(shí)期，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

一、困擾問題存在的根源

（一）升本前專科體制辦學(xué)管理模式的固有影響

新建地方本科院校順應(yīng)了我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的客觀要求，是我國高等教育中不可替代的一個(gè)重要組成部分①來源泉于《新建地方本科院校發(fā)展現(xiàn)狀分析及對策研究》。但是，由于這些地方院校合并前是高職、高專的專科體制辦學(xué)模式，財(cái)力欠缺，在這種客觀環(huán)境下，學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的建設(shè)因此而受到了限制。在升格為本科院校后，面對學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)很不夯實(shí)的狀況，而要提升本科院校的內(nèi)涵質(zhì)量，在資金仍然匱乏、不到位的情況下，卻要花大力氣做好固本強(qiáng)體的工作，學(xué)校面臨的壓力是可想而知的。

檔案工作也不例外。升本后，地方院校的檔案工作機(jī)構(gòu)，直接“沿襲、繼承”了專科時(shí)期的檔案管理機(jī)構(gòu)——檔案室，隸屬于學(xué)校某一部門（一般是學(xué)校辦公室）。而在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，高校科室建制的檔案機(jī)構(gòu)弊端時(shí)時(shí)凸顯：以檔案室作為高校檔案機(jī)構(gòu)的這種行政管理體制、運(yùn)作模式（管轄隸屬校內(nèi)某一部門，科級行政機(jī)構(gòu)），極其限制了檔案管理的順利開展。根本原因，從思想層面分析看，是在當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)條件下，在多數(shù)人的價(jià)值觀念認(rèn)識錯(cuò)位，特別是唯利是圖、追逐名利思想占據(jù)很大市場并大行其道的背景下，無論從做好檔案工作急需的權(quán)威，或在具體執(zhí)行工作所需的威懾力度方面衡量，都已在事實(shí)上束縛和制約著檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）新建院校在特有的轉(zhuǎn)型時(shí)期，存在種種交鋒、磨合

新建本科院校的轉(zhuǎn)型，通常是指從結(jié)構(gòu)到形態(tài)，從形式到內(nèi)涵真正實(shí)現(xiàn)由專科層次向本科層次的轉(zhuǎn)變，使之達(dá)到本科教育的要求與水平，時(shí)間上看是指從升格為本科開始到成為合格本科院校為止［2］。當(dāng)前，我們在地方院校看到，辦學(xué)的理念、體制的轉(zhuǎn)變，在轉(zhuǎn)型時(shí)期產(chǎn)生的各種交融，明顯地體現(xiàn)在升本后學(xué)校各項(xiàng)工作的建設(shè)中，所以，轉(zhuǎn)型時(shí)期也是學(xué)校各項(xiàng)工作指導(dǎo)思想、管理制度的新、舊交鋒的“磨合”期。

檔案工作基礎(chǔ)在新建地方院校本來就很薄弱，在轉(zhuǎn)型時(shí)期開展工作的過程中，新舊管理方式、理念與制度等的交替所產(chǎn)生的“摩擦”更為激烈。

1.沉淀已久的陋習(xí)與規(guī)范管理制度產(chǎn)生矛盾

新建院校在升格前，在檔案崗位工作的人員，大多數(shù)上了一定的年紀(jì)，檔案員在日常的工作中，一是因?yàn)槭聞?wù)瑣碎繁雜，出于人手缺少的考慮，工作方法就較為隨意，經(jīng)常是自己認(rèn)為怎么方便就怎么做，沒能從長遠(yuǎn)著想，缺乏高瞻遠(yuǎn)矚的目光，漏于規(guī)范；二是“老檔案”們多數(shù)是服務(wù)周到、熱心腸的同志，在工作中經(jīng)常做“寵”了“別人”（移檔、查檔者）、忘了堅(jiān)持管理制度、規(guī)范工作程序的事，長此以往，在不少的檔案管理環(huán)節(jié)上，不僅給本科室，而且為校內(nèi)各檔案形成單位（兼職檔案員）養(yǎng)成了不少缺乏科學(xué)、規(guī)范、合理的習(xí)慣，并且因檔案行業(yè)比其他行業(yè)對自身的發(fā)展歷史有著更濃厚的承襲，專科時(shí)期，甚而建校以來在不規(guī)范的操作中孳養(yǎng)成的陋習(xí)，給升本后的檔案工作出現(xiàn)落后、遲滯的局面埋下了伏筆。以至于學(xué)校在升本后，雖然努力地在建立、健全檔案管理制度方面做了一系列的工作，但由于教職工對待檔案工作的方法，存有的諸多陋習(xí)，甚而像思想“毒瘤”一樣，非短期時(shí)間可以消除的。可以說，在新建地方院校，檔案管理人員的工作，比其他高校的同行面臨著更大的壓力、更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2.檔案意識薄弱，檔案工作難于正常開展

檔案意識是人們對檔案工作的了解程度與認(rèn)識水平，是人們直接或間接接觸檔案、參與檔案管理過程中形成的對檔案和檔案工作的主觀、能動的反映。從檔案意識一詞的解釋看出：實(shí)際開展檔案工作成績的好否，取決于人們對檔案認(rèn)識的深淺度，并有極大的依賴關(guān)系。

新建院校在升本前，專科體制的辦學(xué)模式，一是由于學(xué)校在人員、資金方面對檔案工作的建設(shè)投入少，影響了正常開展檔案的宣傳、教育等有利于群眾建立檔案意識的工作；二是在檔案工作中，長期以來，由于“老檔案”們沒能認(rèn)真依照《高等學(xué)校檔案管理辦法》及其他相關(guān)法規(guī)履行工作，缺乏制度化的管理與規(guī)范化的操作程序，使師生員工檔案意識極為薄弱，開展工作的基礎(chǔ)氛圍極差。

此外，合并而來的地方院校在轉(zhuǎn)型時(shí)期，教職員工、學(xué)生群體還存在不同層次的文化、思想素質(zhì)水平，對檔案專業(yè)技術(shù)工作難以達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識、了解，也是不利于一定時(shí)期內(nèi)形成開展檔案工作氛圍的原因；在一些地方院校，在制定了一系列檔案管理制度后，由于沒能適時(shí)做好后續(xù)的銜接工作，采取相關(guān)措施，造成了檔案人員在開展工作時(shí)，得不到相關(guān)部門、人員的協(xié)作和配合，極大地影響了檔案工作質(zhì)量的提高。

（三）地方院校資金匱乏的“后天不足”，限制了檔案工作的發(fā)展

“區(qū)市共管，以市為主管理模式”的地方院校，辦學(xué)所需的經(jīng)費(fèi)主要由地方政府負(fù)責(zé)，但地方財(cái)政有限，教育投入的資金又主要集中于義務(wù)教育階段，投入高校的資金很少。而高校要得到發(fā)展，要做好學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，在經(jīng)費(fèi)方面有足夠的投入是必不可少的前提。如此一來，新建院校經(jīng)費(fèi)“捉襟見肘”的狀況，勢必影響學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)的順利發(fā)展。

高校檔案工作水平的提高，也必須在檔案庫房、辦公設(shè)備配置等方面投入資金建設(shè)，但是地方院校的財(cái)力情況，卻難以保障該項(xiàng)工作的實(shí)施；再者，新建院校存在面臨迎接教育部本科教學(xué)評估的壓力，經(jīng)費(fèi)多落實(shí)在評估需要的硬性指標(biāo)、項(xiàng)目上，卻對包括檔案在內(nèi)的指標(biāo)體系外的工作有所疏忽等，所有這些原因，都造成了新建院校與其他高校檔案工作水平形成了落差。

（四）檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)限制了檔案工作水平的提高

據(jù)調(diào)查，大部分地方院校的專職檔案管理隊(duì)伍，從學(xué)歷、職稱、專業(yè)結(jié)構(gòu)等方面看，都很不合理，存在“三多三少”現(xiàn)象（即女性多、非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多、中老年人多，高學(xué)歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少）［3］，與當(dāng)前教育部對高校檔案管理人員的相關(guān)要求差距甚遠(yuǎn)。不少高校在考慮檔案工作用人的時(shí)候，經(jīng)常以照顧性質(zhì)為先，安排老、弱、家屬、富余人員等，缺乏以發(fā)展的眼光，從長遠(yuǎn)的角度，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，配備高素質(zhì)的干部隊(duì)伍。地方高校檔案干部隊(duì)伍的這一現(xiàn)狀，從一個(gè)側(cè)面反映了檔案工作被“邊緣化”的現(xiàn)實(shí)，嚴(yán)重束縛了檔案工作向上發(fā)展的空間，妨礙了檔案現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。

二、解決問題的途徑

地方院校檔案工作發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)。針對上述工作中遇到的困擾與問題，在此提出解決的辦法及途徑。

（一）真正貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》

檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置科學(xué)合理，是檔案工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。機(jī)構(gòu)是職能的載體，檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)模、級別、隸屬關(guān)系必須與職能相匹配。隨著高校的擴(kuò)招規(guī)模擴(kuò)大、事務(wù)增加，作為高校服務(wù)的機(jī)構(gòu)，高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置也應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整。這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)和學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展的需要。

為此，當(dāng)前，高校上級檔案部門應(yīng)通過推動落實(shí)教育部27號令，出臺地方性高等學(xué)校檔案管理實(shí)施細(xì)則，指導(dǎo)和促進(jìn)高校重點(diǎn)解決檔案機(jī)構(gòu)的定位、定級和檔案干部待遇偏低等問題，讓符合條件的高校成立檔案館，以加強(qiáng)檔案的工作管理力度和法治力度。此外，在高校中，符合升館條件的高校檔案部門，應(yīng)該向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出升館的請示，表達(dá)本部門的真實(shí)意愿，使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠傾聽到檔案部門的聲音。因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不一定能時(shí)刻關(guān)注到檔案工作，不一定了解《高等學(xué)校檔案管理辦法》關(guān)于建館的規(guī)定，這就需要檔案部門向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》的精神實(shí)質(zhì)，特別是有關(guān)高校檔案組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)定，結(jié)合本校檔案工作的實(shí)際情況，提出建館的意愿，分析建館的必要性和迫切性，以及建館的條件，給出建館方案。

（二）思想觀念要更新，管理規(guī)范科學(xué)，服務(wù)要創(chuàng)新

其一，高校的領(lǐng)導(dǎo)必須要認(rèn)識到檔案工作的重要性，特別是在新升本的地方院校，學(xué)校在統(tǒng)籌規(guī)劃全校的工作時(shí)，必須從長遠(yuǎn)的利益出發(fā)，全面布署，認(rèn)真落實(shí)。

其二，檔案的直接管理者，管理理念要及時(shí)更新、轉(zhuǎn)變，管理方法要科學(xué)，嚴(yán)格按照專業(yè)技術(shù)理論對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范處理、科學(xué)安排，做到依法治檔管檔；做到與時(shí)俱進(jìn)，積極做好服務(wù)創(chuàng)新工作，認(rèn)真拓展服務(wù)功能等。

（三）加大力度，投入資金，推進(jìn)高校檔案資源信息化管理

在地方院校資金匱乏的情況下，學(xué)校如何合理支配和規(guī)劃使用經(jīng)費(fèi)，如何將有限的資金用在合理的地方、落實(shí)到位，是值得我們深思的問題。地方院校要壯大，大學(xué)要發(fā)展，必須重視學(xué)校各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，才能提升大學(xué)的整體辦學(xué)實(shí)力。在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息資源的更新日新月異，現(xiàn)代檔案文獻(xiàn)信息資源的平臺構(gòu)建需要資金投入、設(shè)備的配套。

（四）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，科學(xué)制定檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

兼職檔案員是做好學(xué)校檔案工作的保障，學(xué)校各檔案形成單位檔案的收集、整理、立卷等工作，都是由他們處理和完成，學(xué)校的專職檔案員應(yīng)經(jīng)常對二級部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，對兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。地方院校應(yīng)形成專兼職結(jié)合，上下兩級相結(jié)合強(qiáng)有力的檔案工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制；建立健全檔案管理工作制度，規(guī)范業(yè)務(wù)工作，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，認(rèn)真落實(shí)做好依法治檔、依法管檔工作。

（五）做好檔案的宣傳、教育工作，強(qiáng)化檔案意識，營造檔案工作環(huán)境

檔案意識是指人們對檔案和檔案工作的態(tài)度和認(rèn)知的總和，也是對這兩者的一種主觀反映。所以，做好加強(qiáng)檔案意識的工作，就是強(qiáng)化、提高人們思想領(lǐng)域中某一認(rèn)識的工作，具有長期、持久性特點(diǎn)。一是加強(qiáng)宣傳教育，普及檔案基本知識，要把《檔案法》規(guī)定的權(quán)利與義務(wù)轉(zhuǎn)化成自覺的行為，高校利用好櫥窗、黑板報(bào)、廣播等渠道，或利用發(fā)放檔案知識測試卷形式，對師生員工做好普及教育工作；二是同時(shí)大力宣傳檔案利用的效益，讓大家知道利用檔案是公民的權(quán)利；三是做好檔案人員的培訓(xùn)教育，帶動全校人員學(xué)檔案、用檔案。通過一系列的工作，強(qiáng)化檔案意識，形成人人關(guān)心檔案，個(gè)個(gè)支持檔案工作的氣候。

（六）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)教育

隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校檔案人員除了要擁有良好的思想素質(zhì)以外，還要求管理員必須有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識、業(yè)務(wù)理論水平，這是地方院校進(jìn)行檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化建設(shè)的重要保證，加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作隊(duì)伍是確保檔案事業(yè)在新形勢下不斷持續(xù)發(fā)展的重要條件和基礎(chǔ)。

引進(jìn)檔案專業(yè)人才，大膽使用年輕干部。地方院校應(yīng)根據(jù)需要，有步驟、有計(jì)劃地引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的，有專業(yè)文化知識、專業(yè)技術(shù)和技能的人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，大膽使用有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)的年輕干部，發(fā)揮她們的長處和聰明才智［4］。

對現(xiàn)有的管理人員，結(jié)合工作實(shí)際情況和未來的需要，并根據(jù)不同層次，按需施教，對于剛從事檔案工作的人員，以系統(tǒng)講述專業(yè)知識，實(shí)際操作技能為主；對于從事檔案工作時(shí)間較長，有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和一定專業(yè)知識的人員，著重提高她們的檔案理論素養(yǎng)和進(jìn)行專業(yè)知識的更新。

影響新建院校檔案管理質(zhì)量提升的問題還很多，其成因也較為復(fù)雜，在此恕不詳列贅述。近年，新建院校面臨即將到來的教育部本科教學(xué)水平的評估，乘著以評促建的契機(jī)，高校檔案工作者在不斷進(jìn)取的實(shí)踐工作中，研究和破解困擾學(xué)校檔案工作質(zhì)量向上發(fā)展的瓶頸，構(gòu)建服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的高校檔案信息資源體系，仍然是當(dāng)前一項(xiàng)意義匪淺的課題。

［1］ 云淑君.我國高校檔案管理歷史與發(fā)展淺談［J］.科技信息，2011（20）.

［2］ 蔡永香，關(guān)紅輝，龔嬡嬡.新建本科院校轉(zhuǎn)型期教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系構(gòu)建研究［J］.重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)：社會科學(xué)出版，2010（14）.

［3］ 李殷青，丘如華，黃華春.廣西高校檔案工作現(xiàn)狀分析與發(fā)展對策思考［J］.高教論壇，2009（9）.

［4］ 羅長文.新時(shí)期檔案工作隊(duì)伍的現(xiàn)狀分析及建設(shè)對策［J］.中國電力教育，2010（25）.