淺談電大學生檔案的管理

周 軍

（襄樊廣播電視大學，湖北 襄樊 441021）

淺談電大學生檔案的管理

周 軍

（襄樊廣播電視大學，湖北 襄樊 441021）

電大學生的檔案管理是電大學生管理的重要一環，由于電大學生的生源類型和普通院校有很大區別，他們多是在職人員或社會青年，所以對他們的檔案管理往往不夠重視、不夠規范，以致給學生管理工作造成了許多不利的影響。本文結合多年的工作實際，對如何加強電大學生的檔案管理進行了一些探索，從存在的問題入手，提出了解決問題的對策和途徑。

電大學生檔案；檔案管理；對策

廣播電視大學是一所以在職人員或社會青年為主要培養對象的現代遠程教育機構，由于參加學習的人員對學習的需求各不相同，往往給人們的印象就是為了一紙文憑，似乎學生檔案可有可無，從而在一定程度上忽略了電大學生的檔案管理工作。然而，作為檔案管理人員，我們應當清楚地認識到，電大學生的檔案管理工作是電大學生管理工作的重要組成部分，是學生學習、成績記載、操行考核、綜合評定以及學業完成等各個方面的客觀記載，是學校管理學生的重要手段，是學生所在單位選拔、使用和考核人才的重要依據，是學生就業、擇業的重要參考，也是學生人生經歷，特別是學習經歷的重要文書載體。這就決定了電大學生檔案管理工作的嚴肅性和重要性。

一、電大學生檔案管理存在的問題

1．學生檔案的收集整理缺少規范。電大學生檔案是由各個職能部門在學生學習期間逐步形成的，首先是招生部門，收集學生的原始資料，如學生的基本信息、資格審核、入學考試及成績、錄取資料（錄取名冊，錄取通知書）等；在學生的學習期間，管理員負責收集、管理學生的學習情況、操行考核以及有關學生資料的收取等；學籍部門是學生檔案的核心管理部門，負責管理學生的課程成績、實踐環節成績、畢業審核、畢業資料報批、各類資料歸檔等。由于學生檔案始于分散，管理者對檔案資料重要性認識的不足，檔案內容缺乏統一規范，保存方法方式缺乏合理規范，加之報表表樣規格不一，書寫隨意，學生鑒定千篇一律，所以經常出現資料缺失和檔案資料五花八門等不規范的現象。

2．學生檔案的查閱、借閱、送達等環節不健全。由于學生在校期間的檔案資料處于分散管理狀態，平時缺乏分類和整理，使得這些檔案資料在較長時間內成為一堆被閑置的“雜物”，這樣，一方面不利于查閱和借閱，另一方面也使教師和管理人員缺少了一個了解學生的重要途徑；以致在學生完成學業以后，學生檔案遲遲不能整理歸檔，延誤檔案資料及時送達學生所在單位或移交人事代理機構。

3．學生檔案的管理體制和管理制度不健全。學生檔案應該是一個學生在校期間各種表現的一個完整的集合體，雖然檔案資料的來源不同，但是，由于處于某一時段管理檔案資料的部門或人員，相互之間缺乏聯系和溝通，缺乏應有的制度、規范和標準，就使電大學生的檔案資料在很長時間里處于一種分散和零亂的狀態，不能完整成型，以致造成整理和歸檔的困難，甚至不時出現學生檔案遺失和遺漏等不良后果。

二、加強電大學生檔案管理的對策和途徑

1．狠抓電大學生檔案管理的制度建設。電大學生的檔案管理工作應當有一套行之有效的管理制度。首先，應建立歸檔材料的收集制度，從學生進校伊始，職能部門的工作人員就應該按照要求，詳細收集學生入學的相關資料，這些資料是學生檔案中不可或缺的原始資料，也是最容易遺失的資料，所以絲毫不能馬虎，必須按照收集制度給予完善；其次，要建立嚴格的交接制度，在檔案資料轉交給學生管理部門，或檔案管理人員變動時，應辦理嚴格的移交手續，接收學生資料的部門和工作人員，應對這些資料進行登記、分類、造冊、建檔，對缺少的資料應及時告知學生或下傳部門予以補齊；第三，應建立按期錄入制度，在學生學習期間，隨時將有關資料，如課程成績、操行考核、獎懲情況等詳細載入學生檔案里，學生檔案管理者應當對學生的檔案資料負責，對違反規定者應給予處理，使學生學習期間的檔案管理始終有章可循，規范完整；最后，應建立送達制度，在學生完成學業時，應當按照程序，認真核對、封裝，及時將學生檔案送達學生所在單位，或經過學生同意，將檔案移送給人事代理部門。

2．認真做好組織機構和管理人員落實工作。要使電大學生的檔案管理做到制度化、規范化，必須做到組織落實、人員落實、設施落實。實踐表明，組織機構的落實是制度落實的落腳點，是實施制度化、規范化管理的有力保障，在一定的組織體系下，可以隨時對學生檔案資料的管理狀況進行查驗、監督和問責；而人員落實則是按照專人專管的原則，把管理范圍進行分解，落實到人，使每個人的管理職責明晰，以避免由于交叉管理或人員調動而帶來的資料遺失、遺漏；設施落實就是要配置專用的檔案存放設施，確保檔案資料分類、存放和歸檔安全、妥善、有序，以保證檔案資料的歸檔和整理質量。

3．開展檔案管理人員的業務培訓，強化師生的檔案管理意識。通過宣傳和培訓，使學生檔案管理部門和檔案資料管理人員提高對學生檔案管理工作的認識，提高管理人員的責任意識，提高管理人員的管理水平。同時，應當和學生保持經常的聯系，指導學生認真填寫有關表格資料，督促學生按照規范上報需待進入檔案的材料。

4．加強電大學生檔案管理的現代化水平。隨著信息化時代的到來，辦公現代化已經得到了極大的普及。由于電大學生的類別、專業以及學籍異動等情況較為復雜，使得檔案內容和數量劇增，管理難度隨之加大，傳統的手工操作已經遠遠不能適應現代化改革的需求。這就要求我們必須借助現代化手段來進行學生檔案的管理，這也是時代對我們電大人提出的新的要求。電大學生檔案的管理部門和管理人員，要與時俱進，轉變觀念，更新管理意識，勇于實踐，勇于創新，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現學生檔案管理的現代化，即信息化、規范化和標準化，積極開發實用、高效、功能強大的電大學生檔案管理信息系統，加速實現電大學生檔案管理的現代化。

[1] 胡有紅. 淺析基層電大學生學籍檔案管理[J]. 湖州職業技術學院學報，2010，2.

[2] 張立. 新形勢下加強大學生檔案管理的思考[J]. 福建教育學院學報，2009，4.

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2011-01-16