數字檔案館與電子政務共存研究

周 慶

數字檔案館與電子政務共存研究

周 慶

數字檔案館在電子政務環境下應運而生，使得電子政務與數字檔案館的共存成為必然，優化二者共存，實現雙方的互惠，是當前必須重視的問題。指出在電子政務與數字檔案館的建設上應二者統一，二者兼顧，互為支撐，互為補充。只有這樣，才能處理好電子政務與數字檔案館共存關系，才有助于電子政務與數字檔案館建設目標的實現。

數字檔案館；電子政務；共存；數字檔案館建設

一、數字檔案館在電子政務環境下應運而生

電子政務是運用現代信息與通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的、符合國際水準的管理和服務。電子政務的內容十分廣泛，可簡單地概括為兩方面：政府部門內部利用先進的網絡技術實現辦公自動化、管理信息化、決策科學化；政府部門與用戶（企業和公眾）利用網絡信息平臺充分進行信息共享與服務、加強群眾監督、提高辦事效率及促進政務公開等。

檔案局（館）是各級黨委、政府的直屬機構，履行檔案事業行政管理和保管利用兩種職能。檔案部門作為政務中不可缺少的組成機構，在電子政務環境下，面臨著管理體制、管理方法、管理技術、管理理念的全面挑戰。

如何實施和發揮檔案部門在電子政務中的職能和作用，是政府和檔案部門共同需要解決的現實問題。數字檔案館在這一形勢下應運而生，它是一個通過計算機互聯網絡有序處理和繼承管理在結構各異的多種信息平臺上產生的多種文件、檔案及其他信息，確保這些數字信息資源的真實性、完整性的持久有效性，并實現上述信息資源跨庫共享的超大規模、分布式和可擴展的數字信息系統，是傳統檔案館的新形式。數字檔案館作為數字政府的重要組成部分，在網絡政府中承擔著管理、整合以電子文件、電子檔案為核心的信息資源規劃和開發重要政務資源，積極推進公共服務，實現資源共享的神圣使命。

二、數字檔案館與電子政務如何共存

數字檔案館在電子政務的環境下應運而生，由此產生了數字檔案館和電子政務的共存局面，如何優化二者的共存，實現互惠是雙方都無法回避的問題。

（一）政府應該做出的努力

1.政府應該意識到數字檔案館的重要性

（1）電子文件的管理亟需數字檔案館。在電子政務環境下，電子文件大量產生。作為機構活動的重要工具和憑證記錄，電子文件是龐大的信息資源庫中唯一一類具有憑證性、唯一性、可靠性和權威性的資源，是機構的核心信息資源，是機構可持續發展的信息支持和信息保障，也是國家信息資源的重要組成部分。

然而，不少國家由于在電子政務中忽視電子文件的管理，已經造成了無法彌補的惡果，如美國由于未能針對電子文件的技術特征和管理難點指定有效的管理措施，未能明確并旅行機構管理電子文件的職責，導致聯邦機構自行銷毀了許多電子文件，損害了公民利用政府信息的權利；德國無法讀取的電子文件觸目驚心，以致丟失了大量的珍貴歷史信息。在我國，由于許多電子文件“有人辦，沒人管”，在完成了運轉程序之后便處于失控狀態，也造成了電子文件的丟失、損毀，我國的一些學者對電子政務中的電子文件的管理不善深為擔憂，如果這種情況得不到改善，“二十一世紀的記憶黑洞”的憂慮將成為現實。

因此，電子文件的管理在電子政務中占有不可忽視的重要地位，管理中必須實現對電子文件的綜合的、系統的、動態的管理和提供利用，這就需要一個專門的部門。檔案部門作為保存具有永久或長期保存價值的文件的專業部門已由來已久，檔案部門負責政務信息整合、配送、政府部門形成的電子文件最后都交有檔案部門保管，是目前世界各國通用的做法。數字檔案館是我國檔案館在電子政務環境下的新形式，可以實現對電子政務中產生的電子文件有效地不定期收集、存儲和提供利用，是電子政務中必不可少的電子文件管理者。

（2）數字檔案館中的檔案信息資源是電子政務不可缺少的信息資源。電子政務的首要和核心任務是信息資源的開發利用，能否完成這個任務是電子政務能否取得實效的關鍵，如果失去豐厚、堅實的信息資源基礎，電子政務就會成為無源之水、無本之木。

檔案資源是過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存和使用價值的檔案的總和。它涉及到社會各個領域與層面，是人類自身認識和改造客觀世界經驗和智慧的總結，因其蘊藏著極大的價值，能夠在不同的時間與空間范圍內發揮作用，從而成為國家信息資源體系的一個重要組成部分。

數字檔案館中的檔案資源不僅包括了傳統政府部門在政務活動中形成的各種歷史記錄和文件信息，還包括了電子政務環境下產生的各種電子化、數字化政務信息，是電子政務建設中不可缺少的信息資源。

數字檔案館中的檔案信息資源對電子政務的作用主要體現在兩個方面：

一方面，數字檔案館中的檔案信息資源有助于政府的科學決策。管理決策的基石是由西蒙提出的“有限理性”學說，而信息的不完備是人們進行理性判斷和決策的直接原因之一。數字檔案館擁有種類齊全、內容豐富的檔案信息資源，借助網絡技術可實現方便快捷的利用，因此，可以及時地把適當的檔案信息提供給政府的決策者，使決策者擁有更多更權威的信息，從而有助于改善決策者的有限理性，避免靠經驗決策和決策信息不完備導致的盲目決策現象。從而提高了政府決策的科學性和合理性。

另一方面，數字檔案館中的檔案信息資源有助于推進管制政府向服務型政府的轉變。電子政務不僅是政府事務或政府內部的電子化，更重要的是借助信息技術、通信技術，實現政府可公開信息資源共享和動態更新，使得公眾可以通過不同的渠道獲取政府的信息與服務。檔案作為社會的重要信息資源，其蘊涵的歷史資料，相關政策、法規的信息，是公民在物質生活精神生活中比不可少的信息資源。電子政務要推進政府向服務型政府邁進，就不能忽視向社會公眾提供檔案信息。數字檔案館中的豐富的檔案信息資源正好可以滿足公眾的檔案信息需求，推進電子政務。

2.政府注重對數字檔案館的建設

（1）政策方面。為了電子政務下的數字檔案館的建設順利開展，我國政府應盡快出臺相關政策，以增強社會檔案意識，尤其是對電子文件的重視，對數字檔案館的建設提供相關優惠政策，促進數字檔案館的建設與工作的開展，促進公眾對檔案的利用，從而促進數字檔案館的價值的充分發揮。

（2）經濟方面。資金的匱乏是當前數字檔案館建設的制約因素之一，這就需要政府部門的支持。只有有了充足的資金，數字檔案館在建設中才能在新技術開發方面與利用方面、日常管理與維護方面、檔案資源的開發與利用發面發揮自己的作用。因此，政府在電子政務建設中要注重對數字檔案館的資金支持。

（3）法律方面。隨著電子時代的到來，管理檔案事業的核心法律《檔案法》已無法滿足電子時代的需要。對于電子文件的大量流失，政府應從法律方面加強對這方面的控制。在增強社會電子文件的意識的同時，用相關法律制約人們的行為，以保證保障電子文件的妥善進館和有效利用，保證我國的檔案信息資源財富的有效保存。對于數字檔案館的安全方面的法律更是不容疏忽。此外，為了使數字檔案館更好地為民服務，對于檔案利用方面的法律也應完善，諸如對電子文件開放方面的規定。

（二）檔案部門應該作出的努力

1.貫徹服務理念。相較于傳統的政府辦公，電子政務的一個明顯的進步之處就在于服務的優化，即更迅速、更全面、更理想的服務，數字檔案館作為電子政務建設在檔案領域的反映，應與電子政務保持一致，堅固地樹立服務理念。具體來說，需要數字檔案館的理論研究人員、數字檔案館的設計人員、數字檔案館的管理人員的共同努力。

（1）數字檔案館的理論研究人員在對研究數字檔案館中要樹立服務理念。理論是實踐的指導，對數字檔案館建設的探尋需要強大的理論支持，數字檔案館的理論研究人員要明確數字檔案館的社會服務功能，在理論研究中注重將服務理念融會于理論中，這對于與數字檔案館的建設與相關人員的服務意識的提高有事半功倍的效果。

（2）數字檔案館的設計人員在數字檔案館的設計中應樹立服務理念。要實現數字檔案館真正地以電子政務和用戶為中心，在設計階段就要注重貫徹服務理念。設計人員在設計之前應開展廣泛而深刻的社會調查，了解政府和社會公眾對檔案信息的需求類型，了解他們理想中的數字檔案館應提供的服務，了解傳統檔案館中的檔案的利用情況。在設計中，注重優化服務，注重與電子政務系統的溝通與交流，同時借鑒國內外的先進技術。在保障服務電子政務和公民的同時，保證數字檔案館中的檔案資源的安全，以服務于歷史。

（3）數字檔案館檔案信息的管理人員。檔案信息資源是數字檔案館對外服務的關鍵，數字檔案館的信息管理人員在工作中，應注意豐富和優化數字檔案館的館藏，加強對館藏資源的開發，以多種形式向政府和公眾提供利用；密切關注電子政務，及時接收和整理電子政務中產生的電子文件，對于新出臺的現行文件要及時提供利用。

2.加強對數字檔案館的建設。隨著電子政務的開展，政府在決策中對于檔案信息資源的需求不容怠慢；信息時代，公眾的信息意識也越來越強，檔案信息不僅影響著公民的物質生活，也影響著公民的精神生活，公民對檔案的信息需求也不容怠慢；加之大量電子文件的產生，有效的保管電子文件不僅是數字檔案館的重要責任，更是歷史賦予的重要使命。因此，檔案部門必須加速對數字檔案館的建設。

檔案部門在數字檔案館的建設中，要注重與政府的交流與合作，對于建設中需要政府部門解決的問題要及時向政府有關部門反映，對于電子政務與數字檔案館共同需要解決的問題則實現二者的共同研究。此外，檔案行政部門在數字檔案館的規劃設計中，一定要注意從全局出發，避免資源浪費與重建，其中尤其要集中力量解決影響數字檔案館建設的諸如電子文件原始性保障等核心技術以及電子文件身份合法化等法律法規問題的攻關，為數字檔案館建設掃清障礙，確保數字檔案館建設任務早日實現。

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G271

A

1673-1999（2011）12-0154-03

周慶（1972-），男，重慶人，重慶理工大學（重慶400054）校辦檔案科館員。

2011-05-12