淺談高校圖書(shū)館中文圖書(shū)招標(biāo)存在的問(wèn)題及對(duì)策

丁邦友

淺談高校圖書(shū)館中文圖書(shū)招標(biāo)存在的問(wèn)題及對(duì)策

丁邦友

在政府采購(gòu)的背景下，實(shí)行圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)，是高校圖書(shū)館圖書(shū)采訪工作的必然趨勢(shì)。結(jié)合實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)，論述高校圖書(shū)館在圖書(shū)招標(biāo)過(guò)程中，在采購(gòu)制度、采購(gòu)管理、采購(gòu)效果等方面存在的主要問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

圖書(shū)招標(biāo)；政府采購(gòu)；圖書(shū)采購(gòu)

一、圖書(shū)招標(biāo)產(chǎn)生的背景

《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》由中華人民共和國(guó)第九屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十八次會(huì)議于2002年6月29日通過(guò)，自2003年1月1日起開(kāi)始施行。伴隨2003年《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》的頒布實(shí)施，江西省財(cái)政廳政府采購(gòu)辦公室正式設(shè)立，加上2001年掛牌的江西省政府采購(gòu)中心，初步形成了管采職責(zé)的分離。自2003年以來(lái)，江西省政府采購(gòu)辦公室相繼制定了《江西省政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》、《江西省省級(jí)政府采購(gòu)評(píng)審專家管理暫行辦法》、《江西省政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》、《江西省省本級(jí)政府采購(gòu)管理暫行辦法》等諸多規(guī)章制度，為江西省政府采購(gòu)工作的開(kāi)展提供了法律依據(jù)和制度保障。2005年江西省還明確規(guī)定了圖書(shū)資料屬于部門(mén)集中采購(gòu)項(xiàng)目。目前，我國(guó)高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)大部分都采用政府采購(gòu)的辦法。

二、圖書(shū)招標(biāo)存在的問(wèn)題

其一，圖書(shū)招標(biāo)過(guò)程行政手續(xù)繁瑣，影響圖書(shū)館正常工作。筆者以南昌工程學(xué)院為例，學(xué)校在進(jìn)行圖書(shū)招標(biāo)之前，必須進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，詢價(jià)工作由圖書(shū)館牽頭，紀(jì)檢、財(cái)務(wù)和招標(biāo)部門(mén)參加，然后填寫(xiě)集中采購(gòu)項(xiàng)目請(qǐng)招單，經(jīng)圖書(shū)館館長(zhǎng)和分管院領(lǐng)導(dǎo)審批之后送學(xué)校招投標(biāo)辦公室審核，再報(bào)送招投標(biāo)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后方可開(kāi)始招標(biāo)。接著再擬定標(biāo)書(shū)、公布招標(biāo)項(xiàng)目、書(shū)商遞交標(biāo)書(shū)、評(píng)審委員會(huì)開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、選定合作書(shū)商、簽訂合同等一系列法定程序，一般需要2-3個(gè)月的時(shí)間。在這段時(shí)間里，由于供貨商不確定，圖書(shū)館日常采購(gòu)業(yè)務(wù)只能暫停運(yùn)作，這會(huì)嚴(yán)重影響圖書(shū)館信息資源建設(shè)的連續(xù)性。除此之外，由于前期工作被耽擱，容易造成圖書(shū)積壓，影響全年工作進(jìn)展。

其二，一年一招令采購(gòu)工作操作難，影響圖書(shū)館藏書(shū)建設(shè)的連續(xù)性。圖書(shū)招標(biāo)通常為一年招一次，若招標(biāo)工作沒(méi)有提前做好，將造成訂單積存，圖書(shū)館的正常工作也無(wú)法開(kāi)展。而招標(biāo)過(guò)程的繁瑣程序使得原本就很緊張的采訪任務(wù)難以完成。更為嚴(yán)重的是，一年一招導(dǎo)致中標(biāo)書(shū)商經(jīng)常更換，從而影響圖書(shū)館正常采購(gòu)工作，造成文獻(xiàn)采購(gòu)工作的脫節(jié)(已預(yù)訂文獻(xiàn)因合同到期而作廢)、原先采購(gòu)渠道和方式的廢棄、對(duì)新的供應(yīng)商重新適應(yīng)等問(wèn)題，加大了圖書(shū)館圖書(shū)采訪人員工作的難度。

其三，圖書(shū)采購(gòu)合同的時(shí)間跨度不同，影響了圖書(shū)館工作的開(kāi)展。2007年以前，南昌工程學(xué)院圖書(shū)館簽訂圖書(shū)采購(gòu)合同都是以年為期限，即從當(dāng)年的1月1日開(kāi)始到當(dāng)年的12月31日截止，而從2007年開(kāi)始學(xué)校圖書(shū)采訪工作實(shí)行政府采購(gòu)，合同簽訂時(shí)間以學(xué)年為期限，即從當(dāng)年的7月1日開(kāi)始到次年的6月30日截止，而大多數(shù)圖書(shū)館簽訂的合同都是以年為跨度。由于合同簽訂的有效期不同，圖書(shū)館的工作人員在下半年基本上沒(méi)什么事做，圖書(shū)供應(yīng)商都在忙著別的圖書(shū)館的工作，造成了第二年上半年大量的來(lái)書(shū)，不利于圖書(shū)館開(kāi)展工作。

其四，圖書(shū)招標(biāo)片面追求折扣，低價(jià)者中標(biāo)，圖書(shū)質(zhì)量得不到保證。參與投標(biāo)的供貨商為了中標(biāo)，盡可能地提高優(yōu)惠率，一旦中標(biāo)后，他們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)最佳商業(yè)利潤(rùn)，從各個(gè)方面降低成本，例如，提供的書(shū)目信息量大、到貨率高的大都是社科類的圖書(shū)或者計(jì)算機(jī)等相關(guān)的圖書(shū)，而專業(yè)性較強(qiáng)的科技類圖書(shū)不管是書(shū)目信息量還是到貨率都相對(duì)較低，到書(shū)周期較長(zhǎng)，加工不規(guī)范，服務(wù)質(zhì)量也未完全按照承諾執(zhí)行，使圖書(shū)館的采購(gòu)工作陷入被動(dòng)局面，不利于圖書(shū)館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

其五，圖書(shū)招標(biāo)過(guò)分依賴招標(biāo)公司的專家評(píng)委，圖書(shū)招標(biāo)主管部門(mén)不了解圖書(shū)招標(biāo)的特殊性，將圖書(shū)招標(biāo)和貨物類的招標(biāo)混為一談，在評(píng)標(biāo)過(guò)程中為了防止圖書(shū)館的某些專家產(chǎn)生偏見(jiàn)，忽視圖書(shū)館方面的意見(jiàn)，造成低價(jià)者中標(biāo)，導(dǎo)致各種后續(xù)的服務(wù)工作不到位，不利于圖書(shū)館開(kāi)展工作。

其六，中標(biāo)書(shū)商的數(shù)量及中標(biāo)金額比例分配不恰當(dāng)，不利于圖書(shū)開(kāi)展工作。合理確定中標(biāo)單位數(shù)量和金額分配比例可以有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。確定多個(gè)中標(biāo)書(shū)商可以提高圖書(shū)書(shū)目的供全率，防止因某個(gè)中標(biāo)方違約而導(dǎo)致采訪進(jìn)度嚴(yán)重受影響的情形出現(xiàn)，也不會(huì)造成因?yàn)槟骋患抑袠?biāo)書(shū)商到書(shū)的時(shí)間不合理，使編目人員閑的時(shí)候無(wú)事可做，忙的時(shí)候加班加點(diǎn)，更有利于編目人員的身心健康。缺點(diǎn)是不同書(shū)商提供的數(shù)據(jù)易重復(fù)，查重工作任務(wù)較重，因此數(shù)量也不宜過(guò)多。以我校圖書(shū)館為例，2007年我館中文圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)200萬(wàn)元，只選擇一家供書(shū)商導(dǎo)致合同截止都沒(méi)有完成采購(gòu)任務(wù)。2008年我館圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)220萬(wàn)元選擇了6家供書(shū)商，大大增加了采訪人員的工作難度。

其七，招標(biāo)公司的選擇不合理，導(dǎo)致不合格的供應(yīng)商中標(biāo)。由于圖書(shū)招標(biāo)主管部門(mén)不了解圖書(shū)招標(biāo)的特殊性，在招標(biāo)公司的選擇上沒(méi)有考慮到圖書(shū)招標(biāo)的特殊要求。更嚴(yán)重的是，有些地方的招標(biāo)公司和當(dāng)?shù)氐囊恍┕?yīng)商的關(guān)系較好，對(duì)于圖書(shū)館在供書(shū)商選擇上面沒(méi)有真正做到從各個(gè)方面考慮，導(dǎo)致不合格的供應(yīng)商中標(biāo)。比如江西省現(xiàn)有8家甲級(jí)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，其中有3家外省進(jìn)駐政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，乙級(jí)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有30多家，所以在招標(biāo)公司的選擇上有很大的靈活性。

三、解決圖書(shū)招標(biāo)存在問(wèn)題的對(duì)策

第一，提前制定圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃，盡量簡(jiǎn)化招標(biāo)程序，爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)完成招標(biāo)。例如，我校圖書(shū)館年度采購(gòu)經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般在年初下達(dá)，但招標(biāo)前的一些準(zhǔn)備工作可以在上年的年底就開(kāi)始，而招標(biāo)的時(shí)間盡量安排在寒暑假的時(shí)候，這樣可以不占用工作的時(shí)間，以最快的速度開(kāi)始圖書(shū)采訪工作。

第二，適當(dāng)延長(zhǎng)圖書(shū)招標(biāo)合同期限，保持供應(yīng)商的相對(duì)穩(wěn)定。目前大多數(shù)圖書(shū)館圖書(shū)招標(biāo)是一年一招，不利于圖書(shū)館工作的開(kāi)展。可以適當(dāng)延長(zhǎng)圖書(shū)招標(biāo)的期限，保持供應(yīng)商的相對(duì)穩(wěn)定，既有利于圖書(shū)館和供應(yīng)商的相互適應(yīng)，也減少了招標(biāo)工作的麻煩，讓圖書(shū)采訪人員有更多的時(shí)間采購(gòu)圖書(shū)。現(xiàn)在有的圖書(shū)館已將圖書(shū)招標(biāo)合同期限改為2-3年，這或許是以后圖書(shū)招標(biāo)的發(fā)展趨勢(shì)。

第三，制定合理的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，選擇最佳圖書(shū)供應(yīng)商。一般根據(jù)投標(biāo)人的圖書(shū)供應(yīng)價(jià)格折扣率、資質(zhì)業(yè)績(jī)、技術(shù)支持以及服務(wù)能力等進(jìn)行綜合評(píng)比打分，總分為100分，按照綜合得分高低進(jìn)行排序。以我館為例，我們?cè)谥贫ㄔu(píng)分標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，盡量減少圖書(shū)價(jià)格折扣率所占的比重，增加技術(shù)支持和服務(wù)能力的分值（例如：資質(zhì)及業(yè)績(jī)20分、技術(shù)支持25分、服務(wù)能力30分，圖書(shū)價(jià)格折扣率25分），從而能夠有效避免供應(yīng)商之間惡意競(jìng)爭(zhēng)，低價(jià)中標(biāo)。

第四，積極參與招標(biāo)過(guò)程，加大圖書(shū)館工作人員的話語(yǔ)權(quán)，應(yīng)重點(diǎn)考慮采編部工作人員的意見(jiàn)。由于非專業(yè)人員缺乏必要的途徑了解圖書(shū)館中文圖書(shū)采購(gòu)的實(shí)際需要以及館配商的真實(shí)情況，而主要依賴館配商的投標(biāo)書(shū)內(nèi)容為依據(jù)選擇中標(biāo)館配商，但在很多情況下，投標(biāo)書(shū)并不能完全反映投標(biāo)人的真實(shí)情況，從而極易造成以投標(biāo)書(shū)為依據(jù)選擇的館配商并不是真正符合圖書(shū)館需求的，而使圖書(shū)館的采購(gòu)工作走入困境。建議由圖書(shū)館牽頭組織招標(biāo)，圖書(shū)館方面的專家爭(zhēng)取在評(píng)標(biāo)委員會(huì)中占有2/3的人數(shù)，從而讓真正了解圖書(shū)館購(gòu)書(shū)需求的圖書(shū)館工作人員有更大的發(fā)言權(quán)。

第五，選擇合適的中標(biāo)書(shū)商數(shù)量，合理分配中標(biāo)金額。每年根據(jù)圖書(shū)年度采購(gòu)計(jì)劃確定合適的中標(biāo)供應(yīng)商的數(shù)量。比如我館今年中文圖書(shū)購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)300萬(wàn)元，選擇了3家中標(biāo)書(shū)商。由于每家書(shū)商都有自己的優(yōu)勢(shì)，建議在選擇供應(yīng)商的時(shí)候可以進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，比如新華書(shū)店實(shí)力較大，但是折扣較高；出版社的供貨渠道較多；地方的民營(yíng)企業(yè)規(guī)模較小，但是供貨折扣較低，到書(shū)速度較快。所以我館今年選擇了江蘇省新華書(shū)店、北京百萬(wàn)莊圖書(shū)大廈有限公司（機(jī)械工業(yè)出版社投資成立）、江西省弘苑文化傳播有限公司（地方民營(yíng)企業(yè)）為中標(biāo)書(shū)商。在中標(biāo)金額的分配上，既要考慮中標(biāo)的排名順序，合理拉開(kāi)檔次，也要根據(jù)合作過(guò)程中到書(shū)率和到書(shū)速度的情況，適時(shí)做出調(diào)整。尤其是對(duì)于規(guī)模較小、未曾合作過(guò)的中標(biāo)書(shū)商，應(yīng)分配較小的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

第六，選擇合適的招標(biāo)公司。在選擇招標(biāo)公司的時(shí)候，可以參照別的高校圖書(shū)館的選擇，盡量選擇甲級(jí)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，尤其是那些外省進(jìn)駐政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以優(yōu)先考慮。在招標(biāo)的過(guò)程中相對(duì)公平、公正，有利于圖書(shū)館選擇最佳的圖書(shū)供應(yīng)商。

第七，完善監(jiān)督機(jī)制，把到書(shū)速度和到書(shū)率作為下一年評(píng)標(biāo)的依據(jù)。建議建立長(zhǎng)期的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于上一年到書(shū)率和到書(shū)速度沒(méi)有達(dá)到合同要求的圖書(shū)供應(yīng)商在當(dāng)年圖書(shū)招標(biāo)中不予考慮，讓到書(shū)率和到書(shū)速度是否達(dá)到圖書(shū)館的要求擁有一票否決權(quán)。

第八，收取適當(dāng)?shù)穆募s保證金，以保證合同的順利實(shí)施。確定了中標(biāo)書(shū)商以后就要簽訂圖書(shū)采購(gòu)合同，建議在簽訂合同時(shí)向中標(biāo)單位收取履約保證金，履約保證金的金額可以根據(jù)當(dāng)年的圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的總額來(lái)收取。例如，學(xué)校圖書(shū)館一般是按照年度圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的10%向中標(biāo)書(shū)商收取履約保證金，今年學(xué)校圖書(shū)館向3家中標(biāo)書(shū)商每家收取10萬(wàn)元履約保證金并規(guī)定在中標(biāo)書(shū)商完成其合同義務(wù)后的30天內(nèi)無(wú)息將履約保證金退還給中標(biāo)單位。

四、結(jié)語(yǔ)

在《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》的指導(dǎo)下，實(shí)行圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)，是高校圖書(shū)館圖書(shū)采訪工作的必然趨勢(shì)。明確圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)實(shí)際操作過(guò)程中所產(chǎn)生的問(wèn)題，對(duì)于優(yōu)化高校圖書(shū)采訪制度、有效地正確實(shí)行圖書(shū)招標(biāo)控制具有重要意義。只有在工作實(shí)踐中不斷探索與總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能使圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)工作更好地為高校圖書(shū)館的館藏建設(shè)服務(wù)。

[1]鄧堯偉.高校圖書(shū)館圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)的弊端及規(guī)避措施[J].高校圖書(shū)館工作,2008(1).

[2]胡越慧.高校圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)工作研究[J].情報(bào)探索,2010(1).

[3]吳高,韋楠華.我國(guó)高校圖書(shū)招標(biāo)采購(gòu)模式的缺陷和對(duì)策分析[J].圖書(shū)館學(xué)研究,2006(8).

[4]張關(guān)萍.北京大學(xué)圖書(shū)館圖書(shū)招標(biāo)工作的過(guò)程及特點(diǎn)[J].大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào),2008(1).

G253.1

A

1673-1999（2011）02-0160-02

丁邦友(1982-),男,南昌工程學(xué)院（江西南昌330099）圖書(shū)館助理館員。

2010-11-08