淺談新形勢下人事檔案管理對策

魯席臨

（武漢市三醫院，湖北 武漢 430074）

淺談新形勢下人事檔案管理對策

魯席臨

（武漢市三醫院，湖北 武漢 430074）

隨著人事制度改革的不斷深化，如何加強人事檔案工作，如何使人事檔案更加規范，更好地提供利用，文章就人事檔案中存在的問題提出了相應的對策。

人事檔案；問題；對策

人事檔案是組織、人事等有關部門，按照黨和國家的干部政策、在培養、選拔和任用干部、職工等工作中形成的，記載個人經歷、德才表現和工作實績等內容，以個人為單位進行整理后保存起來的以備查考的文字材料。

隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨著許多新情況、新問題，如何發揮新形勢下人事檔案的作用，如何加強和規范人事檔案工作，應從以下幾個方面著手：

（一）人事檔案目前的現狀

1.收集難

（1）個人檔案意識淡薄，隨著個人工作時間的不斷增加，個人資料也隨著慢慢地多了起來，有些單位和個人缺乏檔案材料歸檔意識，填寫檔案材料極不規范，需要填寫的個人表格也只是為了應付而隨便寫寫，圓珠筆、鉛筆等三筆書寫現象屢見不鮮。

（2）單位對個人材料重視不夠，需要個人書寫的材料不主動、不及時收集，上級不催，部門不動，個人不寫，這種現象普遍存在。

（3）有些單位和個人在利用完檔案材料時，未及時歸還人事部門，即使歸還了人事部門，人事部門也由于一時工作忙或其它原因，隨便放于柜中或盒中，等到上級部門要檢查時，才突擊放入個人資料袋中，以致檔案資料排列無序，混亂、破損、卷角、折皺等現象時有發生，疏之，以上情況對個人資料的完整性、有序性、查找便利性帶來很大困難。

2.鑒定難

隨著社會的發展，追求知識、渴望知識、獲得知識的途徑越來越多，這樣多專業、多學歷現象也大有人在，而學歷證明在干部任免、職稱評定、工資異動等方面也起著越來越重要的作用，因此，人事檔案中的出生年月、參加工作時間、文化程度及學歷記載前后不一，不尊重事實的情況屢有發生，甚至有些人員為了晉升職稱、干部任免等問題而想辦法篡改原始資料，這些都要引起人事部門負責人的警惕與重視。

3.技術弱

（1）人事檔案管理人員兼職多、素質參差不齊，大多是把即將離退休或身兼數職的人員作為人事檔案的管理人員，他們往往缺乏檔案管理的專業知識和掌握現代化管理的技能，也很難有更多的精力和時間全身心地投入到檔案管理中。在檔案的鑒定中，不能去粗存精，將不屬于歸檔內容或沒有保存價值的材料全部歸于檔案中，以至于重復、混淆、材料不真實等等現象時有發生，這樣，也就很難適應新形勢下檔案事業的發展。

（2）在管理手段上也較陳舊，調閱檔案時都采用原始手工操作方式，由于反復調用原件，原件撕毀的現象屢有發生，檔案的完整性大大折扣。

4.設施差

人事檔案基礎設施簡陋，長期以來，某些單位對人事檔案管理工作認識都存在著一定的誤區，認為人事檔案只要不丟失、不泄密、能應付外調、查檢就行，于是對人事檔案硬件設施不投入，大多采取集辦公、閱檔、庫房為一體，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在一般水平上，檔案資料也只是放在一般的檔案袋中用老式檔案卷皮進行簡單裝訂，隨著個人資料越來越多，一般檔案袋已無法裝入過多的資料。這樣檔案資料的丟失現象就難免會發生。

（二）人事檔案管理對策

1.領導重視與目標管理相結合

領導重視是做好人事檔案工作的重要保證，單位領導應高度重視人事檔案管理工作，應將人事檔案納入目標管理范圍，明確本年度干部檔案工作任務、目標、措施以及需要解決的問題。要建立以分管領導為主要負責人，以人事部門負責人為目標責任人，以責任心強、素質高的工作人員來負責人事檔案信息的收集、整理、裝訂工作的三級“網絡”制。分管領導要每年不定期地實地查看檔案管理情況，提出具體的工作建議，要加大人力、物力、財力的投入，來確保新形勢下人事檔案工作的順利展開。

2.要加強整理與鑒定相結合

（1）人事檔案作為人事工作的一個分支它需要專門的技術人員來經常地、不定期地指導和檢查工作。應加強人事檔案的整理工作，人事檔案具有內容多，使用和借閱頻繁等特點（如工資異動、職稱評定、干部任免、聘干等等），這就要求我們人事部門每年應集中人力定期對人事檔案進行整理和核對，在整理過程中，要嚴把鑒定關、分類關，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》進行分類、排列和整理，使檔案號與檔案名冊編號一致。

（2）對人事檔案中容易出現的“工齡、年齡、學歷”等基本信息，歸檔前應根據已有的檔案內容進行前后比對，并按照有關政策規定提出認定意見，待本人簽字認可后方歸入檔案。

（3）在接收新學歷、學位材料時應堅持先驗證學歷、學位證書，再進檔，防止假文憑、假學歷材料混入干部人事檔案中，使檔案資料更真實、更準確、更具有權威性。

（4）要有效地制定各項規章制度制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。在發現有同名同姓時,要仔細辨別，根據已有信息進行歸類。

（5）人事檔案材料必須是處理完畢才能歸檔,在整理歸檔時要認真檢查每一份文件材料是否完整、有無空白項、單位蓋章等事項，發現未處理完畢時應退還原部門審查處理后方可歸檔。

3.要加強制度建設與管理相結合

（1）各單位應根據《干部檔案管理辦法》結合本單位工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、保密、借閱等制度，使每一環節相互聯系、相互制約，有效地杜絕檔案泄密、涂改等現象的發生。

（2）在借閱、借出檔案資料時要經部門負責人簽字方可借出并明確歸還時間，做到轉入、轉出、查閱、借閱、接收材料有登記、有記錄，歸還時檔案人員還應對借出的檔案資料進行審核，對在使用中出現的問題實行責任追究，來確保檔案資料的真實、可靠、完整。

（3）對那些不規則、被損、卷角、折皺的材料要進行技術加工，如折疊、剪裁及裱糊等等，實行統一規格、統一目錄、統一卷皮“三統一”來確保檔案資料更加規范、美觀。

4.要加強庫房管理與基礎設施相結合

庫房作為保管人事檔案的首要和必備基本條件，必須符合防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲、防鼠、防震、防污染等技術要求，要實行辦公室、閱覽室、庫房三分開原則，為檔案的保管和利用提供保障，隨著信息技術和現代化檔案工作的發展，各單位應加強計算機網絡建設，應配備計算機、掃描儀、打印機等人事檔案基本硬件設施以及人事檔案軟件系統，完善人事檔案的信息存儲和檢索，將整理好的檔案材料經過掃描、復制等手段全部輸入計算機系統，建立人事檔案目錄庫，實現人事檔案管理紙質化和數字化相并存，為人事檔案的利用創造條件。

5.重視人才與提高素質相結合

檔案人員作為人事檔案資料的第一保護者，應本著對歷史負責的態度，要有樂于奉獻的精神，要認真鉆研業務，并深入開展多層次的研究工作，將自己工作中的經驗和教訓用文字表達出來以便同仁們共同學習和借鑒，分管領導也要支持人事檔案工作人員的繼續教育工作，給他們提供必要的學習時間和經費，使他們通過學習盡快掌握和更新檔案知識和技能，使他們的鑒別能力、業務能力和掌握新技術的能力得到提高。

人事檔案工作是人才信息的重要載體，人事檔案管理能歷史地、全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息，加強人事檔案工作是發揮每個人的工作積極性、主動性和創造性的重要依據。

[1]黃忠麟.機關檔案管理學[M].北京:人民交通出版社.

[2]武漢市檔案局.檔案工作文件選編[M].

[3]蔣友才.基層醫院檔案管理存在的問題及對策[J].

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1008-1151(2011)04-0172-02

2011-01-26

魯席臨（1969－），女，武漢市三醫院光谷關山院區檔案室館員，從事檔案管理。