高校建設工程檔案存在的質量問題與對策

錢愛華

（安慶師范學院，安徽 安慶 246011）

高校建設工程檔案存在的質量問題與對策

錢愛華

（安慶師范學院，安徽 安慶 246011）

建設工程檔是整個工程建設的濃縮，是“工程記憶”的完整和系統性的見證，真實地反映了工程施工進展實況及工程質量，是工程質量監控工程質量問責、懲治工程建設中腐敗行為及日后維修、擴建等的原始憑證。就目前保存的工程檔案而言，確未能按照國家建設工程檔案管行業標準執行，使致工程形成的文件材料不規范、竣工圖編制不準確等現象直接影響了工程檔案的質量。解決上述存在的問題，提高工程檔案質量必須要依法治檔，規范管理，依靠科學技術。

高等院校；工程檔案；質量問題；管理對策

伴隨著高等教育大眾化到來的高等學校辦學規模的擴張，高校的基礎建設規模空前，校校有新區，處處興土木。或許是這種躍進式的建設而無暇顧及，或許是壓根兒就沒有這種意識——工程檔案的同步建設，以致于一些建設工程檔案多是工程建設文件材料的殘存或后來 “再造”的流水薄部，工程檔案的價值大大縮水。建設工程檔案是工程建設全程的真實載錄，具有綜合性、系統性和規范性，包括工程準備階段、監理,施工,竣工圖和竣工驗收文件材料。它是日后擴建、維修、工程質量確認等唯一的權威的憑證依據，而在實際施工中它則更像“影子”一樣，時刻提醒著施工者繃緊工程質量這根弦。所以，工程檔案的質量它在一定程度上反映了建設工程的質量，因為近幾年發生在高校的“樓歪歪”、“樓冒頂”等業已作出了沉重的證明。因此，我們一定要掙脫傳統社會農民建房的“無賴”，務必高度重視工程檔案質量建設，尤其是領導干部。建設高質量的工程檔案是現代工程建設的基本組成部分，更是現代化建設的根本要求。

1 工程檔案質量的現狀分析

1.1 檔案意識薄弱、缺乏規范化管理

由于對檔案價值及功能知之甚少，工程建設過程中，無論是城建單位還是參建單位，在一定程度上都有檔案意識淡薄的表現：一是建設單位沒有按照國務院第279號令《建設工程質量管理條例》（以下簡稱為《條例》）的具體要求，與施工單位簽訂工程檔案建設合同；即便簽訂了合同，但在合同的內容上對竣工檔案整編的責任與要求也不具體，不甚明確。二是一些單位領導為了工程盡快開工上馬，搶抓進度，快出成效，簡化程序，而對工程檔案建設重視和要求的不夠，甚至不作要求。意識上輕視必然導致建設與管理的不規范。表現之一是參建單位借重“質量”輕視“檔案”。在工程建設中，很少有工程檔案建設與實體工程建設同步，多采用“秋后收租”的工作方式來應付工程竣工驗收。表現之二是監理人員的監督缺位。一些監理人員敷衍塞責,僅僅把自己看作是工地的“工頭”，對工程檔案建設的督促檢查審核則嚴重失責。甚至幫助參建設單位事后“制造”檔案。表現之三是缺乏檔案專職人員管理。目前絕大多數施工單位的施工文件、圖紙都由施工專業技術人員代管，而他們大多沒有檔案整理歸檔專業訓練的經歷，所以，他們手中大量的文件材料、圖紙猶豫垃圾一般堆在一起，處于“休眠”狀態。而且，由于工期長——高校新校區建設短則幾年長則達十年之久，在這期間管理及施工技術人員變動不居，文件圖紙也跟著頻繁調動，結果造成了人動材料流、“自帶族”與“棄檔族”現象的發生，嚴重地影響了檔案資料的完整性與降低檔案質量。

1.2 工程文件材料不歸范

工程檔案是工程建設完整的系統性的“工程記憶”，所以按照國際有關工程建設規定，建設工程檔案文件的制作，是建設單位與參建施工單位責無旁貸的責任。由于高校工程項目建設相對集中，多家承建單位同期魚貫入駐校園，——良莠不齊的這些公司在建設工程檔案的形成與管理上有著諸如下的隨意，文字材料大部分是復印件，失去了檔案原始的真實性；施工記錄少數有簽字蓋章，尤其是隱蔽工程地基與基槽、探位置圖等驗收記錄或表述不清或漏記嚴重。此外，原始驗收簽證材料中，建筑物竣工測量示意圖粗線描述、功能性試驗記錄不全、標高調試記錄等與實際施工情況不相符等現象也比較嚴重。這些都損害了建設工程檔案的質量。

1.3 竣工圖編制不精確

竣工圖是施工及今后維修等工作的依據，是工程建設基本的核心的檔案。竣工原始檔案存在著以下質量問題：分部工程中程度不同地存在著代用圖，不符合竣工圖以及分部工程組卷的要求；有些竣工檔案材料七拼八湊，圖紙大小規格、色彩不統一，材料順序排列混亂，更為嚴重的是竣工圖的標杠改動、標識內容的模糊，或只有原則的標準規定，少有針對性的細則；竣工圖上加蓋編制單位竣工圖章十分隨意，多使竣工圖章覆蓋圖紙內容而難以確認，直接影響了竣工圖的原始性、準確性、權威性。

2 工程檔案質量的對策

2.1 強化宣傳，提高全員檔案意識

工程檔案的管理是一項服務當代、惠及子孫后代的重要事業，一定的程度上它是高校發展的歷史見證，所以，作為高校領導及檔案行政管理工作者，要切實抓好工程檔案的宣傳工作，應利用校園網絡、校刊、校報等媒體，對工程建設的法律法規進行宣傳，通過宣傳，使廣大公眾了解工程檔案建設管理方面的知識以及重要性，從而提高全員檔案意識。同時檔案專業管理人員要編制工程建設檔案法律法規等相關知識手冊，并發放給工程建設工作者，組織督促他們認真學習，使他們掌握這方面的專業知識、行業標準與要求，內化自己的權利、責任與義務，自覺地履行行業職責，認真做好日常竣工文件資料歸檔，積極配合專業檔案人員做好工程檔案的移交與驗收工作。

2.2 抓好檔案業務指導，促進文件規范管理

在開展工程檔案業務指導工作時，關鍵抓好三點；一是在工程前期準備階段，抓好制定工程文件資料形成、歸檔標準，應該按照《條例》、《工程建設國家標準管理辦法》（以下簡稱為《國標》）等國家有關法律規定與標準，結合工程實際擬定《建設工程文件的制作標準與檔案管理的歸檔范圍及保管期限》，并及時印發給施工各單位。它是指導施工企業按照設計、施工規范進行施工管理的檔案文件，也是施工建設合法性的保證，且是工程項目經濟結算的重要憑證。二是實行同步跟蹤，抓好現場業務指導工作。逐件審核工程中形成的文件圖紙，對不符合竣工驗收標準規定的及時地提出整改意見，補缺補差，尤其是文件的制作、竣工圖的標識、標高、隱蔽工程的記錄要與施工實際絕對一致；在工程檔案組卷時，對竣工文件卷內排列要講究科學、規范整理，使工程技術人員嚴格按照合同技術管理操作，自覺地履行合同中的職責，使建設工程檔案的完整率、準確率、歸檔率達到國家規定標準，使工程檔案作為工程建設的一個重要技術成果，成為工程整體順利驗收的組成部分。三是進一步完善工程質量文件體系。在組織實施文件內容方面，做好工程質量監控軟件建設，利用“ISO9002全面質量體系和系統工程原理規范竣工文件編制質量，吸收質量標準認證規范化、標準化、程序化原理，進一步理順竣工文件編制和管理體系”。 其關鍵是對文件實施進行監督，針對可能影響工程項目的專業技術管理方式等各種因素，要從策劃、招標、設計、竣工、監理等各個環節建立文件質量保證體系；以文件標準體系為依據，對文件收集整理歸檔全過程進行嚴格控制，使項目檔案質量達到科學性、準確性、真實性，確保工程項目檔案質量。

2.3 應用現代新技術編制竣工圖

迄今為此，絕大部分施工單位還是采用手工編制竣工圖，或是半自動化操作，速度慢、工期長，以致施工過程中的修改圖很難做到百分之百的保持原始性，影響了竣工圖的質量保證。隨著科學技術的發展，及計算機技術、通信技術和數據庫技術的廣泛應用，給繪制竣工圖提供了極大便利。我們可以利用計算機網絡建立信息平臺，按圖紙格式轉換到網絡上建庫，對編制竣工圖的人員和施工技術人員進行任務分解和安排，在網絡環境下進行圖紙繪制與應用。只要協調分塊分割管理體系，規范他們之間資源整合共建，就可以實現資源共建共享的宗旨。但是，竣工圖繪制采用計算機應用技術是一項復雜的工程，技術含量高，加之眾多人參與操作，難免出現與原始圖紙不相符。因此，在竣工結束時可“采用CAD新型技術制作，在原設計圖基礎上，把所有變更的內容100%進行矢量化修改到位”，再經專業技術人員和檔案管理部門審核，認定準確無誤，再印二份紙圖表與電子檔案一同交給承建單位和檔案管理部門歸檔，這樣可以徹底消除施工單位少、漏交竣工圖、圖面不清、修改不到位等狀況，保證竣工圖的原始性。同時還能大大提高竣工圖紙的檔案質量。

2.4 建立、健全建設工程檔案質量的保證措施

2.4.1 依法治檔，明確責任

工程檔案管理要依據國家《檔案法》和國家建設部建辦[2001]10號文件精神，依法治檔，對工程建設檔案實行合同制管理，簽訂工程檔案責任書，使合同契約成為建設、參建等單位的紐帶和橋梁，使合同契約成為建設單位與參建單位行為的規范。凡在學校規劃區內進行新建、擴建、改建的各類建設工程，在辦理《建設工程規劃許可證》之前，建設單位須同工程建設檔案管理機構簽訂《工程檔案報送責任書》，否則，有關部門就不能給予辦理《建設工程規劃許可證》和《實施許可證》。對承包工程項目的行為，在簽訂設計、施工、監理等項目合同時，須依據《條例》中的第十六條，將檔案管理作為建設工程竣工驗收的條件之一，明確地把檔案管理納入合同管理之中，明確規定雙方在檔案管理方面的責任和義務、以及違約的處罰等。這樣，工程建設過程中的一切行為都圍繞著合同進行，無論是建設單位還是參建單位都必然自覺地注重竣工圖紙、文件材料的日常管理與收集，從而有效地保證工程建設質量與工程檔案質量的一致。保證的工程建設檔案合同制管理的實施則必須明確責任制，即實行定崗、定員、定責、分片包干等責任制。在竣工驗收之前，施工單位技術人員組織竣工文件資料內部自查后須向監理部門報送預驗申請單；監理部門組織驗收時，若發現問題應及時提出整改，若預驗收合格后應通知建設單位及建設單位檔案行政管理部門共同審核驗收，達到了國家規定的工程竣工檔案驗收標準與要求，方可報送城建檔案館，再次審核與驗收；再審合格后，各方才能會簽竣工檔案驗收單，發放工程檔案驗收合格證。需要說明是，只有完成上述手續后，建設單位才能給付參建、監理等單位相應的部分工程款。

2.4.2 建立檔案移交歸檔責任追究制度

基上所述，為了確保工程檔案的質量，必須要建立檔案移交歸檔責任追究制度。因此，在工程驗收時要嚴把質量關，按照國家《建設項目工程檔案驗收辦法》的要求，檔案人員要認真核查工程竣工文件材料是否符合竣工交付的條件，發現問題要及時責成整改，對那些工程資料不規范、不符合交付條件的建設單位，責令他們限期改正，否則不予驗收。經城建檔案部門驗收不合格的工程，建設行政主管部門不得發給驗收合格證書；對未能在限期內整改的，檔案管理部門可實行文件檔案質量一票否決制，不予辦理工程竣工結算。總之，關鍵是堅持依法治檔，建設單位要嚴格按照國務院 《條例》第十七條規定：“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設工程檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設工程檔案”。對沒有按上述規定做好建設項目文件資料歸檔的，按《條例》第五十九條規定：“建設工程竣工驗收后，建設單位未向行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案的，責令改正，處一萬元以上十萬元以下的罰款”。英國君主立憲政體的理論奠基人霍布斯在《利維坦》中寫道：“不帶劍的契約不過是一紙空文，它毫無力量去保障一個人的安全。”因此，愿“樓歪歪”事件發生之后，我們的工程建設主管部門能為檔案管理契約真的配上一柄利劍，以此維護和捍衛高校應得的權益，這也是工程檔案質量優化的要求。

2.4.3 配備高素質檔案管理專職人員

國家建設部對工程檔案的管理高度重視，從資金的投入到人員的配備都作了明確的規定，《條例》規定，每項建設工程都必須配備高素質的檔案管理人員，并要求簽訂《建設工程檔案責任書》，對未達標的單位不予發放工程檔案許可證和施工許可證，建設工程檔案不合格的，不予辦理工程驗收備案、審批手續。因為建設工程檔案人員肩負著建設工程文件材料的收集整理歸檔移交、指導施工與監理等部門文件材料的日常歸檔、及配合相關工程管理部門做好工程竣工驗收工作的責任，在一定程度上，他們素質的高低將直接關系到工程建設質量的高低。

因此，工程檔案管理人員必須是復合型人才。從工程檔案的形成看，從工程規劃、設計、圖紙繪制到具體施工，不僅要求融會貫通多個學科，而且每個環節都必須由專業技術人員操作。所以對工程建設檔案管理人員來說，不僅要讀懂竣工圖紙，而且還要讀懂混凝土試塊抗壓強度試驗報告、基礎和主體結構強度參數等，即工程檔案人員必須具備一定的工程學科的專業背景：檔案管理同樣是專業性、技術性很強的工作，檔案管理人員必須達到本行業的專業要求。因此，工程檔案管理人員必須是融工程建設專業知識與技術和檔案管理專業知識與技術于一體的復合型人才。所以，各單位高層管理者要以人為本，重視檔案人員隊伍建設，由一批有專業知識、懂技術、業務精并持有資質證的高素質人才來勝任檔案管理工作。

[1]李春宜.關于設計單位編制竣工圖問題研究[J].中國檔案，2001，（1）.

[2]王淑珍.我國城市建設檔案工作的回顧與展望[J].檔案學通訊，1996，（4）.

責任編輯：陳 侃

G271

：A

：1672－2868（2011）02－0158－04

2010-12-28

錢愛華（1954-），女，安徽樅陽人。安慶師范學院綜合檔案室主任、副研究館員，兼任安徽省高校檔案學會常務理事，研究方向：高校檔案管理。