高校檔案信息化建設探微

王慧樂

（周口師范學院，河南 周口 466001）

高校檔案信息化建設探微

王慧樂

（周口師范學院，河南 周口 466001）

檔案管理是高校教育管理的重要組成部分，檔案信息化建設已成為高校檔案工作的當務之急。檔案信息化建設是一項系統工程，本文分析了高校檔案管理信息化實施所面臨問題，并根據高校檔案管理信息化的實際意義及所面臨的必然趨勢，對高校檔案管理信息化進程提出了對策建議，以幫助廣大高校檔案管理者提高檔案管理信息化建設水平。

高校；檔案；信息化建設

學校檔案是學校教育、教學、管理等活動的真實記錄，既是以往工作成果的歷史積累，也是今后學校發展的基礎，對學校各項工作起著不可替代的借鑒、依據、憑證作用。檔案管理是高校建設和發展中一項不可或缺的具有長期性、基礎性的工作，是高校教育管理的重要組成部分。新技術應用與檔案現代化管理信息技術的發展推動了檔案信息化建設，高校檔案信息化建設也是信息化發展的必然結果。校園信息化建設產生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問題不僅為檔案工作帶來了新的挑戰，也為檔案管理帶來了許多新的特點和課題，檔案工作面臨著前所未有的變革。在新形勢下，如何有效地管理與利用電子文檔，以數字化形式存儲與利用，實現教育資源共享，為高校教育事業服務，已成為高校檔案工作的當務之急。

一、高校檔案信息化建設的重要性

所謂檔案信息化建設就是應用現代化科學技術手段和管理軟件對檔案信息資源進行整理、保存，并提供現代化、網絡化服務的一種檔案管理模式。高校檔案信息化建設是高校數字化校園建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現資源共享，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的重要途徑。檔案信息化建設是優化檔案管理模式的必由之路，是社會發展的需要。隨著數字化校園的建設與實施，檔案管理軟件可以實現網上歸檔，將處理完畢的文件材料上傳到檔案管理網絡中，檔案工作人員在網絡中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統化管理，能夠從文件的產生、運轉、歸檔、利用進行全程控制，實現了檔案管理模式的優化。實現高校檔案管理信息化不但有利于檔案管理工作的升級換代，同時有助于學校管理水平的整體提升。檔案信息多元化使檔案部門由學校走向社會，由封閉走向開放，檔案信息對人們生活、學習、工作越來越重要，檔案部門必須改善管理工作，提高檔案信息化水平，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為校內外提供高效、優質的服務。通過信息化技術手段，將檔案管理從實物管理逐漸過渡至電子媒質存儲管理，則顯著增加了信息存儲量。

檔案信息化建設是實現檔案信息資源共享的根本條件。檔案信息化建設就是借助計算機技術和網絡環境實現對檔案信息資源的數字化和網絡化，達到合理配置、科學管理的目的，為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件，是高校檔案走出封閉、走向社會的有效途徑。國家已經將檔案信息化納入到國家信息化建設的總格局中，這種指導思想對高校檔案工作具有很強的指導作用。我們要深刻意識到高校檔案管理的價值、意義及作用，高校的電子文件是高校進行行政和教學科研管理、對外服務的重要資源，要讓這些重要的信息資源得到很好的開發利用，就必須將檔案管理信息化納入對學校管理水平的考核范圍，并在此基礎上為檔案管理電子化工作提供必要的資源支持。通過開展定期的動員及培訓活動來提高全員尤其是檔案管理部門的電子化管理意識。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

1．基礎設施配置不夠合理

高校檔案信息化基礎設施建設是高校檔案信息建設的基礎。高校檔案信息化基礎設施建設包括硬件、軟件設施兩個方面。硬件設施主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器和其他必備的組件。有了這些硬件才能夠開展檔案信息化建設。尤其是電子文件產生以后，如果高校檔案機構沒有接受和處理電子文件的工具和網絡，高校檔案的信息化建設就無從談起，所以，硬件設施是基礎。軟件方面，包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關程序和軟件等。在檔案信息化基礎設施建設方面，各高校差異較大：有的高校檔案部門軟硬件配套完整，有的卻僅僅有幾臺電腦座位擺設；有的高校檔案部門在購置軟硬件時，不管是否需要，統統購置；有的高校檔案部門軟硬件一應俱全，但就是沒有真正派上用場。

2．缺少配套的相關制度與法律法規

高校檔案信息化建設中的相關制度與法律法規不夠健全。關于電子文件的法律法規及檔案信息化標準方面，雖然有《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，但都不太全面，關于電子檔案真實性界定等法律法規仍然不盡完善、甚至沒有。這些因素將導致高校檔案信息化建設道路漫長又充滿坎坷。

3．檔案人員的綜合素質和專業技能水平不夠

現在，不少高校的檔案人員普遍年齡偏大，學歷較低，心態相對比較保守。有些人習慣于用傳統的思想和方法來進行檔案工作，還有一些人對高校檔案信息化的理解不夠準確，認為只要購置和使用了現代化的計算機設備及其他現代辦公設備，就代表實現高校檔案信息化了。面對信息化的趨勢，他們一下子很難接受。對高校檔案信息化認識還不夠全面。因為高校檔案信息化，不僅要求具備必要的現代辦公設備，更需要先進的管理理念和科學的管理方法，也要有與時俱進的時代感和不斷學習提高的綜合素質。這些方面都是高校檔案人員亟需改進和提高的地方。

數字化進程中，檔案管理者扮演著舉足輕重的角色。而部分高校檔案人員年齡較大，不熟悉計算機與通訊技術，較難快速適應數字化的趨勢。也有一些人對高校檔案數字化的理解不夠準確，認為只要把紙質文檔變成電子文檔就代表實現高校檔案數字化了。這些認識只是對高校檔案數字化認識的片面性理解。因為高校檔案數字化不僅僅是檔案存儲介質的變革，其中更需要引入先進的管理理念和科學的管理方法，需要檔案管理人員具有與時俱進的時代感和不斷學習提高的業務素質。同時，僅僅具有檔案專業知識的人才已經無法適應當前檔案工作的要求了。電子文檔的建立、管理、利用等工作都需要有管理人員具備相關的計算機知識。此外，檔案管理系統的使用維護以及檔案網站的設計，都需要有專門的計算機人才。從長遠來看，完全的“技術外化”對檔案事業本身的發展是沒有好處的。檔案數字化建設需要吸納一些其他專業的技術人才。張照余（2006）認為，檔案信息化人才從類型上可分為管理型人才、技術型人才、技能型人才和研究型人才四種。并指出，在檔案信息化建設過程中，需要這四類人才相互合作，互為基礎，共同擔當起檔案信息化建設的重任。

4．高校檔案信息資源開發和利用滯后

高校檔案是高校教學評估的基礎和重要依據，《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》明確提出：“高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作應是學校評估的重要內容之一。”高校檔案信息資源開發和利用是高校檔案信息化建設的重要內容。目前一些高校檔案部門在研究和開發檔案信息資源方面與社會對檔案資源的需求存在著不對稱的狀況。一是在日常的檔案工作中，占其業務的絕大部分的是檔案整理以及被動地提供咨詢、查詢等，而在檔案數據庫的開發，以及檔案網站建設方面做的工作較少；二是高校檔案大多數是反映各部門工作的文書檔案，學校辦學趨勢、學科特點、師資力量、管理建設、自身優勢等方面的檔案涉獵較少；三是高校合并重組后檔案不能集中統一管理，忽視了檔案的開發和利用工作，在管理過程中對流動性檔案缺乏同步、及時地歸檔。

三、高校檔案信息化建設的對策

1．高校應加大對檔案信息化建設的投入力度

領導部門的重視是高校檔案信息化建設成功開展必不可少的先決條件。只有領導重視了，檔案信息化建設才能真正開展下去。同時，相關部門還要加強對檔案信息化建設的財政支持。相關部門的財力投入，可以保證高校檔案機構能夠有效的購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設施。只有重視而沒有實際的財力援助，高校檔案信息化建設也只能是紙上談兵，不能付諸實踐。所以，相關部門應加大財力投入，開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料應采用通用格式的光盤存儲。要及時修補影響管理軟件安全的漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。 高校可以結合自己的經濟能力，從實際出發，充分利用現有設備，按照“填平補齊、適當超前、適當延伸”的原則購置適當的技術設備。 包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備等。 在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，注意避光、防塵、防變形，遠離磁場和有害氣體，確保電子檔案信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定。

2．政府相關部門要及時制定、完善相關的法律、法規

從制度層面上來說，政府制定相關的制度和法律法規也是保證高校檔案信息化建設合理合法的一個重要方面，也保障了高校檔案信息資源的安全和檔案人員的權益。 21世紀是科學技術的年代，也是法制的年代。倘若沒有法制的保障，高校檔案信息化建設必將混亂和危機重重。尤其在政務信息公開的背景下，電子文件的真實性和憑證性是電子檔案管理的一個重要方面，制定電子檔案的鑒定標準以及建立健全電子檔案管理法迫在眉睫。

3．加強組織管理，培養高素質、復合型檔案管理人才

高校檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。 電子文件歸檔，電子檔案保存及開發利用，都要靠管理人員。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業務水平、廣博的知識并掌握現代網絡技術，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案館的網絡化、自動化建設是建立在計算機科學與檔案學專業基礎之上的。 知識經濟時代，檔案館工作人員是信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產品的設計者、生產者和操作者。所以，檔案工作人員的知識結構和能力結構也要有相應的變化，他們不但是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專業人才，而且是計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息網絡、信息管理、數據庫生產和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術等方面的專業人員，還要熟練地掌握外語。 這給從事高校檔案工作的人員提出了更高的要求，要求檔案工作人員加強政治理論和檔案業務知識學習，切實提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。面對檔案信息化，高校檔案部門的領導人員首先應該積極鼓勵員工進行相關知識的學習，以適應未來信息化的需要。高校檔案管理部門可以通過聘請檔案信息化方面的專家給員工進行檔案信息化背景下的電子文件管理系統以及其他自動化辦公系統的培訓。開展業務培訓的方式有多種，如沙龍、講座、座談會、專家輔導等等，同時還要鼓勵檔案人員加強自身理論學習和業務能力訓練。在日常的檔案工作中，通過開展知識競賽，技能競賽等活動來營造良好的高校檔案文化。

4．建立檔案信息網站，加強高校檔案管理的利用

高校檔案的收集、保管，其最終目的就是為了迅速獲取信息并加以利用。檔案信息網站的建設將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用校園網建立檔案信息網站，實行信息上網發布、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務，同時開展檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定期的交互式信息咨詢，運用現代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發，提供更多可深加工的信息產品，拓展檔案信息網站的服務功能，提高檔案服務質量。在服務中求效益，做好檔案的提供利用，使檔案文件資料產生出一定的社會和經濟效益，促進高校檔案工作向有益的方向發展。高校檔案部門還可以通過互聯網、校園網和檔案館網頁等渠道，實現檔案管理自動化信息的及時更新和信息資源共享，提高信息的利用率，使校領導及院、系、處領導隨時能查閱和掌握高校工作情況，提供優質的檔案信息檢索和查詢，提高服務效率。

總之，高校檔案信息化建設是一個復雜的過程，我們不能只對高校檔案信息化建設進行簡單的詮釋，檔案部門應運用科學發展的觀念，從多方面入手促進信息化建設，我們要在實際的檔案信息化建設過程中不斷發現問題，總結經驗，解決問題。創新開展高校檔案信息化建設，把高校檔案從單一的檔案實體保管建設成一個開放的信息資源中心。

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2011-03-31